Mapping your digital archive risks
Managing information comes with risks. And, when it comes to digital information management, there are specific risks that are best identified and understood in order to minimise them. By being aware of these risks, you can take action in good time to prevent any surprises caused by a lost, unreadable or unusable digital archive.
Having a clear understanding of the risks of digital information management is important from the moment a document is created. At that stage, you make decisions that can either increase or decrease certain risks, e.g. choosing the file format or the location to store the file.
Risico’s voor je digitaal archief zijn een gebrek aan
- bewustzijn, beleid en middelen om de duurzame bewaring te realiseren;
- organisatie, kennis en monitoring m.b.t. digitale bewaring;
- documentbeheer;
- IT-infrastructuur;
- een duurzaamheidsbeleid;
- gebruiksvriendelijkheid.
Hoe breng je risico's in kaart?
VAi ontwierp in samenwerking met de Provincie Antwerpen een tool die je kan helpen om deze risico's in kaart te brengen. Het sjabloon is in de eerste plaats bedoeld voor architectenbureaus, maar de achterliggende principes kunnen ook kunstenaars en kunstenorganisaties inspireren.
Wie doet dit?
De afspraken die binnen de organisatie zijn gemaakt, maken in principe duidelijk wie verantwoordelijk is voor het in kaart brengen van de risico's (zie tool Maak afspraken en bepaal verantwoordelijkheden omtrent archief- en collectiezorg). In het nakomen van de afspraken over naamgeving en mappenstructuur draagt elke medewerker een verantwoordelijkheid. De verantwoordelijke binnen een organisatie kan de risico's in kaart brengen. Om die risico's daadwerkelijk terug te dringen is een gedragenheid binnen de organisatie en dus ieders medewerking nodig.