Draw up an inventory with descriptions at item level (scenario 3)
This article describes how you can make an inventory, which is a useful tool for making your archive accessible. For more information about archive access and the various tools you can use for this, please see the article: Create an access pass and describe your archive.
Here, we look more closely at making an inventory at item level.
Overview
An inventory with descriptions at item level is the logical continuation of an inventory at series level. But instead of a series, you're now describing individual objects and items in your archive or collections. An inventory at item level is therefore a more detailed version of the inventory at series level, and enables searching for individual items and objects.
It is, however, more labour-intensive to compile. This means descriptions at item level aren't always equally useful for all parts of your archive and collection. For uniform series of consecutive documents, e.g. Board of Directors' reports, descriptions at item level offer little added value compared with descriptions at series level. But there are good arguments for describing certain other types of documents and objects at item level:
- Archival items that you want to digitise always need to be described at item level;
- A description at item level increases the findability of individual items and objects, which is certainly particularly useful for important for valuable items. Library books, sheet music and costumes are always described at item level, for example;
- A detailed inventory at item level is an important first step if you want to make your archive or collection accessible to a wide audience in an exhibition, publication or online database.
An item-level inventory is compiled in the same way as an inventory at series level. The difference is that you're describing individual items and objects instead of series. The decision to switch to a description at item level ultimately strongly depends on the type of archive document. Each type has its own aspects and methods.
Paper archive
To describe a paper archive at item level, state the following basic elements for each document:
- Inventory number or code;
- Editorial form;
- Content description;
- Document date;
- Size;
- Location/placement number;
- Document condition.
If you're describing paper documents in terms of a digitisation project, also note the following elements:
- Dimensions;
- Digitisation;
- Digitisation control.
This table explains exactly what the above elements contain. You can find a useful template for describing your paper archive here.
Even when describing at item level, you will find that many archival items or objects are similar. These items can still be grouped in series for clarity and convenience.
Photographs and audiovisual archive
In contrast to written documents, images almost never speak for themselves. A good description is therefore crucial for retrospectively putting audiovisual content back into its original context, so that the meaning and message of a (moving) picture can be preserved.
Photos are useful content for publications or exhibitions, for example. And a good item-by-item description will help to find the right picture. But fully describing individual photos in large collections can be a time-consuming task, so make sure you don't underestimate it. Wholes series of photos are often taken of a single event, in which case multiple photos can share the same description.
Bij dragers van bewegend beeld of geluid stelt zich het bijkomend probleem dat dit materiaal in archieftermen ‘blind’ is: de inhoud is niet meteen waarneembaar en je hebt een specifiek toestel nodig om de inhoud te kunnen afspelen. Denk bijvoorbeeld aan VHS-tapes, die je niet zonder een videorecorder kan afspelen. Zeker voor oudere dragers is het zeer moeilijk om nog aan een geschikt toestel te geraken waarmee je ze kan afspelen. Digitalisering is vaak de enige optie om nog aan de inhoud te kunnen komen. Om exact te weten wat je in huis hebt van audiovisuele dragers is een beschrijving op stukniveau van cruciaal belang. Bekijk deze metadataschema's van SEPIADES voor foto-archief en raadpleeg de tool Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal voor het inventariseren van bewegend beeld.
Pers- en promotiearchief
Ook de verantwoordelijke voor pers en communicatie heeft baat bij een beschrijving op stukniveau van het pers- en promotiearchief. Dat kan handig zijn om bijvoorbeeld programmabrochures van hernemingen op te stellen of om een overzicht te hebben van media-aandacht. Deze metadataschema's geven aan welke elementen je het best invult bij het registreren van je pers- en promotiearchief op stukniveau.
Grote objecten/artefacten
Grote objecten zoals kostuums, decorstukken, rekwisieten, instrumenten, maquettes en poppen lenen zich zeer goed tot een stuksgewijze beschrijving. Hier zijn een aantal argumenten voor:
- Het bewaren van grote documenten vraagt om een grote depot- of bewaarruimte. Wanneer je die niet voorhanden hebt, kan je overwegen om de gebruikte objecten niet te bewaren en ze te herbestemmen of vernietigen. Het is dan van belang dat de documenten gedocumenteerd worden zodat duidelijk is dat ze ooit deel hebben uitgemaakt van je archief of collectie. Een stuksgewijze beschrijving is nodig om deze informatie te koppelen aan de inventaris.
- Je krijgt een overzicht van alle objecten die je momenteel bewaart. Als je beschikt over een goede beschrijving (eventueel met foto’s), hoeft het object zelf minder fysiek geraadpleegd te worden en is er minder kans op beschadiging.
- Een inventaris op stukniveau is een belangrijke voorwaarde om je collectie te kunnen waarderen en een onderscheid te maken tussen de meer en minder waardevolle objecten.
- De inventaris is een interessant hulpmiddel om bij te houden welke objecten op korte en lange termijn restauratiewerken vereisen.
- Een inventaris komt goed van pas bij de zoektocht naar een geschikte bewaarplaats.
- Het beschrijven van de objecten levert mogelijk zelfs nieuwe inspiratie op voor een nieuwe productie of evenement.
Raadpleeg voor het beschrijven en fotograferen van kostuums het 'Draaiboek voor de inventarisatie van een kostuumcollectie'. Het draaiboek kan je hier consulteren en downloaden. Je vind er alle sjablonen waarnaar verwezen wordt in de handleiding. Je kan de handleiding ook consulteren via Issuu.