Identifier des fichiers

La première étape pour que vos archives numériques restent lisibles à long terme consiste à identifier les formats de fichiers dans lesquels vos documents numériques sont stockés. Sur cette base, vous pourrez prendre d'autres mesures.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce que l'identification des fichiers ;
• Pourquoi il est important de savoir dans quel format vos fichiers sont stockés ;
• Comment identifier les formats de fichiers dans vos archives numériques et quand le faire.

L'identification des fichiers est la détermination exacte du type et de la version du format d'un fichier numérique. Cela vous permet d'identifier à temps les formats de fichiers obsolètes et, le cas échéant, de les convertir en un format durable. En contrôlant régulièrement l'intégrité de vos fichiers grâce à des checksums, vous pouvez supposer que les fichiers eux-mêmes n'ont pas changé : les uns et les zéros qui les composent sont en effet restés les mêmes.

Cependant, vous n'avez aucune garantie de pouvoir encore ouvrir les fichiers dans quelques années, car le logiciel approprié pourrait ne plus être disponible. Les fichiers WordPerfect, par exemple, ne peuvent plus être ouverts par les logiciels de bureautique actuels. Il est donc important d'identifier les formats présents dans votre collection numérique et de vérifier s'il existe encore des logiciels capables d'ouvrir ces fichiers.

Comment savoir de quels formats de fichiers vous disposez ?

La première étape consiste à examiner l'extension. L'extension d'un fichier est la chaîne de caractères qui suit le point dans le nom du fichier. Un fichier dont le nom est document.doc porte l'extension .doc, ce qui indique que le fichier peut probablement être ouvert à l'aide d'un logiciel de traitement de texte. L'extension n'est qu'une partie de l'information. Ce 'fichier .doc' peut être un fichier au format Microsoft Word, mais il peut tout aussi bien s'agir d'un format complètement différent.

En outre, quelqu'un peut avoir renommé manuellement le fichier et lui avoir donné une extension différente. L'extension ne donne donc pas une certitude absolue sur le format du fichier. Il est souvent important de savoir de quelle version d'un format de fichier il s'agit, afin d'ouvrir le fichier avec la version correspondante du logiciel. L'extension ne donne pas non plus de réponse claire à ce sujet.

Het formaat en de gebruikte versie worden aangegeven via onzichtbare meta-informatie in de broncode van het bestand. Door die meta-informatie weet het besturingssysteem hoe het het bestandsformaat moet openen. DROID is software die gespecialiseerd is in het lezen van deze informatie. Met dit programma kan je het bestandsformaat en de juiste versie identificeren.

Wanneer identificeer je bestanden?

Er zijn een aantal momenten in de levensloop van je digitale objecten waarop het nuttig kan zijn bestandsidentificatie uit te voeren. Bijvoorbeeld wanneer je foto’s laat digitaliseren bij een extern bedrijf. Na de digitalisering krijg je de bestanden terug met de extensie .tif. Je wil echter weten of deze bestanden werkelijk TIFF-bestanden zijn. Hiervoor kan je dan DROID gebruiken.

Ook wanneer je geen idee hebt uit welke soorten bestanden je digitaal archief bestaat, kan het interessant zijn om DROID je archief te laten analyseren. Zo krijg je een lijst van alle bestanden en bestandsformaten waaruit je digitaal archief bestaat en kan je de risico’s beter inschatten.

Auteurs : Nastasia Vanderperren (meemoo), en collaboration avec Joris Janssens