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| Naam | Huidige inhoud |
|---|---|
| g Engels (en) | ''Points for attention when introducing a classification plan or folder structure in your current operations:'' * Think carefully before introducing a classification system. Test the classification system before briefing the entire organisation. * Be consistent when following the classification system. It may only be adapted if everyone agrees. * Appoint someone to be manager, but emphasise the need for shared responsibility. Be consistent when speaking to your colleagues if they don’t archive their documents in the right place. * Avoid using the title ‘Various’ for folders and classification levels. It is not transparent and could contain anything in principle. The classification level title should let you know straight away what items you can find there. * The earlier you get started, the better. The task only becomes greater if you wait until files pile up in offices or on the server and in the cloud. * Paper and digital documents may be left out of your archive’s organisation while you’re still working with them, but it’s best to store them away correctly when you no longer need regular access to them. This will help you and your colleagues find the items faster at a later date. * Schedule regular cleaning times to clean up all the analogue and digital documents that have been left on your desk(top) over the course of the week. This keeps everything well-organised and you can still rely on your memory. Place the documents in a logical way in the developed structure. You can read the best way to approach this in the [[Een digitale opruimdag of trash day/en|Organise a digital clean-up or trash day]] section. |
| g Frans (fr) | ''Points d'attention pour l'introduction d'un plan de classement ou d'une structure de dossiers dans votre fonctionnement actuel :'' * Réfléchissez bien avant d'introduire un système de classement. Testez-le avant d'en informer l'ensemble de l'organisation. * Suivez le système de classement élaboré de manière cohérente. Il ne doit être modifié que si tout le monde est d'accord. * Désignez un responsable, mais mettez l'accent sur le partage des responsabilités. Adressez-vous de manière adaptée à vos collègues s'ils ne classent pas leurs documents au bon endroit. * Évitez les dossiers et les niveaux de classement intitulés "Varia". Ils ne sont pas clairs et peuvent contenir n'importe quoi. Le titre d'un niveau de classement doit permettre de voir immédiatement quels documents s'y trouvent. * Plus vous commencez tôt, mieux c'est. Si vous attendez que les fichiers s'accumulent dans les bureaux ou sur le serveur et dans le cloud, le travail ne fera qu'augmenter. * Les documents papier et numériques peuvent être laissés en dehors de vos archives tant que vous travaillez avec eux, mais il est préférable de les ranger correctement lorsque vous n'en avez plus besoin régulièrement. De cette manière, vous et vos collègues pourrez retrouver les documents plus rapidement. * Débarrassez régulièrement votre bureau de tous les documents analogiques et numériques qui y ont traîné pendant la semaine. Ainsi, tout reste organisé et vous pouvez toujours faire appel à votre mémoire. Placez les documents dans une structure logique. Vous trouverez la marche à suivre dans l'outil [[Een digitale opruimdag of trash day/fr|Une journée de nettoyage numérique ou trash day]]. |