Catégorie : 1. Vision

Le point de départ de la gestion de vos archives est une vision des opérations d'archivage de votre organisation. Quels en sont les objectifs ? Pourquoi pensons-nous qu'ils sont importants ? Comment voulons-nous les atteindre ?

L'intérêt d'une vision

Une vision permet à votre organisation de clairement définir vos ambitions en matière d'archives ou de collection. Ces ambitions peuvent être modestes (ex. permettre de facilement consulter des documents ayant une force probante) ou très hautes (ex. proposer vos archives comme source de recherche et de réutilisation artistique). Quels que soient vos objectifs, il est important que vous preniez le temps d'y réfléchir et de les mettre par écrit.

Vos archives ou votre collection sont constituées de documents administratifs et professionnels (des contrats, des dossiers de subvention, des factures, etc.), de documents et d'objets créatifs (des croquis, des maquettes, des photographies, etc.) et de recueils (des livres, des magazines, des costumes, etc.). Une bonne gestion part de l'idée que les archives ou les collections sont en bon état, ordonnées et accessibles. Vos documents conservent ainsi leur fiabilité et leur utilité.

Buiten een aantal wettelijke verplichtingen, bepaal je als privaatrechtelijk persoon of organisatie grotendeels zelf de samenstelling en de waarde van je archief of collectie. Daarbij komt dat organisaties die structureel gesubsidieerd worden binnen het Kunstendecreet, zorg moeten dragen voor hun archief. Het is uiteraard voor iedereen interessant om bewust om te springen met een eigen archief of collectie. Zo wordt de structuur van je organisatie transparanter, kan je documenten en objecten makkelijker terugvinden en kan je externen tonen wat je hebt.

Op basis van je neergeschreven visie leg je de doelstellingen vast en bepaal je de acties om ze te bereiken. Deze doelen en acties neem je op in de beleids- en actieplannen. Als je in de jaarlijkse begroting een klein budget toewijst aan archief- en collectiezorg, kan je werk maken van die acties.

Maak concrete afspraken met je medewerkers. Zo is het voor iedereen duidelijk wat een archief en een collectie inhouden, waar ze de nodige documenten en objecten kunnen terugvinden en hoe ze ermee moeten omgaan. Ook het toewijzen van verantwoordelijkheden draagt bij aan een goede archief- en collectiezorg.

Auteur: CEMPER/fr