Kwaliteitsvol digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal
Digitaliseren is het omzetten van analoog materiaal, zoals papier of foto’s, naar een digitale vorm. Waarmee moet je rekening houden om delen van je archief en collectie(s) kwaliteitsvol te digitaliseren?
De kwaliteit van je gedigitaliseerd collectiestuk wordt bepaald door vier zaken, waar we verder in deze tool meer uitleg over geven:
- de locatie waar je gedigitaliseerde collectiestukken opslaat;
- de gegevens (metadata) die je registreert over het bestand;
- de beeldende kwaliteit van de opname;
- de kwaliteit van het bestandsformaat waarin je de beeldinformatie opslaat.
Goed om te weten voor het lezen
In dit onderdeel lees je meer over het digitaliseren van tekst- en beeldmateriaal, zoals foto’s, affiches en tekeningen. Heb je ander materiaal, zoals audiotapes of filmspoelen, ga dan naar de tool Digitaliseren van geluidsopnames en video's.
Voor je digitaal geboren archiefmateriaal (d.w.z. de bestanden die op computer zijn gemaakt) verwijzen we naar de tools over Digitaal bewaren.
Digitalisering kan je ook uitbesteden aan een professioneel bedrijf. Zij hebben vaak meer expertise in huis om kwaliteitsvol te digitaliseren. Maar beoordeel hun expertise en de kwaliteit van hun expertise ook op basis van de hogergenoemde zaken. Meer info hierover vind je in Een digitaliseringsopdracht uitbesteden.
1. De opslagslocatie
Stel je voor dat je maandenlang je hele fotocollectie digitaliseert en de foto's bewaart op je computer. En dan wordt je computer gestolen! Of je morst er koffie over. Of na een systeemupdate blijken al je beelden gewist.
Er kan vanalles misgaan met je gedigitaliseerd archief. Zorg er daarom voor dat je digitale bestanden goed worden opgeslagen. Dit houdt minstens een goede back-upstrategie in. Lees hierover meer in de tool Hoe maak je een back-up?.
2. De beschrijving
Een digitale reproductie waarvan je niet weet wat het origineel is en wanneer of door wie de kopie is gemaakt, verliest heel wat waarde. Documenteer daarom goed wat gedigitaliseerd is en waar het origineel zich bevindt.
Het verdient de voorkeur om de collectie die je gaat digitaliseren te registreren of te beschrijven voor je begint te digitaliseren. Een andere optie is dat je het doet tijdens het digitaliseren, maar zorg er voor dat je op voorhand goed hebt nagedacht over hoe je dat zult doen. De beschrijving kan je maken in een spreadsheet zoals Excel ofin een database. Gebruik liever geen Word of andere ongestructureerde tekstformaten.
Idealiter is er al een plaatsingslijst of inventaris aanwezig van de collectie die je kunt gebruiken als basis voor de registratie van je digitaliseerwerk. Is die er niet, maar wil je toch al een selectie van materiaal digitaliseren, noteer dan steeds goed bij elk bestand wat het is en waar de analoge bron in jouw collectie terug te vinden is. Zo weet je steeds waar het origineel zich bevindt.
Een spreadsheet voor het digitaliseren
Een spreadsheet dient om een overzicht op je digitaliseerwerk te verkrijgen en om de band tussen digitale reproductie en origineel te behouden. Om dit te bekomen registreer je minimaal volgende zaken:
| Kolom | Inhoud van de kolom |
|---|---|
| Een uniek nummer | Een uniek nummer zorgt voor een eenduidige identificering van de reproductie en het origineel. Het is erg belangrijk dat je dit nummer in de bestandsnaam van de reproductie noteert. Vaak wordt het ook op het origineel aangebracht (in potlood bv.) Het unieke nummer kan een combinatie zijn van je inventarisnummer in combinatie met een oplopend nummer (bv. voor fotoalbums) |
| Het type document | Indien je collectie uit verschillende soorten materiaal bestaat, kun je dat hier aangeven, bijvoorbeeld: "foto", "tekstdocument", "affiche"... |
| Korte omschrijving | Een beknopte inhoudelijke omschrijving over het origineel, bijvoorbeeld: "Foto genomen tijdens een studiereis in Praag", "Affiche van een voorstelling in de Beursschouwburg"... |
| Een plaatsnummer | Indien je met het inventarisnummer alleen niet voldoende informatie hebt over waar je het origineel kunt terugvinden, kun je dit in dit veld terugvinden, bv. het nummer van de doos waar het origineel zich in bevindt. |
Deze kolommen zijn het minimum en volstaan om te starten met kwalitatieve digitalisering. Naargelang het materiaal of je noden, kan je natuurlijk kolommen naar eigen keuze toevoegen. Het meest typisch zijn kolommen:
- voor begin- en einddatum
- voor een project waarmee de foto verband houdt (bv. tentoonstellingen voor kunsthuizen, producties voor podiumorganisaties)
- voor personen op het beeld.
Algemeen geldt: hoe simpeler, hoe vlotter de digitalisering zelf zal verlopen. Bedenk dat je inhoudelijke beschrijving ook kunt toevoegen na digitalisering, op basis van de reproducties.
Denk ook goed na of je extra beschrijvende metadata gaat noteren in je spreadsheet of in je inventaris en plaatsingslijst.