Une journée de nettoyage numérique ou trash day
Il est recommandé de régulièrement nettoyer le classement des archives numériques de votre organisation. Un moyen efficace d'y parvenir est d'organiser une journée de nettoyage numérique ou "trash day".
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Qu'est-ce qu'un trash day ;
- Pourquoi vous devriez organiser un trash day ;
- Comment vous pouvez organiser un trash day.
Qu'est-ce qu'un trash day ?
Un "trash day", ou journée de nettoyage numérique, est une journée au cours de laquelle vous et/ou tous les employés de votre organisation vous occupez exclusivement de rendre le classement des archives numériques ordonné et accessible.
(disponible en néerlandais)
Lors d'une journée de nettoyage numérique, vous pouvez entreprendre ces actions :
- rassembler les documents provenant de différents supports vers un emplacement central ;
- placer les documents à l'emplacement convenu dans votre classement numérique ;
- nettoyer vos archives numériques ;
- supprimer les documents dont le délai légal de conservation a expiré ;
- renommer les documents et dossiers selon les accords conclus ;
- convertir les fichiers en formats de fichiers durables.
Pourquoi organiser un trash day ?
- Vous créez de l'ordre et de l'espace sur votre serveur et/ou vos disques durs et dans le cloud, ce qui facilite la recherche des documents pour vous et les autres.
- En supprimant les documents inutiles, vous n'avez plus qu'à vous concentrer sur l'organisation des documents importants.
- Les documents et les fichiers qui doivent être regroupés le sont.
- En rassemblant les documents dans un emplacement central, vous disposez d'un aperçu des documents. Cela simplifie le stockage et la sauvegarde.
- Les documents conservés dans une structure centrale de dossiers peuvent être retrouvés par tous les employés. Les documents conservés dans un dossier personnel sont introuvables par vos collègues.
- Vous prenez conscience de tous les documents que vous créez.
- Un trash day commun peut donner lieu à une discussion mutuelle sur ce qu'il faut conserver et supprimer et sur la manière de l'organiser concrètement.
Quand organiser un trash day ?
Organisez des journées de nettoyage régulières (une ou deux fois par an). Plus souvent vous le ferez, moins cela vous prendra de temps à long terme. N'attendez pas que le besoin s'en fasse sentir pour ranger et n'achetez pas d'espace de rangement supplémentaire pour éviter de ranger. Vous ne feriez ainsi que repousser le rangement.
Désignez un responsable qui vérifie régulièrement la structure des dossiers. Cette personne peut déterminer si une journée de nettoyage est nécessaire et si la structure et l'organisation des dossiers sont encore adéquates. En fonction des objectifs que vous vous êtes fixés, certaines actions devraient déjà être mises en place.
Quelques exemples : Les fichiers numériques peuvent être conservés à différents endroits et sont donc facilement dispersés : sur un disque dur externe, dans votre boîte de réception, sur une clé USB, sur un CD ou un DVD, ou dans des emplacements virtuels tels que Dropbox et Google Docs, etc.
Au trash day, vous pouvez vous attaquer à la répartition de vos documents et tout rassembler dans une structure de dossiers commune. Si tel est votre objectif pour le trash day, vous avez déjà :
- un emplacement central sur lequel rassembler les documents numériques ;
- identifié et cartographié tous les supports contenant des documents ;
- une structure de dossiers logique (et commune) basée sur le fonctionnement de votre organisation.
Si vous souhaitez renommer vos fichiers et dossiers, vous avez déjà :
- convenu de la manière de nommer les fichiers et dossiers.
Si vous souhaitez supprimer des fichiers inutiles, vous avez déjà :
- un aperçu des délais légaux de conservation ;
- déterminé ce que vous conservez et ce que vous ne conservez pas.
Comment organiser un trash day ?
Préparation
Une bonne préparation garantit la réussite du trash day. Quelques conseils pour correctement l'organiser :
Désigner un responsable pour tout gérer et garder un aperçu.
Convenez d'un jour où tous les employés peuvent être présents et où les activités quotidiennes peuvent être interrompues autant que possible afin que tout le monde puisse se concentrer sur le nettoyage.
Maak een actieplan waarin alle doelstellingen voor de trash day worden opgenomen. Zorg dat de doelstellingen duidelijk zijn en geef concrete richtlijnen over de uitvoering van de trash day. Bepaal de doelstelling aan de hand van concrete noden binnen de organisatie (bv. overvolle mailboxen, fouten in het digitaal klassement, documenten die verspreid zijn over verschillende dragers, …). Voor een overzicht van mogelijke doelstellingen, zie bovenaan deze pagina. Deel het actieplan voor aanvang van de trash day met alle collega’s.
Identificeer samen met je collega’s alle locaties waar digitale documenten bewaard worden en die jullie dus moeten aanpakken. Denk aan externe dragers (usb-sticks, cd’s, dvd’s, externe harde schijven, thuiscomputers, etc.), je persoonlijke schijfruimte (bureaublad en harde schijf van de computer) en virtuele locaties (mailprogramma, Google Docs, Dropbox, etc.). Maak een lijst van alle mappen in het klassement en van alle digitale dragers, en laat je collega’s aangeven voor welke mappen ze verantwoordelijk zijn. Met een eenvoudige tool (Windows) kan je je mappenstructuur kopiëren en exporteren naar een Excel-bestand. In dit bestand kunnen alle medewerkers hun naam plaatsen bij de mappen waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
Maak een back-up (veiligheidskopie) van het digitale archief zodat er niets verloren gaat bij het verplaatsen, verwijderen of hernoemen van documenten. Plan de back-up in op de dag voor de trash day.
Het uitvoeren van de trash day
Start iedere trash day met een briefing zodat alle collega’s weten wat ze precies moeten doen. Gebruik het actieplan als leidraad. Laat iedere medewerker beginnen met de mappen en documenten waar hij/zij verantwoordelijk voor is. Daarna kunnen de mappen die geen verantwoordelijke hebben, aangepakt worden of kunnen collega’s die voor veel mappen verantwoordelijk zijn, geholpen worden.
Als het actieplan helder is opgemaakt, is iedereen in principe goed op de hoogte van wat hij/zij moet doen. Zorg wel voor een aanspreekpunt doorheen de dag om vragen te beantwoorden of, indien niet meteen een antwoord klaar, te bundelen om later op te lossen.
Na afloop
Na de trash day volgt er een evaluatie en worden alle acties en uitgevoerde taken gedocumenteerd:
Zit samen met alle medewerkers en evalueer hoe iedereen de trash day ervaren heeft en waar eventueel knelpunten waren;
Maak een nieuw plan van aanpak indien niet alle taken uitgevoerd werden;
Controleer de mappenstructuur en bekijk wat de resultaten zijn;
Bewaar de back-up die gemaakt werd in functie van deze opruimdag zodat verwijderde bestanden teruggeplaatst kunnen worden indien nodig;
Documenteer alle uitgevoerde acties en hun resultaten zodat er een overzicht is van alle acties, de knelpunten, eventuele oplossingen en documenten die verwijderd werden tijdens de trash day;
Autrices : Nastasia Vanderperren (meemoo) et Eline De Lepeleire (Letterenhuis)