Cataloguing and valuing a museum (director's) archive
The archive of the Provincial Museum of Modern Art-Provincial Museum Constant Permeke, and the archive of curator and museum director Willy Van den Bussche, are both preserved in the Provincial Archives of West Flanders. The Provincial Archives wanted to realise the research and accessibility potential of these archives by cataloguing and then valuing them.
Cataloguing
The archive of the Provincial Museum of Modern Art-Provincial Museum Constant Permeke (PMMK-PMCP) was transferred to the Provincial Archives in several phases by the museum (now Mu.ZEE). This archive – nearly 200 metres – was processed by in-house staff. It was described down to item level, cleaned and packaged in acid-free packaging. A placement list was initially created, which was later converted into a structured archive inventory based on an archive plan.
The archive of museum director Willy Van den Bussche – about 40 metres – was transferred by the Van den Bussche family. A project employee was hired to catalogue this archive (and for the later valuation of both archives). The Province of West Flanders received a grant from the Flemish government for this (project grant for cultural heritage work at a national or international level). A placement list was first also created for this, on the basis of which a structured archive inventory was made. Simultaneously with the processing of the archive, a network map was created. This mapped out Van den Bussche’s network, productivity and activities, and also helped to situate undated archival pieces. This data was entered into an Excel file and later imported into the ODIS database. The archive as a whole was registered in Archiefbank.
The cataloguing of both archives ran from May 2020 to July 2022. All descriptions are included in the archive database, Probat.
Waarderen
Door de inventarisatie kreeg het Provinciaal Archief zicht op de inhoud en de samenstelling van beide archieven. Dit legde de basis voor het waarderen van de archieven. Het doel van de waardering was vooral om het onderzoeks- en ontsluitingspotentieel te concretiseren: Welke documenten/reeksen worden best gedigitaliseerd? Welke dossiers zijn interessant voor welk onderzoek? Welke reeksen kunnen het onderwerp zijn van stages, workshops en methodologische oefeningen?
Voor het waarderingsproces volgde het Provinciaal Archief de richtlijnen van FARO (cf. FARO-toolbox ‘Erfgoed Waarderen’). Er werd gewerkt met een moderator en een klankbordgroep. Anne-Cathérine Olbrechts (FARO) nam de rol van moderator op zich. In de klankbordgroep waren personen uit de museum-, archief-, onderzoeks- en onderwijswereld samengebracht. Aan hen werd gevraagd om te bepalen wat de kernreeksen zijn, om de waardering inhoudelijk te onderbouwen, om de onderzoeksmogelijkheden te omschrijven en om mee te zorgen voor een breed draagvlak.
De projectmedewerker stond in voor de praktische organisatie van de bijeenkomsten en voor het opmaken van de waarderingslijsten op basis van de waarderingssessies.
Samenstelling klankbordgroep:
- Jeroen Cornilly (stafmedewerker collectie Letterenhuis)
- Joëlle Depovere (projectmedewerker Provinciaal Archief West-Vlaanderen)
- Laurens Dhaenens (onderzoeker KU Leuven en LUCA School of Arts, en curator)
- Anne-Cathérine Olbrechts (adviseur behoud en beheer FARO)
- An Rydant (consulent Archiefbank Vlaanderen)
- Frank Scheelings (voormalig coördinator Centrum voor Vrijzinnige en Academische Archieven - CAVA en voorzitter van de Master na Master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer) / Elise Dewilde (CAVA)
- Jan Stuyck (consulent archieven Centrum Kunstarchieven Vlaanderen - CKV)
- Reinoud Van Acker (adjunct-adviseur dienst Erfgoed Provincie West-Vlaanderen)
- Benedict Vandaele (leerkracht en curator)
- Sofie Van den Bussche (consultant art management & communication, dochter van Willy Van den Bussche en mede-initiatiefnemer van dit project)
- Wendy Van Hoorde (collectieonderzoeker Mu.ZEE)
- Isabelle Verheire (archiefconsulente Provincie West-Vlaanderen en indiener van het project)
- Collyn Verlinde (voormalig personeelslid Provinciaal Archief West-Vlaanderen, inventariseerde het PMMK-PMCP-archief)
- Stefaan Vervoort (onderzoeker UGent en KB45).
Voor de waardering werd een afweging gemaakt tussen verschillende waarderingstools. ‘Significance 2.0’ en ‘Significance 3.0’ zijn momenteel de meest bekende. Het nadeel van ‘Significance 2.0’ is dat deze geen rekening houdt met scores voor waarderingen of de verschillende niveaus waarin wordt gewaardeerd. ‘Significance 3.0’ bevat uitgebreide hulpvragen en houdt wel rekening met scores en niveaus. Een nadeel is dat deze tool nog niet toegepast is op archieven. Ook hebben de best uitgewerkte voorbeelden betrekking op Australië. Dat maakt het stellen van vragen over het proces moeilijker.
Projectpartner Centrum Kunstarchieven Vlaanderen (CKV) stelde het CKV-waarderingsschema ter beschikking. Dit schema is onder meer gebaseerd op ‘Significance 3.0’ en op het Nederlandse ‘Op de museale weegschaal’, maar is specifiek bedoeld voor archieven. Zo zijn hun hulpvragen en criteria daarop toegespitst. Het is een tool uit Vlaanderen, wat maakt dat de opstellers ervan makkelijk bereikbaar zijn.
Na een zorgvuldige afweging is daarom gekozen voor het CKV-waarderingsschema. Het CKV heeft haar waarderingskader al toegepast op kunstenaarsarchieven, maar nog niet op een museum(directeurs)archief. Deze tool toepassen op het archief van het PMMK-PCMP en van Willy Van den Bussche was dus meteen een goede test. In de eerste waarderingssessie werden de 3 genoemde tools besproken en in onderling overleg is het CKV-waarderingsschema enigszins aangepast zodat het goed toepasbaar was op de te waarderen archieven.
Er waren waarderingssessies op 4 oktober, 28 oktober, 16 november, 29 november 2022, 25 januari, 2 maart, 17 maart en 28 maart 2023. Als de agenda’s niet op elkaar afgestemd konden worden, werd de klankbordgroep opgesplitst en vonden er op verschillende data parallelle sessies plaats. In elke sessie werden enkele archiefreeksen gewaardeerd. De archiefschema’s die in de inventarisatiefase opgesteld waren, vormden daarbij de leidraad.
De hele oefening resulteerde in ingevulde waarderingskaders per reeks, met informatie over de waarde van de kernreeksen en over het mogelijke gebruik van deze reeksen.
Het waarderingstraject liep van augustus 2022 tot april 2023.
Partners
Bij de voorbereiding en uitvoering van dit project waren diverse cultureel-erfgoedorganisaties en personen betrokken:
- Archiefpunt
- CAVA (Centrum voor academische en vrijzinnige archieven)
- CKV (Centrum Kunstarchieven Vlaanderen)
- Dienst Erfgoed Provincie West-Vlaanderen
- FARO
- KULeuven
- Letterenhuis
- Mu.ZEE vzw
- UGent
- Benedict Vandaele
- Sofie Van den Bussche
Meer lezen?
archief.jpg)
De projectresultaten zijn verzameld op een afzonderlijke webpagina.
De eindrapporten van elke fase zijn ook te vinden op de website van FARO.
De projectresultaten werden voorgesteld op een inspiratiedag van FARO over het inventariseren en waarderen van archieven.
Auteur: Isabelle Verheire (Provinciaal Archief West-Vlaanderen)