Overdracht van het fysieke en digitale archief van kunstencentrum Vooruit

Omwille van verbouwingen en het afbouwen van de erfgoedwerking besloot kunstencentrum Vooruit het digitale en fysieke archief en collectie over te dragen aan Amsab-ISG. Het archief werd in kaart gebracht, het soort overdracht werd besproken en tenslotte werden de verschillende onderdelen, waaronder het papieren en digitale archief, overgedragen naar Amsab-ISG.

Status

• Beslissing tot overdracht en keuze bewaarinstelling: maart 2014
• Archief in kaart brengen: april 2014
• Contracten bespreken: mei 2014
• Overdracht papieren archief: mei - juli 2014
• Overdracht digitaal archief: september 2014 - oktober 2014
• Overdracht affiches: september - oktober 2014
• Overdracht iconografisch materiaal: n.t.b.

Probleemstelling

Naar aanleiding van het honderdjarig bestaan in 2013 startte Vooruit met een erfgoedwerking. Hierbij werd onder meer een databank in CollectiveAccess opgericht voor de registratie van archief en collectie (o.a. affiches, foto’s, video, audio, objecten en documentaire collectie). In 2014 werd de erfgoedwerking afgebouwd en wordt tevens een deel van het gebouw verbouwd. De ruimtes waar het administratieve archief zich bevond, moesten voor de werken leeggemaakt worden. Om het behoud en beheer van het archief en de collectie van Vooruit te verzekeren, werd gekozen om het over te dragen aan Amsab-ISG.

Methode

1. Keuze bewaarinstelling
2. Het archief in kaart brengen
3. Contracten bespreken
4. Overdracht archief
   1. Overdracht fysiek archief
   2. Overdracht digitaal archief
   3. Overdracht affiches
   4. Overdracht iconografisch materiaal

1. Keuze voor een bewaarinstelling

Kunstencentrum Vooruit besliste om het archief over te dragen aan Amsab-ISG. De redenen hiervoor waren:

• Historisch: het eerste kantoor van Amsab-ISG bevond zich in Vooruit. De basis van de archiefcollectie - het archief van BSP Gent-Eeklo - werd in Vooruit gevonden.
• Het archief van de socialistische Vooruit wordt bewaard bij Amsab-ISG.
• Amsab-ISG was partner in de viering van 100 jaar Vooruit.
• Praktisch: er waren al verschillende onderlinge contacten en samenwerkingen. Daarnaast huizen beide instellingen tegenover elkaar.

Amsab-ISG is dus een 'gepaste' bewaarplaats voor het Vooruit-archief. Het heeft ook al langer ervaring met dit soort archieven. Vooruit besliste om enkel het dynamische archief te bewaren en het statische archief en de collectie over te dragen. De CollectiveAccess-databank werd ook aan Amsab-ISG overgedragen.

2. Het archief in kaart brengen

Met Amsab-ISG werd een afspraak gemaakt om een rondgang te maken in het archief. Zo kreeg Amsab-ISG zicht op de grootte en de diversiteit van het archief. De archivarissen maakten foto’s van de verschillende onderdelen en op basis hiervan werd een eerste overzicht van het analoge archief van Vooruit gemaakt. Het archief werd in kaart gebracht.

Vooruit kent al een lange geschiedenis, als kunstencentrum, maar voordien ook als feestlokaal van de socialistische beweging. Op diverse plaatsen bevinden zich nog restanten van deze lange geschiedenis. Een ruw overzicht van de diversiteit aan ruimtes en materiaal:

plaatsbezoek: het archief in kaart brengen - packed vzw cc by-sa

Ruimtes:

• diverse gangen in de kelder
• ‘schatkamer’ in de kelder
• andere kelderkamers
• majolica zaal
• zolder
• zolder onder de nok
• bureaus van medewerkers
• lokalen achteraan het gebouw op verschillende verdiepingen

Materiaal:

• werktuigen: weegschaal, vleessnijmachine, koelkast, …
• cinemamateriaal: kassa, projector, spots, cinemastoelen, …
• filmrollen
• lampen
• decoratieve stukken
• geveldecoratie: beelden, bas reliëfs, …
• stoelen
• vitrinekasten
• tijdschriften en publicaties
• fotomateriaal
• audio (voornamelijk opnames van concerten): cassettes en cd’s
• archief van de artistieke werking (onder andere knipsels en documentatie)
• administratief, papieren archief (loonstaten, restauratiedossiers, briefwisseling, contracten, boekhouding, …)
• …

Er werd daarna nog een tweede keer samengekomen, om zicht te krijgen op het digitale archief. Het digitale archief bestaat uit:

• een erfgoedserver (ca. 110 GB)
• een videoserver (ca. 330 GB)
• beeldarchief (ca. 330 GB)
• Vooruit-game
• website en sociale media
• gedigitaliseerde DAT-cassettes (nog niet alle cassettes werden gedigitaliseerd)
• externe digitale dragers (hoeveelheid niet gekend)

3. Contracten bespreken

Particuliere archiefvormers zijn niet verplicht om hun archief over te dragen. Er bestaat hiervoor dan ook geen wettelijke basis. Veel hangt daarom af van de afspraken die in de contracten afgesloten worden. In het geval van schenkingen werkt Amsab-ISG wel veelal in vertrouwen met de archiefvormer.

De verschillende soorten contracten die Amsab-ISG hanteert, zijn:

• Schenkingscontract: Hierbij wordt het archief eigendom van Amsab-ISG. Vooruit heeft wel nog inzage in de documenten en kan mee beslissen welke onderdelen openbaar mogen gemaakt worden.
• Depotcontract: Vooruit blijft eigenaar en heeft de volledige verantwoordelijkheid over het archief. Het archief kan ook steeds teruggevraagd worden door Vooruit. In dat geval betaalt het de gemaakte kosten voor verwerking en bewaring aan Amsab-ISG.
• Samenwerkingsprotocol: Dit is niet direct gebonden aan een overdracht, maar houdt een nauwe samenwerking in tussen de bewaarinstelling en archiefvormer. Er wordt ondersteuning gegeven bij het beheer van het archief van Vooruit.

Met Vooruit werd er een samenwerkingsakkoord afgesloten: Amsab-ISG zal in de toekomst Vooruit begeleiden bij het beheer van het dynamisch archief.

4. Overdracht

Voor de feitelijke overdracht moeten er nog een aantal zaken afgesproken en vastgelegd worden:

• Prioriteiten: welke delen van het archief moeten als eerste overgebracht worden?
• Selectielijst: in dit document wordt opgesomd welke documenten en objecten uit archief en collectie in aanmerking komen voor een overdracht. Archiefmateriaal dat nog regelmatig geraadpleegd wordt kan bijvoorbeeld beter bij de archiefvormer blijven. Daarnaast hoeft ook niet ieder document permanent bewaard te worden. Zie hiervoor de tool Waardebepaling.

Deze afspraken worden in overleg tussen bewaarinstelling en archiefvormer gemaakt.

Auteurs: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw), Gert Van Overstraeten (Amsab-ISG)