Dresser une liste d'emplacements (scénario 1)
L'accès à vos archives par l'intermédiaire d'une liste de diffusion est un moyen peu contraignant. C'est le moyen le plus simple d'accéder à vos archives, mais il présente aussi des inconvénients.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'une liste d'emplacements ?
- Quand se servir d'une liste d'emplacements ?
- Comment élaborer une liste d'emplacements ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients d'une liste d'emplacements ?
Dans cet outil, nous décrivons comment créer une liste d'emplacements pour vos archives. Une liste d'emplacement est un outil permettant de rendre vos archives accessibles. Pour plus d'informations sur les accès aux archives et les différents outils que vous pouvez utiliser pour cela, veuillez consulter l'outil Créer un accès aux archives et les décrire.
Qu'est-ce qu'une liste d'emplacements ?
Une liste d'emplacements donne un aperçu de tous les emballages des archives (par boîte ou dossier) dans l'ordre dans lequel ils sont physiquement disposés. Pour chaque boîte ou dossier, une brève description indique les éléments contenus dans la boîte et leur emplacement dans la/les zone(s) de conservation. Une liste d'emplacements n'est pas basée sur un classement particulier, mais fournit simplement des descriptions sommaires des boîtes telles qu'elles sont physiquement disposées dans l'étagère. En d'autres termes, elle documente la situation telle qu'elle est.
Avantages :
- La liste d'emplacements est le plus simple et le plus rapide des quatre types d'accès.
- Le classement de la liste correspond à la disposition physique des boîtes.
Inconvénients :
- L'absence de classement du contenu rend souvent difficile la recherche d'éléments spécifiques dans la liste.
- Vous n'obtenez pas un aperçu structuré de vos archives ou collection(s).
- Le contexte des pièces et des objets ne peut pas être déduit de la structure de la liste.
- Les descriptions trop brèves empêchent souvent de savoir de quelles pièces ou de quels objets il s'agit.
- Lorsque des parties des archives ou collection(s) sont déplacées ou réorganisées, la liste n'est plus correcte.
Een plaatsingslijst wordt het best gebruikt wanneer een archief snel in kaart moet worden gebracht en er geen tijd is om een meer gedetailleerde toegang samen te stellen. Plaatsingslijsten worden vaak opgesteld als voorbereiding op een verhuis of overdracht naar een archiefinstelling. Een plaatsingslijst is een goede hulp om bij te houden waar elk archiefstuk of object fysiek staat, maar door het gebrek aan een interne ordening is het eigenlijk niet geschikt om gebruikt te worden als een volwaardige inventaris van je archief of collectie(s). Een plaatsingslijst is doorgaans een ‘noodoplossing’ bij gebrek aan beter. In afwachting van en als voorbereiding op een volwaardige inventaris kan het wel dienen als voorlopige toegang.
Bij heel kleine archieven of collectie(s) is het gebrek aan een interne ordening bij plaatsingslijsten minder een probleem. Als je archief bestaat uit slechts een twintigtal dozen, is een plaatsingslijst vaak meer dan voldoende. Bij grotere archieven of collecties overweeg je het best om een meer uitgebreide toegang samen te stellen.
Werkwijze
Stap 1. Geef alle mappen en dozen in je archief een oplopend volgnummer. Noteer dit nummer ook duidelijk op de dozen.
Stap 2. Maak een plan van je bewaarruimte en geef elk rek/kast een uniek nummer. Eventueel ken je ook aan elk schap een eigen nummer toe. Zorg ervoor dat deze nummers een bepaalde logica volgen zodat je ze makkelijk kan terugvinden (vb. 24.5 is het vijfde schap in kast 24).
Stap 3. Noteer voor elke doos de volgende basiselementen:
- doosnummer (inventarisnummer);
- redactionele vorm;
- inhoud;
- datering;
- vindplaats of locatie in je bewaarruimte, gebruik hiervoor het rek- of schapnummer.
Deze tabel licht toe wat de bovenstaande elementen precies inhouden. Zorg ervoor dat de beschrijvingen in de lijst in dezelfde volgorde staan als de dozen in het rek.
Tip: je kan Excel of een equivalent programma gebruiken om de beschrijvingen te noteren. Investeren in een duur archiefbeschrijvingsprogramma is helemaal niet nodig. Dit sjabloon voor een plaatsingslijst, opgemaakt in Excel, kan in zijn eenvoud perfect dienen.