Checklist for clearing rights

It’s important to clear the rights for pieces of work in your archive and collections if you want to make them available to the public or reuse them.

Clearing rights means establishing if a certain piece of work is subject to copyright, and obtaining permission from the rightsholder or their representative to include it in your archive and/or collections in accordance with the law. This checklist looks at the stages required to clear the rights that may be attached to certain items in your archive. The term ‘author’ is used here in a generic sense, and refers to the creator of all forms of work that are subject to copyright.

When to clear rights?

Rights must be clarified before you start (re)using pieces of work and documents and/or making them accessible. These rights need to be clarified for every possible use. It’s best to do this when creating the content, where possible, as this prevents potentially tricky searches for rightsholders at a later date. You will find an overview of the different types of rights in the You will find an overview of the different types of rights in the Types of rights tool. For more detailed information about clarifying rights, please see the ‘Clearing rights handbook’. tool. For more detailed information about clearing rights, please see the ‘Clearing rights handbook’.

How?

Step 1: Identify the work and author

• What’s the title?
• Who is the author?

The work first needs to be identified by title and author(s).

Step 2: Is the work original and is the author still alive?

• Is the work original? Yes / no
• Is the author still alive? Yes / no

If the work is original and the author is still alive, you need written permission from the author or their representative. The intended use always needs to be specified here. If the work is not original, it is not subject to copyright and you do not need any permission.

• If the author is deceased, you need to know when they died.

If it’s an original piece of work and the author has not yet been dead for 70 years, you need written permission for the intended use from their heirs or representatives.

Step 3: Is there more than one author?

• Is there more than one author? Yes / no
• How many authors are there?
• Are any of the authors still alive? Yes / no

If it’s an original piece of work with multiple authors, and at least one of these authors is still alive, you need written permission for the intended use from all the living authors or their representatives.

• If the authors are deceased, how long ago did they die?

If it’s an original piece of work with multiple authors who have not yet been dead for 70 years, you need written permission for the intended use from all their heirs or representatives. You need to take the longest-living co-author into account here.

Step 4: Has the author incorporated work by a different author in their work?

• Has the author incorporated other people’s work in their work? Yes / no
• If yes, has the author of the work clarified the rights it is subject to for its intended use? Yes / no
• If the rights have not been clarified, can the author of the work claim ‘parody’ when using the other works? Yes / no
• Who is the author of the works that are incorporated in the work that you want to use?
• Is the author still alive? Yes / no

If the author has incorporated other works in their work, cannot invoke the legal parody exemption, and has not clarified any rights for the intended use, you also need written permission for the intended use from the author of these other works or their representatives (if the author in question is still alive).

If the author has incorporated other works in their work, invokes the legal parody exemption or assures that rights have been clarified for the intended use, they must agree to indemnify against possible claims from the rightsholders of these other works in the written agreement.

• If the author is deceased, how long ago did they die?

If they have not yet been dead for 70 years, you need written permission for the intended use from their heirs or representatives.

Step 5: Has the author incorporated work by multiple authors in their work?

• Is there more than one author? Yes / no
• How many authors are there?
• Are any of the authors still alive? Yes / no

If these other works have multiple authors who are still alive, you need written permission for the intended use from all these authors or their representatives. You need to take the longest-living co-author into account here.

• Als de auteurs overleden zijn: hoe lang geleden zijn zij dan gestorven?

Zijn deze auteurs nog geen 70 jaar overleden, dan zal je voor het beoogde gebruik ook schriftelijke toestemming nodig hebben van hun erfgenamen of vertegenwoordiger(s). Je dient hierbij rekening te houden met de langstlevende co-auteur.

Stap 6: Bevat het werk een fotografische reproductie van een ander werk?

• Bevat het werk een fotografische reproductie van een ander werk? Ja / nee
• Is er een schriftelijke toestemming van de auteur? Ja / nee
• Leeft de auteur nog? Ja / nee

Als je wil vertrekken van een bestaande fotografische reproductie van een werk, heb je voor het beoogde gebruik schriftelijke toestemming nodig van de auteur van deze reproductie of van zijn vertegenwoordiger. Leeft de auteur nog en je bezit de toestemming nog niet, dan zal je een schriftelijke overeenkomst met hem of zijn vertegenwoordiger moeten afsluiten.

• Als de auteur overleden is, hoe lang geleden is hij dan gestorven?

Als de auteur van de fotografische reproducties nog geen 70 jaar overleden is en je bezit zijn schriftelijke toestemming niet, zal je een schriftelijke overeenkomst voor het beoogde gebruik moeten afsluiten met zijn erfgenamen of hun vertegenwoordiger(s).

Stap 7: Beeldt het werk een persoon af?

• Beeldt het werk een persoon af? Ja / nee
• Is er een toestemming vereist van de afgebeelde persoon? Ja / nee
• Spelen er kwesties omtrent privacy? Ja / nee

Is de afgebeelde persoon geen publiek persoon (politicus, kunstenaar, ...), dan zal je een schriftelijke overeenkomst met hem of zijn vertegenwoordiger moeten afsluiten. Gaat het om een publiek persoon en spelen er zaken mee zoals zijn privéleven, dan kunnen die niet zonder zijn toestemming publiek worden gemaakt. Voor commercieel gebruik van de afbeelding, zal je organisatie hoe dan ook een schriftelijke overeenkomst met hem moeten afsluiten, zelfs als het een publiek persoon betreft.

Stap 8: Bezit jij of je organisatie al een lopende of vereiste licentie of overeenkomst tot vervreemding voor het werk?

• Valt het werk onder het auteursrecht: bezit jij of je organisatie dan een licentie of overeenkomst tot vervreemding? Ja / nee
• Zo ja, wat dekt deze licentie?

Als het werk onder auteursrechtelijke bescherming valt en je bezit al een licentie of overeenkomst tot vervreemding die het beoogde gebruik dekt, dan moet je geen nieuwe schriftelijke overeenkomst meer opmaken met de rechthebbende. Bezit je nog geen licentie of overeenkomst tot vervreemding voor het beoogde gebruik, dan moet wel alsnog een schriftelijke overeenkomst opgemaakt worden.

• Wat wil je (aanvullend) dekken met een licentie?
  • Digitalisering?
  • Toegang door een geautoriseerde gebruiker via een beveiligd netwerk?
  • Vrije online toegang via een open netwerk?

Het is belangrijk om in de nieuwe schriftelijke overeenkomst (of in de aanvulling op een bestaande schriftelijke overeenkomst) het beoogde gebruik te specifiëren. Om te vermijden dat nadien nog een aanvulling moet gebeuren, raden we aan het beoogde gebruik zo ruim mogelijk te definiëren en meteen een overeenkomst af te sluiten voor zowel digitalisering als voor toegang via een beveiligd netwerk en een open netwerk.

Stap 9: Wie is/zijn de auteur(s), rechthebbende(n) of zijn/hun vertegenwoordiger?

Wie vertegenwoordigt de auteur bij het sluiten van een overeenkomst?

• De auteur zelf? Ja / nee
  • Is de auteur zeker dat hij rechten niet heeft afgestaan? Ja / nee
• Vertegenwoordiger van erfgenamen? Ja / nee
• Vennootschap voor collectief rechtenbeheer? Ja / nee

Het is belangrijk om te achterhalen met wie je een schriftelijke overeenkomst moet opmaken. De auteur of zijn erfgenamen kunnen hun rechten in beheer hebben gegeven aan een collectieve beheersvennootschap. In dat geval sluit je geen rechtstreekse overeenkomst af met de auteur of erfgenamen, maar met deze vennootschap.

Bij opmaak van een schriftelijke overeenkomst met de auteur of zijn erfgenamen, moet gegarandeerd worden dat de rechten niet zijn afgestaan. In de schriftelijke overeenkomst moeten zij instemmen met een vrijwaring tegen mogelijke claims van beheersvennootschappen. In de overeenkomst kan je zelfs een clausule opnemen waarin de licentiegever verplicht wordt het lidmaatschap met de beheersvennootschap op te zeggen als deze een claim indient.

Stap 10: Aandachtspunten bij het sluiten van overeenkomsten bij specifieke werken

Bibliografische werken of werken die bibliografische werken bevatten

Een bibliografisch werk wordt vaak uitgegeven door een uitgever aan wie de auteur de uitgaverechten heeft overgedragen. Niet de auteur, maar de uitgever zal dan de toelating moeten verlenen.

Muzikale werken of werken die muziek bevatten

Een muziekwerk wordt vaak uitgegeven door een muziekuitgever aan wie de auteur de uitgaverechten heeft overgedragen. De muziekuitgever kan dan toelating verlenen in naam van de auteur.

De producent van een muziekopname heeft daarnaast afzonderlijke (naburige) rechten (50 jaar na de eerste vastlegging) en moet ook instemmen. Indien de opname aan het publiek wordt meegedeeld binnen de 50 jaar na vastlegging, wordt die termijn verlengd met 70 jaar te tellen vanaf het moment van de publieke openbaarmaking.

Ook muzikanten hebben afzonderlijke (naburige) rechten op een muziekopname. Indien de opname binnen de eerste 50 jaar na creatie publiek openbaar wordt gemaakt, wordt de beschermingstermijn van hun naburige rechten verlengd met 70 jaar te tellen vanaf het moment van de publieke openbaarmaking. Zij moeten dus eveneens toestemmen. In de praktijk dragen muzikanten hun rechten echter vaak over aan de producenten van de muziekopname.

Audiovisuele werken of werken die een audiovisueel werk bevatten

De wet gaat ervan uit dat, tenzij anders afgesproken, de filmregisseur en anderen die een creatieve inbreng hebben gehad bij de realisatie van de film, hun vermogensrechten hebben overgedragen aan de producent. In vele gevallen zal dus de toestemming van de producent vereist zijn in plaats van die van bijvoorbeeld de filmregisseur.

De producent van een audiovisueel werk zelf heeft ook afzonderlijke (naburige) rechten (tot 50 jaar na de eerste registratie) en moet dus altijd toelating verlenen – zelfs als werd afgesproken dat de filmregisseur en de anderen die een creatieve inbreng hebben gehad bij de realisatie van de film, hun vermogensrechten niet aan hem overdragen.

Als het werk afkomstig is van een uitzending, moet ook de omroep toestemming geven. Acteurs hebben in dat geval ook afzonderlijke (naburige) rechten (tot 50 jaar na de eerste uitzending) en moeten ook toelating verlenen. In de praktijk dragen acteurs vaak hun rechten over aan filmproducenten.

Voor zowel producenten van audiovisueel werk als voor omroepen geldt dat hun naburige rechten met 50 jaar verlengd worden wanneer het werk binnen de eerste 50 jaar na creatie publiek openbaar wordt gemaakt. De termijn van de verlenging gaat in vanaf het moment van openbaarmaking.

Meer lezen

Specifiek voor teksttheater in de amateurkunsten creëerde de theaterbib van OPENDOEK dit stappenplan rond auteursrechten.

Auteurs: Bert Lemmens en Rony Vissers (PACKED vzw)