Organising your storage area
The saying ‘prevention is better than cure’ also holds true for your archives and collections. They are usually kept in a safe storage area with enough room and easy access, but you need to be aware of any risks associated with this space. Eliminating these risks can limit any damage, so you should prepare for any potential problems by working out arrangements in a plan. You can find more information about drawing up an emergency plan at Erfgoedwijzer.be (link in Dutch).
We list some potential risks and share tips about how to avoid them here.
Physical damage (such as breakages, cracking and warping)
Documents and objects are all subject to wear and tear, with some items deteriorating over time or becoming damaged the more they are used. Damage can also be caused by accidents (e.g. falling), incorrect storage (e.g. pressure from stacked items) or improper handling. Paper can tear or warp, and objects can break or crack. Movements, vibrations and jolts or impacts should all be avoided.
TIPS
- Do not use unstable racks or shelves
- Make sure objects in drawers do not move around when opening and closing
- Leave enough space between objects to allow for inspection
- Try to reduce the number of indoor storage areas – aim to just have one place where you can optimise preservation conditions. This makes it clear for everyone where your archive and collections are kept, and is the easiest way to improve how you to store them
Fire
The risk of fire is small, but any loss or damage it might cause (e.g. from soot or smoke) can be devastating. Be aware of the potential impact a fire could have on your archive and collections. Causes:
- Electrical sources: electrical overload, electrical panels and equipment, short circuits, self-ignition, air conditioning, climate systems, overheating or defective appliances, old power cables, dust on power cables
- Flammable materials near a flame
- Construction and restoration works (e.g. welding, soldering, paint stripping)
- Gas leaks
TIPS
- Avoid the above risk factors in your storage area
- Regularly inspect your electricity and gas infrastructure
Water
Avoid contact with water. Direct contact with water can cause many different – often severe and irreparable – forms of damage. Take elements that can cause water damage into account when designing your archive area.
Damage:
- Ink and colours bleeding/running
- Blistering paint
- Fungus and mould
- Corrosion of metal components
- Paper, cardboard and wood warping
Causes:
- Broken water pipe
- Water ingress from a leak in the roof
- Rising damp
- Flooding
TIPS
- Choose a storage area with minimal risk from water damage – avoid cellars and places with exposed water pipes.
If this is not possible, make sure you check regularly for water leaks.
Diefstal en vandalisme
Wanneer de archiefruimte voor iedereen toegankelijk is, kunnen documenten verdwijnen of gestolen worden. Wanneer archief en collectie(s) zich in je bureau of werkruimte bevinden, is het belangrijk ze af te sluiten wanneer je de ruimte verlaat. Bewaar waardevolle documenten en objecten op een afsluitbare plaats.
Ongedierte en schimmel
Insecten, ongedierte, knaagdieren en schimmels tasten je archief en je collectie onherstelbaar aan. Ze buiten houden is dus de boodschap.
TIPS
- Drink of eet niet in je bewaarruimte.
- Poets regelmatig de bewaarruimte.
- Controleer geregeld op sporen van ongedierte.
- Een stabiel klimaat met een stabiele temperatuur en vochtigheid is belangrijk om je erfgoed in stand te houden en schimmels te vermijden.
Licht
Beperk blootstelling aan licht. Zowel daglicht als kunstlicht kunnen schade aanrichten: verkleuring en ontkleuring van pigmenten en kleurstoffen, verlies van sterkte bij textielvezels en papier, verlies in glans van vernis. Dit gebeurt langzaam maar zeker. Zonder gepaste maatregelen wordt lichtschade steeds groter. Bovendien is ze onherstelbaar. Daarom is het belangrijk lichtschade zo veel mogelijk te beperken.
TIPS
- Kies voor een plek waar het minste daglicht op het object valt.
- Gebruik dikke gordijnen, rolluiken, blinden of een zonnescherm als er daglicht binnenvalt.
- Laat kunstlicht niet nodeloos branden.
Vuil
Vermijd vervuiling. Stof en vuil zijn onvermijdelijk in eender welke ruimte, maar veranderen het uitzicht en verstoren de leesbaarheid van documenten. Stof is te verwijderen en te vermijden. Met vuil bedoelen we etensresten, vlekken van allerhande vloeistoffen en vuil door het vastnemen van objecten en documenten. Vuil kan vlekken met zich meebrengen die niet te verwijderen zijn.
TIPS
- Maak documenten en objecten die niet in dozen zitten of op rekken staan, voorzichtig stofvrij. Droog stof is gemakkelijk te verwijderen met een borstel of stofzuiger.
- Maak waardevolle objecten en documenten stofvrij en berg ze op in dozen, aangepaste rekken of hoezen.
- Eet, drink en rook niet in de omgeving van of in het archief.
- Zorg voor propere handen wanneer je iets vastneemt.
- Vermijd het gebruik van (agressieve) schoonmaakmiddelen in de omgeving van of in het archief
Temperatuur
Controleer de temperatuur en temperatuurschommelingen. Een te hoge of een te lage temperatuur zorgt voor een snellere aftakeling van de materialen in je archief en collectie. Vooral temperatuurschommelingen richten schade aan. Warmtebronnen, maar ook zonlicht, kunnen de temperatuur opdrijven in je archiefruimte.
TIPS
- Zorg voor een stabiele temperatuur met minimale schommelingen. Vermijd dus zolders waar het in de zomer warm wordt en in de winter sterk afkoelt.
- Zorg voor een maximum temperatuur van ca. 18 tot 20°C.
Vocht
Controleer de luchtvochtigheid en vochtschommelingen. Een te hoge of te lage luchtvochtigheid heeft tal van schadelijke gevolgen: schimmelvorming, corrosie van metalen, krimpen van textiel, schade en barsten aan organisch materiaal. Schommelingen in de relatieve vochtigheid veroorzaken krimpen, barsten, opzwellen, losse verbindingen, losse verflagen. Een stabiel klimaat is belangrijk om je erfgoed in stand te houden.
TIPS
- Zorg voor een stabiele vochtigheid met minimale schommelingen. Vermijd dus zolders waar het in de zomer warm en droog wordt en het in de winter sterk afkoelt of vochtig wordt.
- Zorg voor een vochtigheidsgraad tussen 50 en 55%.
Plaatsing
- Label je documenten correct en plaats ze steeds op de juiste plaats.
- Wanneer je een boek of archiefstuk verkeerd terug plaatst in een bibliotheek of archief, zal het enkel per toeval worden teruggevonden.
- Informatieverlies betekent ook vaak waardeverlies.
Risico:
- Verlies door verloren labels of etiketten
- Verlies van digitale gegevens
- Verlies door verkeerde plaatsing
TIPS
- Informatieverlies kan grotendeels tegengegaan worden door goede afspraken met alle medewerkers (i.v.m. onder andere plaatsing, naamgeving).
- Plaats alles terug op de plaats waar het oorspronkelijk stond of waar het thuishoort.
- Bewaar etiketten of labels bij het document of object.
Meer info is beschikbaar op de pagina Digitaal Bewaren.
Meubilair
Het geschikte meubilair draagt net als een geschikte verpakking bij tot het beperken van schade of degradatie van de materialen. Het kiezen, plaatsen en gebruiken van het geschikte meubilair is sterk afhankelijk van de archief - en collectiestukken. De grootte, het materiaal en de aard van de stukken spelen hierbij een belangrijke rol. Voor een overzicht van een aantal do's en don'ts bij het kiezen en plaatsen van meubilair kan je Erfgoedwijzer raadplegen.
- Papieren archiefdocumenten worden het best bewaard in zuurvrije dozen of opbergmappen.
- De zuurvrije dozen bewaren we op hun beurt in of op rekken met metalen leggers.
- Houthoudende leggers zijn nefast voor het papier.
- Kies bij voorkeur voor metalen kasten met een poederlakcoating die op hoge temperatuur is gedroogd.
- Hou er rekening mee dat de documenten vlot in en uit de kast moeten kunnen gehaald worden.
Plan - en ladekasten vind je onder meer bij: