Dresser un inventaire avec des descriptions au niveau des pièces (scénario 3)
La manière la plus exhaustive d'accéder à vos archives est de dresser un inventaire au niveau des pièces. Cette méthode offre un accès très détaillé à vos archives, mais c'est aussi celle qui prend le plus de temps à appliquer.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'un inventaire au niveau des pièces ;
- Quelle est la différence avec un inventaire au niveau des séries ;
- Est-il nécessaire de dresser un inventaire au niveau des pièces pour vos archives ;
- Comment dresser un inventaire au niveau des pièces ;
- Quels sont les enregistrements qui se prêtent bien à une description au niveau des pièces.
Dans cet outil, nous décrivons comment créer un inventaire pour vos archives. Un inventaire est un outil permettant de rendre vos archives accessibles. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.
Dans ce texte, nous examinons de plus près la création d'un inventaire au niveau des pièces.
Aperçu
Un inventaire avec des descriptions au niveau des pièces est la suite logique d'un inventaire au niveau des séries : au lieu de séries, vous décrivez maintenant les pièces ou objets individuels de vos archives ou collection(s). Un inventaire au niveau des pièces est donc une version plus détaillée de l'inventaire au niveau des séries et vous permet de rechercher des pièces et des objets individuels.
Cependant, sa compilation requiert plus de travail. Une description au niveau des pièces n'a donc pas la même utilité pour toutes les parties de vos archives et collections. Pour des séries homogènes de documents successifs, tels que les rapports du conseil d'administration, une description au niveau des pièces offre peu de valeur ajoutée par rapport à une description au niveau des séries. Néanmoins, pour certains types de documents et d'objets, il existe de bons arguments en faveur d'une description au niveau des pièces :
- Les documents d'archives que vous souhaitez numériser devront toujours être décrits au niveau des pièces.
- Une description au niveau des pièces facilite la recherche de documents et d'objets individuels, ce qui est particulièrement avantageux pour les objets importants ou précieux. Les livres de la bibliothèque, les partitions ou les costumes, par exemple, sont toujours décrits individuellement.
- Si vous souhaitez rendre vos archives ou collections accessibles à un large public par le biais d'une exposition, d'une publication ou d'une banque de données en ligne, un inventaire détaillé au niveau des pièces est une première étape importante.
Un inventaire au niveau des pièces est établi de la même manière qu'un inventaire au niveau des séries. La différence est qu'au lieu de séries, vous décrivez des documents et des objets individuels. La décision de passer à la description au niveau des pièces dépend finalement beaucoup du type de document. Chaque type a ses propres aspects et méthodes.
Archives papier
Pour décrire des archives papier au niveau des pièces, listez les éléments de base suivants pour chaque article :
- Numéro ou code d'inventaire
- Forme éditoriale
- Description du contenu
- Date de la pièce
- Volume
- Emplacement/numéro d'emplacement
- État de la pièce
Si vous décrivez les pièces papier pour un projet de numérisation, notez également les éléments suivants :
- Dimensions
- Numérisation
- Contrôle de la numérisation
Ce tableau (en néerlandais) explique en détail ce que signifie les éléments ci-dessus. Voici un modèle pratique pour décrire vos archives papier au niveau des pièces.
Même si vous décrivez au niveau des pièces, vous constaterez que de nombreux enregistrements ou objets sont très similaires. Pour plus de clarté, ces pièces peuvent encore être regroupées en séries.
Archives photos et audiovisuelles
Contrairement aux documents écrits, les images ne parlent presque jamais d'elles-mêmes. Une bonne description est essentielle pour pouvoir replacer le matériel audiovisuel dans son contexte par la suite. De cette manière, le sens et le message d'une image (en mouvement) peuvent être préservés.
Les photos constituent un matériel intéressant à utiliser, par exemple, dans des publications ou des expositions. Une bonne description pièce par pièce permet de trouver la bonne photo. Toutefois, la description complète de grandes collections de photos au niveau des pièces peut prendre beaucoup de temps, il ne faut donc surtout pas la sous-estimer. Il arrive souvent que toute une série de photos soit tirée d'un même événement. Dans ce cas, plusieurs photos peuvent partager une description.
En ce qui concerne les supports d'images ou de sons en mouvement, le problème supplémentaire est que ce matériel est "aveugle" en termes d'archives : le contenu n'est pas immédiatement perceptible et vous avez besoin d'un appareil spécifique pour le lire. Pensez, par exemple, aux cassettes VHS, que vous ne pouvez pas lire sans magnétoscope. Pour les supports plus anciens, il est très difficile de se procurer un appareil approprié pour les lire. La numérisation est souvent la seule option pour se procurer le contenu. Pour savoir exactement ce que vous avez sur les supports audiovisuels, une description au niveau des pièces est cruciale. Consultez ces plans de métadonnées (en néerlandais) de SEPIADES pour les archives photographiques et consultez l'outil Identification et description de matériel audiovisuel pour l'inventaire des images en mouvement.
Pers- en promotiearchief
Ook de verantwoordelijke voor pers en communicatie heeft baat bij een beschrijving op stukniveau van het pers- en promotiearchief. Dat kan handig zijn om bijvoorbeeld programmabrochures van hernemingen op te stellen of om een overzicht te hebben van media-aandacht. Deze metadataschema's geven aan welke elementen je het best invult bij het registreren van je pers- en promotiearchief op stukniveau.
Grote objecten/artefacten
Grote objecten zoals kostuums, decorstukken, rekwisieten, instrumenten, maquettes en poppen lenen zich zeer goed tot een stuksgewijze beschrijving. Hier zijn een aantal argumenten voor:
- Het bewaren van grote documenten vraagt om een grote depot- of bewaarruimte. Wanneer je die niet voorhanden hebt, kan je overwegen om de gebruikte objecten niet te bewaren en ze te herbestemmen of vernietigen. Het is dan van belang dat de documenten gedocumenteerd worden zodat duidelijk is dat ze ooit deel hebben uitgemaakt van je archief of collectie. Een stuksgewijze beschrijving is nodig om deze informatie te koppelen aan de inventaris.
- Je krijgt een overzicht van alle objecten die je momenteel bewaart. Als je beschikt over een goede beschrijving (eventueel met foto’s), hoeft het object zelf minder fysiek geraadpleegd te worden en is er minder kans op beschadiging.
- Een inventaris op stukniveau is een belangrijke voorwaarde om je collectie te kunnen waarderen en een onderscheid te maken tussen de meer en minder waardevolle objecten.
- De inventaris is een interessant hulpmiddel om bij te houden welke objecten op korte en lange termijn restauratiewerken vereisen.
- Een inventaris komt goed van pas bij de zoektocht naar een geschikte bewaarplaats.
- Het beschrijven van de objecten levert mogelijk zelfs nieuwe inspiratie op voor een nieuwe productie of evenement.