Nommer des dossiers et des fichiers
Pour trouver rapidement les bons documents, il est important que les dossiers, les documents et les fichiers soient correctement nommés. Vous éviterez ainsi de devoir lire chaque document pour savoir de quoi il s'agit.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Pourquoi donner de bons noms à des dossiers et fichiers ;
- À quoi vous devez faire attention lorsque vous donnez des noms ;
- Comment nommer au mieux les dossiers et fichiers numériques ;
- Quelle est la meilleure façon de renommer des dossiers et des fichiers numériques.
Une partie importante de la création d'un plan de classement consiste à attribuer des noms aux différents dossiers et fichiers. Il est important de bien nommer les archives papier et numériques. Vous trouverez ci-dessous quelques lignes directrices pour choisir des noms de dossiers et de fichiers appropriés.
Nommer des dossiers
Lors de l'élaboration de votre plan de classement, il est important de donner des noms clairs à tous les dossiers et sous-dossiers. Assurez-vous que tout le monde interprète ces noms de la même manière et qu'il n'y a pas de confusion ou de chevauchement possible. Il est conseillé de suivre les conventions de dénomination des modèles de plans de classement, mais ce n'est évidemment pas une obligation. Tant que les noms des niveaux de classement sont logiques, clairs et cohérents, vous êtes totalement libre de les déterminer vous-même.
En donnant à tous les niveaux de classement ou dossiers des noms clairs et uniques que tous les employés comprennent de la même manière, vous créez de l'ordre, vous avez un aperçu et vous trouvez les documents plus rapidement. Un nom de dossier clair facilite également la création de dossiers complets autour d'un sujet spécifique, ce qui améliore la collaboration avec vos collègues.
Évitez l'utilisation excessive d'abréviations. Celles-ci ne sont pas évidentes pour tout le monde et peuvent prêter à confusion. Les nouveaux collègues, en particulier, ont souvent du mal à se familiariser avec le système des abréviations. Si votre organisation souhaite utiliser des abréviations dans le plan de classement, il est conseillé de dresser une liste générale de toutes les abréviations utilisées et de la fournir à tous vos collègues.
Pour plus de clarté, il est recommandé d'utiliser une numérotation hiérarchique pour nommer les niveaux de classement. Grâce à ce système, vous pouvez très facilement retrouver certains dossiers dans le plan de classement et il est plus facile de communiquer à vos collègues l'emplacement d'un document particulier dans la structure des dossiers. Vous êtes libre de choisir votre propre système de numérotation.
Nommer des archives numériques
Dans le cas des archives numériques, des règles supplémentaires s'appliquent à la dénomination des dossiers et des fichiers eux-mêmes. Ces règles existent principalement pour des raisons techniques. Par exemple, l'utilisation de certains caractères dans la dénomination peut amener l'ordinateur à mal interpréter les noms et à effectuer une opération non sollicitée sur ceux-ci.
Pour nommer des dossiers numériques, suivez les règles suivantes :
- Utilisez uniquement les caractères suivants :
- Lettres a-z et A-Z
- Chiffres 0-9
- Underscore _ et tiret -
- N'utilisezjamais les caractères ci-dessous. L'ordinateur les interprétera comme des ordres d'exécution de certaines commandes ou les remplacera par d'autres caractères.
- Espaces
- Signes de ponctuation : !?.,;:()’
- Signes diacritiques : é à ù ç è
- Caractères spéciaux : /*%@|#§$
- Choisissez un nom significatif et unique : court mais puissant et compréhensible par tous.
- Limitez de préférence le nombre de niveaux de dossiers à 5 et au maximum à 8. Si vous allez plus loin, le Chemin vers le document devient trop long et vous courez le risque que l'ordinateur ne puisse pas trouver les dossiers ou lire les fichiers.
- Utilisez la même structure pour chaque nom de dossier. Évitez les dossiers au nom d'une personne ou intitulés "Varia".
N'écrivez par exemple pas “Photos de 2014”, mais plutôt “2014_Photos”.
Comme pour les archives papier, il est recommandé de commencer chaque nom de dossier par un numéro et/ou un chiffre. Un ordinateur voudra généralement organiser les dossiers par ordre numérique. De cette façon, vous gardez l’ordre logique que vous avez donné aux dossiers. Vous pouvez également créer une hiérarchie via une numérotation pour limiter le nombre de niveaux.
Veuillez noter qu’un ordinateur placera les dossiers commençant par les numéros 10 à 19 entre 1 et 2. Combinez donc les chiffres avec des lettres ou remplissez les cases "vides" (01, 02, 09, 10, 11).
Nommer des fichiers
En donnant aux fichiers numériques des noms clairs et reconnaissables, vous trouverez plus rapidement le fichier que vous cherchez sans avoir à ouvrir tous les documents un par un. Une structure fixe dans vos noms de fichiers garantit également que votre ordinateur peut organiser les fichiers par ordre alphabétique ou chronologique.
Voor bestanden gelden dezelfde regels en basisprincipes als bij de naamgeving van je mappen (gebruik enkel a-z, A-Z, 0-9, _ en -; gebruik geen !?.,;:() é à ù ç è /*%@|#§$).
Bestandsnamen moeten kort maar krachtig zijn en volgen best een vaste structuur die je in overleg met je collega’s vastlegt. Wat er in de bestandsnaam staat, is deels afhankelijk van de inhoud van het document. De bestandsnaam kan de volgende onderdelen bevatten:
- Type document: verslag, agenda, onkostennota, subsidiedossier, etc. Hier kunnen eventueel afgesproken afkortingen voor gebruikt worden, maar zorg er dan wel voor dat deze afkortingen in een centrale lijst worden toegelicht.
- Auteur: wanneer verschillende auteurs aan dezelfde versie van een document werken, of wanneer er auteursrechten op rusten (zoals bv. foto’s), kan het lonen om de namen in de titel op te nemen. Je kan intern afspreken om hier bijvoorbeeld de initialen voor te gebruiken.
- Afzender en/of geadresseerde: bij e-mailberichten worden deze best in de titel opgenomen, eventueel als initialen.
- Projectnummer of klassementnummer: dit kan handig zijn bij reeksen die sowieso genummerd worden, zoals bestelbonnen. Door het nummer vooraan in de bestandsnaam te plaatsen, kan je ervoor zorgen dat de computer de bestanden automatisch in de juiste volgorde zet.
- Versiebepaling: maak steeds een onderscheid tussen verschillende versies of iteraties van dezelfde tekst, zodat je steeds op de meest recente versie verder werkt. Gebruik bij voorkeur afkortingen als: v0_1, v1, v1_1, v2.
- Datering: plaats steeds de datum van aanmaak van het document in de titel. De computer geeft in de verkenner immers enkel de datum van de laatste aanpassing, wat voor verwarring kan zorgen. Gebruikt steeds de structuur JJJJMMDD. Door de datering steeds vooraan in de bestandsnaam te zetten, kan je je digitale documenten makkelijk chronologisch ordenen.
Elke bestandsnaam wordt gevolgd door een punt en een extensie (vb.: .docx, .ppt, .jpeg). Deze worden automatisch door de computer ingevuld. In sommige besturingssystemen, zoals bijvoorbeeld Mac OS, wordt de extensie niet zichtbaar weergegeven maar zijn ze op de achtergrond wel aanwezig. Het is dus niet nodig om deze zelf toe te voegen. Verander nooit de extensie, want dan kan het bestand niet meer geopend worden.
Enkele voorbeelden van digitale bestandsnamen zijn:
- WorkshopDigitaleWeek.docx
- Presentatie_jaarverslag_20191130.pptx
- 20160817_Verslag_raad_van_bestuur.pdf
- 20070112_KL_OP_aankoop_materiaal.msg
Opgelet: De combinatie van het aantal niveaus (mappen in mappen) en de lengte van map- en bestandsnamen bepaalt de padlengte van een bestand. Systemen als Windows kunnen slechts een beperkt aantal tekens van dit pad lezen (vaak gaat het om een maximum van 255 tekens). Om pad-lengtes te controleren kan je gebruik maken van de eenvoudige tool Path Scanner (Windows).
Bestanden hernoemen
Wanneer je nieuwe regels introduceert voor de benoeming van mappen en bestanden, moet je natuurlijk de bestaande namen ook aanpassen. Ga hierbij bedachtzaam te werk. Volgende aandachtspunten zijn cruciaal voor een goed verloop van de herbenoemingen:
- Kopieer een map met verschillende soorten bestanden zodat je veilig kan experimenteren. Werk nooit in de originele mappenstructuur.
- Ga op zoek naar een geschikte procedure of werkwijze om bestanden binnen jouw organisatie te benoemen. Houd hierbij rekening met bovenvermelde principes.
- Test de richtlijnen uit op verschillende soorten documenten en binnen verschillende mappen; pas indien nodig je werkwijze aan.
- Stel een intern document op waarin je de werkwijze duidelijk uitlegt.
- Organiseer een informatiesessie voor je collega’s waarin je de principes eenvoudig en duidelijk uitlegt. Breng ook nieuwe medewerkers, stagiairs en vrijwilligers op de hoogte.
- Pas de interne afspraken aan indien er problemen naar boven komen.
Wil je een reeks (bv. afbeeldingen) in één keer herbenoemen? Hieronder vind je drie programma's waarmee je in bulk documenten en foto’s van een goede bestandsnaam kan voorzien:
Auteurs : Het Firmament, Sanne Van Bellingen, Florian Daemen (AMVB)