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L'objectif n'est certainement pas de décrire chaque document ou objet. En effet, l'objectif est d'obtenir une vue d'ensemble et non de dresser un inventaire détaillé. Recherchez donc des ensembles définis et concentrez-vous sur ce que les documents ou objets ont en commun et sur ce qui les différencie d'autres "ensembles". Par exemple, dans votre aperçu, vous ne décrivez pas les articles de presse individuellement, mais plutôt les dossiers ou classeurs dans lesquels ils sont stockés.