Digitaliseren van dia’s van Anne-Mie Van Kerckhoven

Anne-Mie Van Kerckhoven wilde in 2014 voor een boek dia’s van opstellingen en beeldenreeksen van haar werk gebruiken. Daarvoor moesten de dia’s gedigitaliseerd worden. PACKED stond haar bij bij het zoeken naar een geschikte digitaliseringsfirma en bij de controle op de kwaliteit van de digitalisering. Lees in dit praktijkvoorbeeld de verschillende stappen die genomen werden en de hindernissen die we tegenkwamen.

Status

• Inventariseren van de dia’s: najaar 2014
• Opstellen van offerteaanvraag en zoeken naar leveranciers: voorjaar 2015
• Testfase: najaar 2015
• Digitalisering en afwerking: 2016

Probleemstelling

In juli 2013 werd PACKED door het steunpunt BAM (nu Kunstenpunt) gecontacteerd met een vraag over het digitaliseren van diapositieven van beeldend kunstenares Anne-Mie Van Kerckhoven. Ze wou voor een nieuw boek een duizendtal dia’s laten digitaliseren: eigen opnamen van opstellingen en beeldenreeksen die ze voor voordrachten heeft gebruikt. In het verleden had de kunstenares zelf met een eigen scanner dia’s gedigitaliseerd. Die waren echter zo onscherp dat ze onbruikbaar waren. Daarom vroeg ze PACKED om technisch advies en om digitaliseringsbedrijven aan te bevelen waar ze een prijsofferte kon opvragen.

Methode

1. Voorbereidend gesprek
2. Dia's inventariseren
3. Kwaliteitseisen bepalen en offerteaanvraag opmaken
4. Digitaliseringsbedrijven selecteren en opdracht toekennen
5. Testfase
6. Digitaliseringsfase
7. Afwerking

Voorbereidend gesprek

In een voorbereidend gesprek werden de doelstellingen van de digitalisering besproken. De scans zouden gebruikt worden voor een publicatie, maar Anne-Mie Van Kerckhoven wilde ook de gedigitaliseerde dia’s op A3-formaat kunnen afdrukken. Uit het gesprek bleek dat een aantal dia’s vuil waren en gekuist moesten worden. Bovendien zaten een aantal dia’s achter glas. Om tot optimale resultaten te komen, werd verwacht dat deze dia’s uit het raampje gehaald moesten worden.

Dia's inventariseren

Omdat de te digitaliseren dia’s uiteenlopende formaten hadden, maakte Anne-Mie Van Kerckhoven in september 2014 eerst een overzicht van de verschillende formaten. De indeling in formaten werd gemaakt omdat ze bepalend kunnen zijn voor de digitaliseringskost; de prijs voor digitalisering kan verschillen per formaat. Met haar assistente heeft ze de dia’s bijeengebracht en geordend en beschreven in een Excelbestand. Aan iedere dia werd een identificatienummer en een titel meegegeven. Dia’s die in het verleden vuil geworden waren, werden geïdentificeerd.

Uit deze inventarisatie bleek dat er in totaal 1.111 dia’s moesten worden gedigitaliseerd. Het ging om de volgende formaten:

• 24 mm x 36 mm: 828 dia’s;
• 42 mm x 55 mm: 11 dia’s;
• 55 mm x 55 mm: 92 dia’s;
• 65 mm x 55 mm: 15 dia’s;
• 70 mm x 55 mm: 4 dia’s;
• 75 mm x 55 mm: 155 dia’s;
• 57 mm x 85 mm: 4 dia’s;
• 90 mm x 115 mm: 2 dia’s.

Kwaliteitseisen bepalen en offerteaanvraag opmaken

Op basis van de telling werd door PACKED een beknopte prijsvraag opgemaakt waarin de volgende elementen werden opgenomen:

• Doelstelling: wat wil je doen en bereiken met de digitale bestanden? In het geval van Anne-Mie Van Kerckhoven was dit het gebruik van de dia’s voor drukwerk met als minimale grootte A3.
• Vervolgens werd de opdracht omschreven. Daarin werden de omvang van de diacollectie, de behandeling van de collectie en de technische vereisten van het moederbestand opgenomen.
  • Omvang: het aantal dia’s en de verschillende groottes van de dia’s vastgelegd.
  • Behandeling: de staat van de dia’s en eventuele handelingen die het digitaliseringsbedrijf moet doen om goede scans te maken. In het geval van Anne-Mie Van Kerckhoven was dit het kuisen van de dia’s die in houtzaagsel gevallen waren. Ook de gewenste bewerkingen op de digitale beelden werden hierin vastgelegd. Er werd gevraagd om stof en kleine krassen op het beeld weg te filteren en om randen rond de beelden weg te croppen.
  • Technische vereisten van het moederbestand zoals opnameresolutie, kleurruimte, bitdiepte, compressie, het bestandsformaat, de bestandsnaam, bitintegriteit en metadata werden vastgelegd. Hiervoor werd de CEST-richtlijn Fotocollectie digitaliseren gevolgd. Voor de kleurruimte werd AdobeRGB 1998 gevraagd.
  • In de prijsvraag werd ook opgenomen welke tools PACKED zou gebruiken om deze vereisten te controleren.
• Vervolgens werden er nog praktische afspraken in de prijsvraag gezet. Hierin leg je o.m. vast of je van het digitaliseringsbedrijf verwacht om eerste testopnames te maken en op welke manier bestanden aangeleverd moeten worden. In de prijsvraag werd gevraagd om eerst testopnames te maken. Bestanden moesten op een externe harde schijf aangeleverd worden.

De opnameresolutie verschilt voor elk diaformaat naargelang de grootte van de dia en de beoogde afdrukgrootte (i.c. A3 of A2). De opnameresolutie werd berekend door de basisresolutie van 300 ppi (een resolutie die noodzakelijk is voor kwalitatief drukwerk) te vermenigvuldigen met de vergrotingsfactor. De vergrotingsfactor is de verhouding tussen de grootte van de dia (langste zijde) en resp. een A3- en A2-pagina (langste zijde).

Digitaliseringsbedrijven selecteren en opdracht toekennen

De prijsvraag werd naar zeven gespecialiseerde digitaliseringsbedrijven gestuurd: Acmis, Sercu, Vanden Broele, Picturae, GMS, d/arch en Digidat. Na de vergelijking van de offertes, werd de opdracht begin mei 2015 in overleg met Anne-Mie Van Kerckhoven toegekend aan GMS, een Nederlands digitaliseringsbedrijf dat ook verantwoordelijk was voor de grootschalige krantendigitaliseringsprojecten van het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) (nu: meemoo) en de erfgoedcel k.ERF.

De eerste opdracht van GMS bestond uit het digitaliseren van een testset van tien dia’s.

Testfase

Om ons te verzekeren of de leverancier kon voldoen aan de vraag, werd aan de leverancier gevraagd om een test te doen met een klein aantal bestanden. Hiervoor hebben we een set van tien dia's beschikbaar gemaakt:

• zes kleinbeelddia's (24 mm x 36 mm);
• twee dia’s van 55 mm x 55 mm;
• twee dia’s van 55 mm x 75 mm.

Van de kleinbeelddia's waren er vijf ingeraamd (vier in plastic, een in karton), waarvan een achter glas. De dia's met formaat 55 mm x 55 mm waren ook ingeraamd en zaten achter glas.

Aan GMS werd gevraagd om de dia's te digitaliseren naar een grootte die een kwalitatieve A2-afdruk met 300 dpi mogelijk maakt. In de prijsvraag werd aan de leverancier gevraagd om de bestandsnaam over te nemen van de diaraampjes. Daar stond echter zoveel tekst op, dat we zelf per dia een bestandsnaam vastgelegd hadden. Anne-Mie Van Kerckhoven en haar assistente voegden de bestandsnamen ook toe aan de inventaris.

Na iedere digitalisering volgde er een kwaliteitscontrole. In die kwaliteitscontrole werd nagegaan of het digitaliseringsbedrijf de dia’s gedigitaliseerd heeft conform de eisen die opgesteld werden. Kwaliteitscontrole houden volgende tests in:

• Viruscontrole
• Volledigheid: werden alle dia’s gedigitaliseerd? Werden alle vereiste bestanden opgestuurd?
• Authenticiteit: zijn de ontvangen bestanden identiek aan degene die verstuurd werden?
• Benaming: dragen alle bestanden de correcte benaming?
• Bestandsformaat: is het bestandsformaat correct en valide?
• Eisen: beantwoorden de bestanden aan de kwaliteitseisen?
• Metadata: hebben alle bestanden de vereiste metadata?

Opdat PACKED de kwaliteitscontrole op een identieke wijze konden uitvoeren als GMS, hebben we de digitale bestanden samen met de opname van de gebruikte kleurkaart, de meetresultaten en software van de kwaliteitscontrole opgevraagd.

De testbestanden ontvingen we eind oktober 2015, maar bij oplevering bleek dat, ondanks de gemaakte afspraken, de opname van de gebruikte kleurkaart, de meetresultaten van GMS en de informatie over de door GMS gebruikte software voor de kwaliteitscontrole ontbraken. Om deze reden was het onmogelijk om een grondige kwaliteitscontrole uit te voeren. Na uitgebreid overleg met GMS, werd de test opnieuw uitgevoerd met een grotere selectie aan beelden. Dat resulteerde wel in een kleine meerkost en vertraagde het digitaliseringsproces.

Om te verzekeren dat we deze keer wel een grondige kwaliteitscontrole konden doen, werd aan GMS gevraagd om bij de test volgende gegevens mee te geven:

• de opname van de afsteldia die per diaformaat gebruikt werd
• de meetwaarden die daarbij bekomen werden
• de referentiewaarden die GMS daarbij zelf hanteerde
• de testopnames zelf
• de ingebedde metadata in iedere opname:
  • inventarisnummer
  • copyright statement (bv. Copyright: AMVK)
  • productienummer gebruikt opnametoestel
  • model gebruikt opnametoestel
  • merk gebruikt opnametoestel
  • tijdstip van opname van het bestand
  • software waarmee het bestand werd bewerkt
  • tijdstip van de bewerking van het bestand
  • diafragma
  • sluitertijd
  • ISO-waarde
  • speciale camera- of RAW-conversie-instellingen (indien van toepassing)
  • kleurprofiel
  • kleurruimte
  • sampling rate (pixels per inch)
  • lengte en breedte in pixels
  • bitdiepte
  • bestandsformaat
• een spreadsheet met minstens:
  • inventarisnummer per bestand
  • bestandsnaam per bestand
  • MD5-checksum per bestand

GMS heeft de test uitgevoerd en de gevraagde gegevens meegegeven. De kwaliteitscontrole was grotendeels positief, maar er waren nog enkele problemen. Zo hadden de scans niet overal dezelfde scherpte en was er veel stof te zien. GMS verzekerde dat de dia’s zo goed mogelijk schoongemaakt werden. De dia’s uit glas halen zou meer tijd en geld kosten, waardoor de beste optie was om de dia’s schoon te blazen met lucht. Als er dan nog te veel stof zou zijn in de dia’s, dan zouden ze wel opengemaakt worden en zo geschoond worden.