Catégorie : 2. Classer et décrire

Comment classer au mieux mes archives ? Quelle est la meilleure façon de noter ce classement ? Et jusqu'à quel point doit-il être détaillé ?

Lorsque vous possédez des archives, vous voulez qu'elles soient accessibles à vous et à vos employés. Pour que vos archives soient accessibles, il est important de les classer et de les décrire. De plus, en procédant ainsi, vous garantissez un fonctionnement plus efficace de votre organisation, car vous perdez moins de temps à chercher et à retrouver vos documents.

Soms moet je om administratieve redenen oudere stukken raadplegen, soms hebben ze zelfs een juridische bewijswaarde. Je archief kan ook een inspiratiebron of referentiekader zijn voor nieuwe artistieke projecten. Je hebt je archief dus nodig omwille van artistieke of inhoudelijke redenen. Er zijn ook personen, zowel intern als extern, die geïnteresseerd zijn in de geschiedenis van je organisatie en die je archief of collectie willen gebruiken voor onderzoek. Een goed geordend en beschreven archief helpt hierbij.

Je archief ordenen

Ordenen is het aanbrengen van een logische structuur in je archief of collectie. Om te ordenen, rangschik je de documenten, stukken en reeksen volgens een op voorhand vastgelegd systeem. Hierbij hou je rekening met de vorm, inhoud en context van je documenten. In een analoge vorm maak je een logische structuur in kasten met schappen waarop mappen of archiefdozen staan. In een digitale vorm kan het bv. om een mappenstructuur gaan.

Ordenen zorgt ervoor dat:

• jij en je collega’s weten waar documenten moeten worden opgeslagen;
• documenten snel kunnen worden teruggevonden;
• informatie die bij elkaar hoort ook bij elkaar wordt bewaard.

Je archief beschrijven

Een beschrijving creëert een extra toegang tot je archief, naast de toegang die een ordening al biedt. Door je archief te beschrijven in een catalogus of inventaris vind je informatie sneller terug.

Beschrijven zorgt ervoor dat je:

• het overzicht behoudt over al je informatie en die van je medewerkers;
• de informatie die je nodig hebt snel kan terugvinden via een lijst, catalogus, database of inventaris;
• je archief of collectie efficiënt kan beheren (denk bv. aan voorbereidend werk voor digitalisering);
• goed voorbereid bent op een mogelijke overdracht van je archief of collectie naar een bewaarinstelling.

Auteur: Florian Daemen (AMVB)