Conservation de vos archives physiques

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Il est important que vos archives ou votre collection soient stockées correctement, afin qu'aucune information ne soit perdue. En réduisant autant que possible les risques connus, vous minimisez les chances de perte d'informations.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

  • Pourquoi vous devez vous assurer que vos archives physiques sont correctement conservées ;
  • Où vous pouvez trouver des informations détaillées sur la manière de conserver correctement vos archives ou collections physiques ;
  • Comment conserver les documents papier ;
  • Comment conserver les films et les vidéos ;
  • Comment conserver les photos ;
  • Comment conserver les grands formats ;
  • Comment conserver les textiles.

Si vous souhaitez conserver des archives et/ou des collections de manière à ce que les données et les informations ne soient pas perdues, il est important de le faire de manière durable. Différents types de documents et d'objets doivent être conservés de différentes manières. En effet, les archives et les collections des artistes et des organisations artistiques contiennent souvent différents types de matériaux tels que du papier, des textiles, du bois, du métal et du plastique. Ces matériaux requièrent une attention particulière. Le conditionnement adéquat des archives - ou des documents - est essentiel. Mieux vaut prévenir que guérir pour vos archives et/ou collections. Elles sont généralement conservées là où il y a de la place et où elles sont facilement accessibles. Néanmoins, il est important de connaître les risques inhérents à l'espace de conservation. En éliminant les risques dans la mesure du possible, vous limitez les dommages prévisibles.

Consultez également le guide du patrimoine (disponible en néerlandais) pour obtenir des conseils et des informations supplémentaires sur, entre autres, les emballages des pièces d'archives et de collections et leur mise en dépôt.


Comment conserver des documents, des coupures de presse ou des dessins ?

  • Retirez tous les éléments qui peuvent endommager les documents, tels que les trombones, les agrafes, les élastiques, les chemises en plastique, les classeurs à anneaux, etc. mais aussi les chemises en papier inutiles, le papier de soie, etc.
  • Les documents maintenus ensemble par des matériaux nocifs tels que trombones, des agrafes et des élastiques doivent rester physiquement connectés. Pour ce faire, utilisez une grande feuille de papier (sans acide) (A3), pliez-la en deux et rangez-y les documents. Remplacez les classeurs à anneaux par des boîtes (sans acide).

Avant de retirer l'emballage d'origine, vérifiez qu'il ne contient pas d'informations utiles à la description des documents. Si c'est le cas, recopiez ces informations sur le nouvel emballage.

  • Stockez de préférence le papier à plat dans une boîte en carton. S'il n'y a pas assez de place pour stocker les grands formats à plat, enroulez-les. Dans tous les cas, évitez les plis !
  • Si vous souhaitez étiqueter les morceaux de papier, faites-le avec un crayon doux au dos du papier.

Pour plus d'informations, consultez les références ci-dessous :

Livres

  • Depotwijzer, Boeken en boekbanden
  • FARO, Aflevering boeken en boekbanden

Coupures de presse

  • Library of Congress, Preservation Measures for Newspapers
  • State Library of Victoria, Storing newspapers

Papier (programmes, brochures)

  • FARO, Aflevering Papier in Verzeker de bewaring.
  • Gemeentearchief Rotterdam, Papier bewaren.
  • Library of Congress, Handling, and Storage of Works on Paper.
  • MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Leuven, 2012, 40.

Que faire avec des grands formats ?

  • Les grands formats de papier tels que les affiches, les dessins, les plans d'éclairage, etc. peuvent être conservés dans des armoires à tiroirs spécialement conçues à cet effet (armoire à tiroirs de plans ou armoire à dessins). Ils existent jusqu'au format A0+ (1600mm x 841mm). Choisissez de préférence des armoires en métal avec un revêtement en poudre qui a été séché à haute température.
  • Il est possible de ranger plusieurs documents papier dans un même tiroir, mais il faut veiller à ne pas trop le remplir pour éviter une trop grande pression sur les documents inférieurs.
  • Gardez à l'esprit que les documents doivent être faciles à entrer et à sortir.
  • Si vous rangez des documents de tailles différentes dans un même tiroir, placez les documents les plus volumineux au fond.
  • Les documents délicats sont mieux protégés par une pochette (sans acide).

Vous pouvez trouver des armoires à tiroirs chez :

Boîtes et pochettes sans acide :

  • Lorsque l'achat de tiroirs n'est pas possible ou souhaitable, des pochettes ou des boîtes d'impression sans acide peuvent constituer une solution.
  • Il est préférable de ne pas stocker plus de 10 documents dans une pochette.

Zuurvrije archiefdozen en omslagen vind je onder meer bij:

Meer info is beschikbaar via onderstaande referenties;

  • Northeast Document Conservation Centre, Storage Solutions for Oversized Paper Artifacts.
  • Provincie West-Vlaanderen, Provinciale Bibliotheek Tolhuis en Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen, Handleiding inventarisatie tekstaffiches WOI, West-Vlaanderen, 2013.

Hoe film en video bewaren?

  • Bewaar audiovisueel materiaal rechtopstaand (zoals boeken op een boekenplank) in koele en stabiele omstandigheden. Een temperatuur van 18°C is geschikt voor zowel optische schijven als magnetische tapes.
  • Bewaar het materiaal steeds in hun doos. Zorg dat de dozen vrij van vuil en stof blijven.
  • Stapel nooit optische schijven op elkaar of verpak ze niet samen en vermijd dat ze tegen elkaar kunnen leunen.
  • Hou magnetische tapes uit de buurt van sterke magnetische velden zoals luidsprekers en andere beeldbuisschermen.
  • Hou de bewaarplaats vrij van stof en direct zonlicht.
  • Spoel magnetische tapes volledig terug vooraleer hem op te bergen en schakel de record tab uit om ongewenste uitwissing in de toekomst te vermijden.
  • Gebruik bij het labelen een stift met zachte punt. Bij optische schijven is het aan te raden om enkel te schrijven in de doorzichtige binnencirkel waar geen data worden opgeslagen.

Vermijd het gebruik van kleeflabels bij optische schijven.

Pour plus d'informations, voir les références ci-dessous :

  • BOUDREZ, F., Magnetische dragers voor het archief, Antwerpen, 2002.
  • FARO, 'Inhoud aflevering: Audiovisueel Materiaal', Verzeker De Bewaring, 2016.
  • Gemeentearchief Rotterdam, Audio bewaren.
  • Gemeentearchief Rotterdam, Films en video's bewaren.
  • MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Leuven, 2012, 42.
  • National Library of New Zealand, Sound Recordings.
  • http://www.kenjedrager.be

Hoe foto's bewaren?

  • Bewaar je foto's donker (vermijd licht), plat in dozen en vermijd lijm, fotoalbums, nietjes, elastiekjes, ...
  • Wil je een foto labelen, doe dit dan met een potlood achteraan op de foto.

Pour plus d'informations, voir les références ci-dessous :

  • BOON, B. en LELOUP, G., Fotoarchief. Praktische aanbevelingen voor bewaring en beheer, Brussel, 2011 .
  • Depotwijzer, Fotografisch materiaal.
  • Foto Museum Antwerpen, E.H.B.O. voor uw foto’s, Antwerpen, 2005.
  • Gemeentearchief Rotterdam, Foto's bewaren.
  • MOYSON, H. (RESONANT), Zorg dragen voor je archief. Leidraad voor beiaardiers, Leuven, 2012, 40.
  • National Library of New Zealand, Caring for your collections. Photographs.
  • ROOSA, M. (Library of Congress), Care, handling, and storage of photographs, Washington, 2002.

Hoe (grote) objecten bewaren?

Naast het opbouwen van een archief, verzamel je als kunstenaar of organisatie ook objecten zoals props, hardware, werktuigen of maquettes. Het is belangrijk dit erfgoed ook in kaart te brengen en goed te beheren als afzonderlijke collecties.

Meer info is beschikbaar via onderstaande links:

Diverse materialen (Steen, Hout, Plastic …)

  • FARO, Verzeker de Bewaring.

Maquettes

  • VAN GOETHEM, J. en WALLEMACQ, S. (Koninklijke Muntschouwburg), Decormaquettes in het theater: van werkinstrument tot ontsluiting van cultureel erfgoed, 2013, Brussel.
  • QUINTENS, P., De conservering en betekenis van de maquettecollectie van de KVS in het AMVB, in Arduin, 2 (december 2007), pp. 38-47.

Theaterpoppen

  • KOCKELKOREN, G. (2010), Behoud de beheerte. Workshop behoud en beheer van theaterpoppen. Wat met 'stof' & plastics [PowerPoint slides].
  • SMETS, L. (2010), Behoud en beheer van figurentheaterelementen. Hoe garandeer ik mijn figuren, rekwisieten, decors en documenten een lang leven? [PowerPoint slides].

Performance Props

  • Borggreen, G. en Gade R. , Performing Archives/Archives of Performance (In Between States), 2013

Hoe textiel bewaren?

  • Bewaar je textiel plat in een doos of indien niet voldoende ruimte in opgerolde toestand (m.u.v. kostuums). Vermijd vouwen!
  • Berg geen vuil textiel op, dit trekt ongedierte aan.
  • Bescherm kostuums tegen direct zonlicht of ander sterk licht. Anders worden de vezels broos en breken ze af, en verdwijnen de kleuren.
  • Bewaar textiel nooit in een plastic hoes of zak zonder verluchting, plastic laat geen lucht door. Bij temperatuurwissel kan er binnenin condens ontstaan. Het vocht kan niet weg, waardoor er schimmel ontstaat die het weefsel kan beschadigen.
  • Rol kostuums op zuurvrije rollen of leg ze vlak wanneer er voldoende ruimte is. Dek steeds af of pak in. Vul vouwen op met rolletjes zijdepapier om breuken te voorkomen. Als je de kledingstukken aan kleerhangers of een kledingrek hangt, voorzie dan een degelijke ondersteuning voor elk stuk. Het rek of de kast moet ook voldoende ruim zijn zodat je kreuken en vouwen vermijdt.
  • Hang alle kostuums aan identieke kapstokken. Je zal verbaasd zijn hoeveel ruimte je hiermee wint!
  • Inpakken kan met proper gewassen oude witte katoenen lakens, zuurvrij papier of dozen of zuiver en ademend materiaal als Tyvek. Operahuis De Munt maakte een handig patroon om zelf een hoes uit Tyvek te maken. Dit kan je opvragen via contact@cemper.be.
  • Hou kasten stofvrij en zorg voor een regelmatige beweging in de kast. Eventuele aanwezige motjes worden gestoord en verplaatsen zich dan.
  • Hang cederhouten blokjes tussen de kostuums in plaats van mottenballen. Dit is goedkoper en milieuvriendelijk. In plaats van jaarlijks de blokjes te vervangen, kan je ze om de drie à vier maanden behandelen met een mix van ceder- en lavendelolie. Spelen in kostuums die lekker ruiken en niet naar mottenballen is aangenamer!
  • Stop bij het ontdekken van motten het textiel in een plastic zak, pers er zoveel mogelijk lucht uit en sluit goed af. Stop het vervolgens twee weken in de diepvries. Laat het daarna langzaam op temperatuur komen, neem de plastic zak onmiddellijk weg en laat verder gewoon opdrogen. Gebruik nooit een haardroger om het proces te versnellen!

Meer info:

  • FARO, 'Inhoud aflevering: Textiel', Verzeker De Bewaring, 2016.
  • Instituut Collectie Nederland, Opgeruimd staat netjes: liggend en opgerold, ICN-Informatie, 14, 2005.
  • Net Nebraska, Saving Your Treasures: How To Fold & Roll Textiles For Storage.
  • AUBAGNAC, G., CHAMPEAUX, A., CHEVALLIER, D., VILLA, A. [et al.], Réflexions sur la présentation de collection textiles, de costumes et d'uniformes, Lyon; Aix-en-Provence: Association générale des conservateurs des collections publiques de France, Section Provence-Alpes-Côte d'Azur, 2006.
  • BOERSMA, F., e.a., Preservation of textile collections, Londen, 2007.
  • CORBIN, G., Les caoutchoucs dans les collections d'art contemporain. Identification et processus de dégradation. Recherche menée dans le

cadre d'une bourse attribuée par le CNAP et en collaboration avec le CICRP, 2010 - 2011.

  • CORBIN, G., Recherche sur la conservation et la restauration de Foot Soldier (Godzilla) de Kenji Yanobe. Complétée d'une étude sur les mousses polyuréthanes souples, France: ESAA (mémoire), 2007.
  • CORBIN, G., Recherche sur les altérations d’une couche peinte composée de latex, in CRBC, ed. ARAAFU, 2008.
  • CORBIN, G.; COLOMBINI, A.; LEAL, V., Les matériaux en polyuréthane dans les oeuvres d’art: des fortunes diverses. Le cas de la sculpture «Foot Soldier» de Kenji Yanobe, in CeROArt revue électronique, n°2, 2008.
  • GARCIN, E., Roméo et Juliette" de Jean Cocteau. Restauration du costume peint de Juliette, conçu par Jean Hugo, France: INP (mémoire), 2004. X, Conservation du patrimoine et des biens culturels, La Plaine-Saint-Denis: AFNOR, 2011.
  • Instituut Collectie Nederland, Kostuumscollecties. Richtlijnen voor beheer en behoud, Amsterdam, 1999.
  • QUINTENS, P., Een representatieve selectie theaterkostuums van het theatercollectief Dito’Dito, in Arduin, 9 (mei 2011), pp. 40-53.

Gebaseerd op tips van restauratrice Maria Springael en An De Mol, kostuumverantwoordelijke van NTGent.

Vlaggen

  • Erfgoedcel CO7, Wat en hoe-boekje: Vlaggen, Ieper, 2010, .
  • Erfgoedcel WAASLAND, Verschillende bewaarwijzen voor vlaggen.
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