Catégorie : 1. Vision

Le point de départ pour prendre soin de vos archives est une vision du travail d'archivage de votre organisation. Quels sont vos objectifs ? Pourquoi sont-ils importants ? Comment voulez-vous les atteindre ?

L'importance d'une vision

Une vision permet à votre organisation de clairement définir vos ambitions en matière d'archives ou de collections. Ces ambitions peuvent être modestes (ex. permettre de facilement consulter des documents ayant une force probante) ou très hautes (ex. proposer vos archives comme source de recherche et de réutilisation artistique). Quels que soient vos objectifs, il est important que vous preniez le temps d'y réfléchir et de les mettre par écrit.

Vos archives ou votre collection sont constituées de documents administratifs et professionnels (des contrats, des dossiers de subvention, des factures, etc.), de documents et d'objets créatifs (des croquis, des maquettes, des photographies, etc.) et de recueils (des livres, des magazines, des costumes, etc.). Une bonne gestion part de l'idée que les archives ou les collections sont en bon état, ordonnées et accessibles. Vos documents conservent ainsi leur fiabilité et leur utilité.

Outre certaines obligations légales, c'est vous, en tant que particulier ou organisation, qui déterminez en grande partie l'organisation et la valeur de vos archives ou de vos collections. De plus, les organisations structurellement subventionnées dans le cadre du Décret sur les arts doivent prendre soin de leurs archives. Il est bien sûr intéressant que chacun prenne conscience de ses propres archives ou collections. Cela rend la structure de votre organisation plus transparente, facilite la recherche de documents et d'objets, et vous permet de montrer aux externes ce que vous possédez.

Sur base de votre vision écrite, vous fixez les objectifs et déterminez les actions nécessaires pour les atteindre. Ces objections et actions sont inclus dans la politique et les plans d'action. Si vous allouez un petit budget à l'entretien des archives et des collections dans le budget annuel, vous pouvez travailler sur ces actions.

Concluez des accords concrets avec vos collaborateurs. Cela permettra à chacun de comprendre ce que signifient des archives et des collections, de savoir où trouver les documents et objets nécessaires, et comment les traiter. L'attribution des responsabilités contribue également à la bonne gestion des archives et des collections.

Auteur : CEMPER/fr