Catégorie : 1. Vision

Le point de départ de la gestion de vos archives est une vision des opérations d'archivage de votre organisation. Quels en sont les objectifs ? Pourquoi pensons-nous qu'ils sont importants ? Comment voulons-nous les atteindre ?

L'intérêt d'une vision

Une vision permet à votre organisation de clairement définir vos ambitions en matière d'archives ou de collection. Ces ambitions peuvent être modestes (ex. permettre de facilement consulter des documents ayant une force probante) ou très hautes (ex. proposer vos archives comme source de recherche et de réutilisation artistique). Quels que soient vos objectifs, il est important que vous preniez le temps d'y réfléchir et de les mettre par écrit.

Vos archives ou votre collection sont constituées de documents administratifs et professionnels (des contrats, des dossiers de subvention, des factures, etc.), de documents et d'objets créatifs (des croquis, des maquettes, des photographies, etc.) et de recueils (des livres, des magazines, des costumes, etc.). Une bonne gestion part de l'idée que les archives ou les collections sont en bon état, ordonnées et accessibles. Vos documents conservent ainsi leur fiabilité et leur utilité.

Outre certaines obligations légales, c'est vous, en tant que particulier ou organisation, qui déterminez en grande partie l'organisation et la valeur de vos archives ou de vos collections. De plus, les organisations structurellement subventionnées dans le cadre du Décret sur les arts doivent prendre soin de leurs archives. Il est bien sûr intéressant que chacun prenne conscience de ses propres archives ou collections. Cela rend la structure de votre organisation plus transparente, facilite la recherche de documents et d'objets, et vous permet de montrer aux externes ce que vous possédez.

Op basis van je neergeschreven visie leg je de doelstellingen vast en bepaal je de acties om ze te bereiken. Deze doelen en acties neem je op in de beleids- en actieplannen. Als je in de jaarlijkse begroting een klein budget toewijst aan archief- en collectiezorg, kan je werk maken van die acties.

Maak concrete afspraken met je medewerkers. Zo is het voor iedereen duidelijk wat een archief en een collectie inhouden, waar ze de nodige documenten en objecten kunnen terugvinden en hoe ze ermee moeten omgaan. Ook het toewijzen van verantwoordelijkheden draagt bij aan een goede archief- en collectiezorg.

Auteur: CEMPER/fr