Dresser un inventaire avec des descriptions au niveau des séries (scénario 2)
La manière la plus complète d'accéder à vos archives est de dresser un inventaire au niveau des séries. Celui-ci permet un accès relativement détaillé à vos archives, mais nécessite beaucoup de temps pour être compilé.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'un inventaire au niveau des séries ;
- Est-il nécessaire de dresser un inventaire au niveau des séries pour vos archives ;
- Comment dresser un inventaire au niveau des séries ;
- Quels sont les avantages et les inconvénients d'un inventaire au niveau des séries.
Dans cet outil, nous décrivons comment créer un inventaire pour vos archives. Un inventaire est un outil permettant de rendre vos archives accessibles. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser pour cela, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.
Dans ce texte, nous examinons de plus près la création d'un inventaire au niveau des séries.
Aperçu
Un inventaire est un aperçu du contenu des archives selon un ordre particulier. Tous les documents ou objets sont décrits selon cette structure de classement. Contrairement à la liste de classement, les archives sont décrites dans l'ordre où elles se trouvent dans les étagères.
Un inventaire au niveau des séries regroupe, en séries, tous les objets ou pièces qui sont similaires ou qui sont créés à partir de la même fonction, afin de les décrire de cette manière. Les fichiers de production, par exemple, sont regroupés dans une série et considérés comme un tout.
Avantages :
- Grâce au classement, les documents et les objets sont très faciles à trouver.
- Le contexte des documents peut être déduit de la structure du classement, qui complète très bien la description des documents.
- De nouveaux documents peuvent facilement être ajoutés à un inventaire ordonné, sans perturber le reste de ce dernier.
- Lorsque les archives sont physiquement réorganisées ou déplacées, il n'est pas nécessaire de modifier l'inventaire.
Inconvénients :
- La création d'un inventaire prend du temps.
- Quelqu'un doit ensuite assurer le suivi pour veiller à ce que les ajouts à l'inventaire soient effectués au bon endroit.
La réalisation d'un inventaire est déjà un travail important et spécialisé dans le secteur du patrimoine. Si vous envisagez de dresser un inventaire, contactez l'un des partenaires de TRACKS pour obtenir des conseils.
Werkwijze
Er zijn twee mogelijke trajecten die gevolgd kunnen worden.
Optie 1: Je archief is geordend, maar nog niet beschreven
Als je archief fysiek al geordend is (alle bij elkaar horende stukken of objecten staan bij elkaar), hoef je enkel nog de reeksen te beschrijven.
Stap 1. Leg de structuur van het archief vast in de vorm van een archiefschema. Dit is een soort inhoudstafel. Je krijgt zo een overzicht van alle afdelingen en onderafdelingen die je voor je eigen archief hebt vastgelegd. Voor het digitale archief kan je een afdruk of overzicht maken van de mappenstructuur.
Stap 2. Maak voor elke reeks of deelverzameling een beschrijving met de onderstaande onderdelen:
- Inventarisnummer of doosnummer
- Redactionele vorm
- Inhoudelijke beschrijving van de stukken. Wees hierin beknopt maar probeer toch voldoende informatie te geven over de inhoud.
- Datering van de reeks: begin- en einddatum
- Omvang van de reeks: hoeveel mappen, dozen of dossiers?
- Vindplaats: waar wordt het bewaard?
Deze tabel geeft aan wat er met elk onderdeel bedoeld wordt, met als verschil dat je alles enkel op reeksniveau beschrijft. De vindplaats van de stukken is af te leiden uit de inventaris- of doosnummers.
Optie 2: Je archief is beschreven, maar nog niet geordend
In de meeste gevallen zal je archief nog niet geordend zijn, maar is er (van een deel) wel een beschrijving beschikbaar, doorgaans in de vorm van een plaatsingslijst. Door in deze lijsten een ordening aan te brengen, kan een plaatsingslijst makkelijk worden omgezet naar een volwaardige inventaris.
Stap 1. Maak een ordeningsplan of mappenstructuur voor je archief. Je kan hiervoor vertrekken vanuit de plaatsbeschrijving. Bekijk onze tool Maak een ordeningsplan/mappenstructuur voor het uitwerken van een goede structuur.
Stap 2. Verdeel de beschrijvingen over de afdelingen en onderafdelingen van de ordeningsstructuur. Breng ze hierbij zoveel mogelijk onder in coherente reeksen. Dit zal natuurlijk niet voor alle stukken en objecten lukken. Beschouw deze stukken als reeksen met één onderdeel.
Wanneer je de beschrijvingen bij de ordeningsstructuur onderbrengt, zal je merken dat de fysieke ordening van de stukken in de dozen afwijkt van de ‘intellectuele ordening’ die je in de inventaris zal hanteren. De dozen hebben immers een doorlopende nummering (1,2,3,...), terwijl in de inventaris de nummers elkaar niet per se opvolgen. De reflex in deze situatie is om het archief te willen hernummeren. Dit wordt om verschillende redenen sterk afgeraden:
- Via de inventaris kan je alle archiefdozen vlot terugvinden en maakt het niet uit dat dossiers uit dezelfde reeks fysiek niet naast elkaar staan. De inventarisnummers fungeren in feite als plaatsingscodes en vormen de verbinding tussen de abstracte beschrijving in de inventaris en het fysieke stuk. Een hernummering biedt hiervoor helemaal geen meerwaarde.
- Hernummeren is tijdrovend.
- De kans op het maken van fouten is groot.
- Bij elke aanvulling op het archief moet je alles opnieuw hernummeren. Het is dus niet alleen nutteloos, maar ook onbegonnen werk.
Stap 3. Indien nodig, kunnen de bestaande beschrijvingen nog worden aangepast of uitgebreid. De beschrijvingen in een plaatsingslijst zijn meestal te summier om rechtstreeks over te nemen in een inventaris. Maak van het moment gebruik om ze beter te maken.