Overdracht van het fysieke en digitale archief van kunstencentrum Vooruit
Auteurs: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw), Gert Van Overstraeten (Amsab-ISG)
Samenvatting
Omwille van verbouwingen en het afbouwen van de erfgoedwerking besloot kunstencentrum Vooruit het digitale en fysieke archief en collectie over te dragen aan Amsab-ISG. Het archief werd in kaart gebracht, het soort overdracht werd besproken en tenslotte werden de verschillende onderdelen, waaronder het papieren en digitale archief, overgedragen naar Amsab-ISG.
Status
- Beslissing tot overdracht en keuze bewaarinstelling: maart 2014
- Archief in kaart brengen: april 2014
- Contracten bespreken: mei 2014
- Overdracht papieren archief: mei - juli 2014
- Overdracht digitaal archief: september 2014 - oktober 2014
- Overdracht affiches: september - oktober 2014
- Overdracht iconografisch materiaal: n.t.b.
Probleemstelling
Naar aanleiding van het honderdjarig bestaan in 2013 startte Vooruit met een erfgoedwerking. Hierbij werd onder meer een databank in CollectiveAccess opgericht voor de registratie van archief en collectie (o.a. affiches, foto’s, video, audio, objecten en documentaire collectie). In 2014 werd de erfgoedwerking afgebouwd en wordt tevens een deel van het gebouw verbouwd. De ruimtes waar het administratieve archief zich bevond, moesten voor de werken leeggemaakt worden. Om het behoud en beheer van het archief en de collectie van Vooruit te verzekeren, werd gekozen om het over te dragen aan Amsab-ISG.
Methode
- Keuze bewaarinstelling
- Het archief in kaart brengen
- Contracten bespreken
- Overdracht archief
a. Overdracht fysiek archief b. Overdracht digitaal archief c. Overdracht affiches d. Overdracht iconografisch materiaal
1. Keuze voor een bewaarinstelling
Kunstencentrum Vooruit besliste om het archief over te dragen aan Amsab-ISG. De redenen hiervoor waren:
- Historisch: het eerste kantoor van Amsab-ISG bevond zich in Vooruit. De basis van de archiefcollectie - het archief van BSP Gent-Eeklo - werd in Vooruit gevonden.
- Het archief van de socialistische Vooruit wordt bewaard bij Amsab-ISG.
- Amsab-ISG was partner in de viering van 100 jaar Vooruit.
- Praktisch: er waren al verschillende onderlinge contacten en samenwerkingen. Daarnaast huizen beide instellingen tegenover elkaar.
Amsab-ISG is dus een 'gepaste' bewaarplaats voor het Vooruit-archief. Het heeft ook al langer ervaring met dit soort archieven. Vooruit besliste om enkel het dynamische archief te bewaren en het statische archief en de collectie over te dragen. De CollectiveAccess-databank werd ook aan Amsab-ISG overgedragen.
2. Het archief in kaart brengen
Met Amsab-ISG werd een afspraak gemaakt om een rondgang te maken in het archief. Zo kreeg Amsab-ISG zicht op de grootte en de diversiteit van het archief. De archivarissen maakten foto’s van de verschillende onderdelen en op basis hiervan werd een eerste overzicht van het analoge archief van Vooruit gemaakt. Het archief werd in kaart gebracht.
Vooruit kent al een lange geschiedenis, als kunstencentrum, maar voordien ook als feestlokaal van de socialistische beweging. Op diverse plaatsen bevinden zich nog restanten van deze lange geschiedenis. Een ruw overzicht van de diversiteit aan ruimtes en materiaal: