Identifier et décrire du matériel audiovisuel

Les documents audiovisuels tels que les cassettes vidéo ou les CD peuvent constituer un élément précieux de vos archives, mais que faut-il en faire ? Comment identifier les supports audiovisuels et comment les enregistrer au mieux ?
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment créer un aperçu de toutes vos pièces audiovisuelles ;
• Comment reconnaître les pièces audiovisuelles qui se trouvent dans vos archives ;
• Comment vous pouvez décrire vos œuvres audiovisuelles.

En tant qu'artiste ou organisation artistique, vous avez peut-être créé ou collecté un grand nombre de documents audiovisuels au fil des ans. Certains documents audiovisuels sont directement liés à vos propres activités et proviennent du processus de création, ou sont le résultat d'une activité ou d'une production artistique. D'autres sont un peu plus éloignés et peuvent avoir atterri dans vos archives par l'intermédiaire de tiers ou n'avoir aucun rapport avec ces dernières. Une collection de matériel audiovisuel est précieuse, mais certaines pièces sont plus intéressantes ou pertinentes que d'autres.

Dans le meilleur des cas, l'ensemble des archives et collections audiovisuelles se trouve au même endroit, et le contenu et la date de création sont soigneusement notés sur les supports. Mais très souvent, ce n'est pas le cas, et la collection est dispersée dans différentes pièces ou les étiquettes se sont décollées au fil du temps.

En outre, il existe une grande diversité de types de supports audiovisuels (le support physique sur lequel le signal ou l'enregistrement est enregistré), et différents appareils pour les lire. Avec un peu de chance, vous connaissez peut-être quelqu'un qui possède encore du matériel en état de marche, mais il arrive trop souvent que vous tombiez sur des supports que vous ne savez pas comment lire. Ceci alors qu'ils ont sans doute une valeur patrimoniale ou un intérêt personnel. Les documents audiovisuels sont plus fragiles que les documents papier et nécessitent que vous preniez les bonnes mesures pour qu'ils restent accessibles et consultables. La numérisation est généralement l'option la plus appropriée.

Pour mieux préserver et gérer votre matériel audiovisuel, même si vous le numérisez, il est important de commencer par le décrire. Vous aurez ainsi un meilleur aperçu de votre collection audiovisuelle et saurez quelles sont les parties les plus importantes ou les plus précieuses. Cet article explique comment les gestionnaires d'archives et de collections, qui ne sont pas des spécialistes de l'audiovisuel, peuvent le faire facilement. Vous pourrez ainsi évaluer la valeur personnelle ou patrimoniale de certaines parties de vos archives et collection(s), prendre des décisions éclairées sur ce que vous souhaitez conserver à l'avenir et sur la manière dont vous souhaitez le faire, ainsi que sur ce que vous souhaitez numériser (ou faire numériser).

Créez un aperçu global

La première étape consiste à obtenir un aperçu de votre matériel audiovisuel. Dans l'idéal, l'ensemble de votre collection devrait être regroupé, mais dans la pratique, le matériel est souvent dispersé dans différentes armoires, boîtes ou même locaux. Il est également possible que le matériel audiovisuel appartenant aux archives et/ou collections se trouve au domicile d'un membre du personnel, chez des bénévoles ou ailleurs. Il n'est donc pas toujours évident de déterminer le volume ou l'exhaustivité de vos archives ou collections audiovisuelles.

Un aperçu du volume, de la répartition et de l'état de vos archives et/ou collections audiovisuelles est nécessaire pour avoir une vision claire de l'état du matériel audiovisuel. De cette manière, vous savez où se trouve tout le matériel, vous évitez d'oublier ou de perdre des éléments et il est plus facile de retrouver les pièces manquantes. Cet aperçu constitue également la base de toutes les étapes et décisions ultérieures en matière de gestion et de description de votre collection audiovisuelle.

Créer un tel aperçu ne doit pas être compliqué ou chronophage. Le plus important est que vous observiez correctement et écrivez tout de manière structurée. Vous pouvez utiliser cette feuille de travail pour commencer. Bien que la feuille de travail ait été créée dans le but de cartographier l'entièreté de vos archives – donc pas seulement la partie audiovisuelle – vous pouvez également l’utiliser pour uniquement cartographier votre matériel audiovisuel. Pour en savoir plus sur la cartographie de vos archives et/ou collections, consultez l’outil Cartographier vos archives et collection(s).

La première chose à noter est l’emplacement physique où (une partie de) votre matériel audiovisuel est situé (ex. "armoire brune sur l'étagère supérieure dans la salle technique de la salle de répétition"). Faites cette liste aussi complète et détaillée que possible. N’oubliez pas que le matériel audiovisuel plus récent n’est pas toujours sur un support physique, mais peut également être numérique. Dans ce cas, enregistrez l’emplacement physique du disque dur (externe) sur lequel se trouvent les fichiers.

Comme titre, notez une courte description (ex. "enregistrements audio de spectacles en direct"). Ensuite, décrivez le volume (ex. "18 CD") et la date (ex. "2002-2005"). Vous pouvez également décrire le contenu plus en détail (ex. "enregistrements en direct non édités de divers programmes en tournée dans des centres culturels flamands entre 2002 et 2005"). Essayez également d’obtenir un premier aperçu de l’état physique du matériau et de l’écrire (ex., "stocké dans des boîtes en plastique, dont certaines sont fissurées"). Enfin, vous pouvez vérifier si et comment une pièce est classée (par exemple “chronologique”). Avec ces étapes, vous obtenez un bon aperçu de vos archives et collections audiovisuelles.

Je overzicht brengt mogelijk een aantal problemen aan het licht die je eenvoudig en snel kan oplossen. Misschien is de kelder van de artistiek leider waar alle VHS-banden liggen toch te vochtig en kunnen ze beter in de technische ruimte aan het repetitielokaal staan? Misschien heeft iemand nog lege cd-doosjes liggen om de gebarsten exemplaren te vervangen? Of is die externe harde schijf de enige plek waar de recente audio-opnames worden bewaard en moet er een extra kopie worden gemaakt?

Met het overzicht heb je ook een belangrijke eerste aanzet om je audiovisuele archief en/of collectie(s) op stukniveau te beschrijven.

Maak een beschrijving op stukniveau

Waarom registreren en beschrijven?

Bij de start van een digitaliseringsproject is registratie of inventarisatie één van de eerste stappen die de beheerder van een audiovisuele collectie of archief moet ondernemen. Zie hiervoor ook de tool Digitaliseren van geluidsopnames en video's. Digitalisering van film, audio en video is erg duur. Het is niet haalbaar of zinvol om werkelijk elk audiovisueel document in je archief of collectie(s) te laten digitaliseren. Door alle stukken te registreren in een spreadsheet, kan je beter inschatten welke stukken belangrijk of waardevol zijn en welke niet. Zo kan je prioriteiten stellen over welke films, tapes en andere dragers zeker gedigitaliseerd moeten worden en een duidelijke selectie maken.

Met het oog op digitalisering is het van belang dat de technische kenmerken van de audiovisuele dragers worden geregistreerd, niet zozeer een uitgebreide beschrijving van de inhoud. De technische informatie laat immers toe om precies te bepalen voor welke dragers digitalisering het meest urgent is. Beschrijf dus in de eerste plaats de drager van het werk, niet de inhoud. Door afwezigheid van duidelijke labels kan bij sommige dragers de inhoud overigens pas geïdentificeerd worden nadat de drager gedigitaliseerd is.

De registratie van gegevens als het videotapeformaat, de speelduur en de opnamestandaard zijn belangrijk bij het bepalen van de kwaliteit van het eindresultaat en de precieze eisen voor de digitaliseringsapparatuur die hiervoor nodig zal zijn. Ze laten ook toe om te bepalen welke afspeeltoestellen en reinigingsprocedures nodig zullen zijn om de dragers te digitaliseren. Deze gegevens zijn nodig om de kostprijs van de digitalisering in te schatten.

Wanneer de dragers terugkeren van het digitaliseringslabo, zal de geregistreerde informatie ook toelaten de dragers opnieuw te herkennen en hen terug op te bergen op hun vertrouwde plaats in het depot.

Hoe ga je te werk?

Er zijn grosso modo drie manieren om een beschrijving op stukniveau aan te pakken. Het onderscheid tussen de drie methodes is gebaseerd op het feit dat bij audiovisueel materiaal het werk en de drager van elkaar worden onderscheiden, hoewel ze nooit fysiek van elkaar kunnen worden gescheiden. De meest basale registratie die je kan doen, is om alle dragers te registreren. Dit is in de meerderheid van de gevallen voldoende. Er zijn ook andere, meer gespecialiseerde benaderingen die vertrekken vanuit de inhoud van het stuk of vanuit een combinatie van drager en inhoud. Hieronder gaan we enkel in op de meest basale registratie. Gedetailleerde informatie over de methodes die gebaseerd zijn op de inhoud van het stuk en op de combinatie van drager en inhoud vind je terug op de CEST-website.

Als je de precieze inhoud van je audiovisuele archief en/of collectie(s) niet kent, is het raadzaam om te vertrekken van de dragers die je in je overzicht als gehelen hebt omschreven (bv. de hogervermelde 18 cd’s) en die één voor één te registreren aan de hand van de informatie die je wel kan terugvinden (bv. opschriften op de doos, papiertjes in de doos, labels van de fabrikant, enzovoort). Op deze manier kan je toch een goede beschrijving geven van de drager ondanks het ontbreken van inhoudelijke informatie.

Een eenvoudig model dat vandaag in Vlaanderen wordt gebruikt voor de beschrijving van audiovisuele dragers, is dat van meemoo, Vlaams instituut voor het archief. Dit model vertrekt niet vanuit de inhoud van de stukken, maar van de fysieke dragers.

Achterhalen welk audiovisueel formaat je in handen hebt, is een belangrijke eerste stap bij deze wijze van beschrijving. Meemoo heeft een fotogids ontworpen die je helpt om te bepalen of je met audio of video te maken hebt en om welk analoog of digitaal formaat het gaat.

Een ander handig hulpmiddel is de website www.kenjedrager.be, die je door middel van een beslissingsboom helpt om te bepalen met welk type drager je te maken hebt. De website helpt je ook uitzoeken of de inhoud op de drager erfgoedwaarde heeft en of het dus de moeite waard is om het stuk te digitaliseren. Tot slot vind je er richtlijnen voor een goede bewaring en een sjabloon om gerichte vragen te stellen aan digitaliseringsfirma’s.

Een spreadsheet als Excel is niet alleen geschikt voor het opstellen van een overzicht van al je audiovisueel materiaal, maar laat ook toe om je audiovisuele archief en collectie(s) op basis van de dragers op stukniveau te beschrijven. Dit sjabloon geeft de belangrijkste elementen die je moet registeren, samen met een toelichting en een voorbeeld. De kolommen bevatten de types informatie die je wilt beschrijven. Voor elke drager vul je een nieuwe rij in.

Dragerinformatie

• Type: audio, video of film;
• Formaat: het is belangrijk om exact te weten welke dragerformaten je bewaart. Bepaalde types formaten lijken heel sterk op elkaar, maar zijn niet onderling inwisselbaar.

Enkele voorbeelden: compact audiocassette, 1/4” open reel audio, cd, DAT, Minidisc, VHS, Betamax, Video2000, Hi-8, Video8, MiniDV, ¾” U-matic, Betacam SP of digital Betacam;

• Oorspronkelijk dragernummer: als je audiovisuele archief en/of collectie(s) al geordend en genummerd zijn, kan je aan elke drager een nummer toekennen. Dit helpt om de drager nadien makkelijker te identificeren;
• Standplaats drager: de plaats waar je de drager bewaart. Als er geen plaatsingsnummer beschikbaar is, is de informatie over de fysieke locatie belangrijk om het stuk te kunnen terugvinden.

Inhoudelijke kenmerken

• Titel: in het titelveld beschrijf je kort wat je weet over de inhoud van de drager (d.i. het werk). Mogelijk is dat niet meer dan het opschrift op een etiket. Neem de beschrijvingen steeds exact over zoals je ze aantreft, zelfs als je niet meteen weet wat iets betekent (bv. onbeduidende afkortingen). Misschien krijgt de notitie terug betekenis wanneer je het materiaal kan bekijken of beluisteren, of kan iemand anders later op basis van de beschrijving opheldering brengen. Als er meerdere titels op het etiket staan, scheid deze door een punt-komma (“;”). Indien de titel onbekend is, vul je “Onbekend” in;
• Gerelateerde documenten in doos: als de verpakking van de drager ook losse (papieren) documenten bevat, vul "1" in voor ja, en "0" voor neen;
• Bewaard bij een andere organisatie: als je vermoedt dat het werk op de drager door een andere organisatie gepreserveerd wordt, vul een "1" in voor ja, een "0" voor neen;
• Preserveringsorganisatie: indien je weet dat het werk op de drager door een andere organisatie gepreserveerd wordt, vul dan de naam van die organisatie in.

Technische kenmerken

• Merk: het merk van de drager;
• Datum: de datum van opname op de drager. Hoewel het vreemd lijkt om de datum te beschouwen als deel van de technische beschrijving, kan het in combinatie met het formaat en het merk belangrijke informatie bevatten voor latere digitalisering. Wanneer je niet kan achterhalen wanneer de inhoud (het werk) op de drager is gekopieerd, is de creatiedatum van de inhoud vaak een goed richtinggevend alternatief. Gebruik steeds dezelfde manier om een datum te noteren, bij voorkeur jjjj-mm-dd (jaar, maand, dag). Wanneer je enkel het jaar kan terugvinden, noteer je bijvoorbeeld “1998-xx-xx”;
• Duur: de totale duurtijd van de drager. Het is raadzaam om steeds de totale speelduur van de drager te noteren en niet de duur van de inhoud. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het opschrift vermeldt dat een lezing die werd opgenomen 30 minuten duurde, maar dat er voordien nog 15 minuten lege ruimte op de drager staat of dat de opname al was gestart toen het publiek nog binnenkwam. Het is zelfs mogelijk dat er na de opname een relevante opname volgt van een andere activiteit die niet staat vermeld op het opschrift. Wanneer je slechts de eerste 30 minuten zou digitaliseren, heb je dus een deel van de inhoud gemist. Gebruik steeds dezelfde manier om de duur te noteren, bij voorkeur uu:mm:ss (aantal uren:aantal minuten:aantal seconden). Een drager met een speelduur van anderhalf uur noteer je dus als “1:30:00”;
• Deterioratiefenomenen: audiovisuele dragers vergaan, soms zelfs sneller dan papieren documenten. Noteer tekenen van verval zo veel mogelijk, want deze bepalen de prioriteit waarmee een stuk gedigitaliseerd moet worden. Veelvoorkomende problemen zijn schimmelvorming, barsten, scheuren, een azijngeur of de aanwezigheid van wit poeder op magnetische video- en audiotapes (dit zijn de eerste sporen van het zogenaamde “stick shed”-syndroom, de ontbinding van de bindlaag van deze tapes). Als er geen sprake lijkt te zijn van deterioratie, noteer dan “Geen”;
• Opnamesnelheid: voor ¼” audiotape noteer je de snelheid waarmee de tape is opgenomen, in cm/s. Vb.: 2,38 cm/s, 4,76 cm/s, 9,53 cm/s, 19,05 cm/s, 38,1 cm/s, 76,2 cm/s, enzovoort;
• Kern/spoel: voor ¼” audiotape duid je aan of de tape op een kern of op een spoel is gewonden;
• Ruisonderdrukking: voor audiocassettes noteer je het type ruisonderdrukking dat gebruikt wordt. Vb.: Dolby A, Dolby, B, Dolby C of Dolby S;
• IEC type: voor audiocassettes noteer je het type IEC. Vb.: EIC type I, II, III of IV.

Auteurs : Nastasia Vanderperren (meemoo), Rony Vissers (meemoo), Bart Magnus (meemoo), Florian Daemen (AMVB)