Formats de fichier recommandés pour que vos archives numériques restent lisibles

Pour que vos archives numériques restent lisibles à long terme, il est important de stocker vos fichiers dans un format durable. En effet, certains formats de fichiers peuvent, avec le temps, rendre vos documents illisibles.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Qu'est-ce que l'obsolescence numérique et comment l'éviter ;
• Qu'est-ce qu'un format de fichier ;
• Pourquoi vous devriez utiliser un format de fichier durable pour vos documents numériques ;
• Quels sont les formats de fichier qui conviennent en tant que format durable.

Vos archives numériques ont de bons back-ups. Ou tout est dans le cloud ? Bien, vous avez encore tous vos fichiers numériques. Pourrez-vous encore les ouvrir ? Nous espérons que votre affiche peut également être trouvée dans un format différent de ce fichier PageMaker de 1994, pour lequel il n'y a plus de logiciel disponible. Vous l'aurez compris, une archive numérique ne se préserve pas toute seule.

Le problème de l'obsolescence numérique

L'obsolescence numérique se produit lorsqu'un fichier est si ancien que le logiciel permettant de l'ouvrir n'est plus disponible, à moins que vous ne procédiez à un travail d'archéologie numérique (qui demande beaucoup de temps). Même si le logiciel existe toujours, il y a de fortes chances que des versions plus récentes du logiciel affichent différemment les anciennes versions de fichiers.

La durabilité d'un logiciel est déterminée par :

• Le degré de rétrocompatibilité : dans quelle mesure une nouvelle version du logiciel peut-elle encore lire des versions antérieures de fichiers ?
• La complexité du logiciel : plus le logiciel est complexe, plus il est difficile de garantir la rétrocompatibilité.
• Sa distribution sur le marché ou dans la communauté : un marché important garantit qu'il y a plus de logiciels pour lire les fichiers.
• Sa documentation ouverte : si son code source est consultable, les programmeurs peuvent continuer à développer des logiciels pour lire le format de fichier. En utilisant des formats de fichiers ouverts, vous réduisez le risque de devenir dépendant de certaines technologies ou de certains fournisseurs.

Le format de fichier définit la manière dont les informations contenues dans un fichier informatique sont codées. Il est souvent indiqué par une extension dans le nom du fichier. Un codec est un logiciel ou un matériel qui permet d'encoder et de décoder des données, ou de les compresser et de les décompresser. Pour obtenir un aperçu des formats de fichiers présents dans vos archives numériques, vous pouvez utiliser DROID.

Les autres menaces

Pour les fichiers image et vidéo, la compression peut éventuellement devenir un problème. Par exemple, les photos sont massivement stockées en JPEG alors que ce format fonctionne avec un algorithme de compression intensif. Vous ne pouvez pas le voir à l'œil nu, mais cela pose des problèmes lorsque vous migrez la photo vers un nouveau format. Vous le faites par exemple lorsque vous importez la photo dans un logiciel de traitement d'images tel que Photoshop.

Gardez également à l'esprit le problème des fichiers qui se réfèrent les uns aux autres. Par exemple, un fichier InDesign ne contient pas les images, mais renvoie à des images situées ailleurs sur votre disque. Lorsque les fichiers sont déplacés, la connexion est perdue.

Comment choisir le bon format de fichier ?

Le maintien de la lisibilité des archives numériques consiste essentiellement en une migration continue des anciens fichiers vers les formats de fichiers actuels (ce que nous appelons une "stratégie de migration"), ou en la copie ou émulation d'un ancien environnement informatique sur l'environnement informatique actuel, de sorte que les anciens logiciels puissent encore fonctionner (ce que nous appelons une "stratégie d'émulation").

Ces deux stratégies sont très complexes à long terme et sont souvent l'affaire de spécialistes. En tant qu'artiste ou organisation artistique, il est préférable de se concentrer d'abord sur le choix d'un format de fichier ouvert et bien documenté lors de la création de votre document. C'est la meilleure garantie pour que vos archives numériques restent lisibles à long terme. Vous pouvez également miser sur plusieurs chevaux en sauvegardant également des images ou des PDF de modèles 3D complexes, par exemple. Deuxièmement, vous pouvez vérifier s'il existe des fichiers potentiellement "en danger" parmi le matériel numérique existant. Si c'est le cas, n'hésitez pas à contacter l'un des partenaires du réseau TRACKS pour obtenir des conseils plus personnalisés.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de conseils par type de fichier.

Documents de traitement de texte

Exemples : DOC, DOCX, ODT, TXT, RTF

Il est préférable d'enregistrer les documents de traitement de texte en format ODT ou, lorsque le document ne doit plus être modifié, en format PDF. Depuis Word, il est facile d'enregistrer des fichiers en ODT ou en PDF. Dans ce dernier cas, ne choisissez pas la fonction "print-to-pdf". Elle est de moins bonne qualité que la fonction "publier" ou "exporter". De même, choisissez toujours le profil d'archivage PDF : PDF/A. Ce profil d'archivage peut être choisi dans Word dans les paramètres de stockage des fichiers PDF. L'enregistrement des fichiers dans la dernière version de Word (fichiers DOCX) dans le format d'origine n'est pas une solution idéale, bien que les risques soient actuellement très faibles.

ODT

ODT (Open Document Text) est la variante open source de DOC et DOCX. Il s'agit d'un format ouvert pour le texte formaté et il est donc préférable.

PDF

Les fichiers PDF peuvent (à moyen terme) être simplement conservés au format PDF. Dans la mesure du possible, veillez à ce que tout PDF créé au sein du bureau soit sauvegardé dans un profil d'archivage PDF (de préférence PDF/A ou, dans le cas des plans de construction, PDF/E).

Images matricielles

Exemples : TIFF, JPEG, GIF, PNG, PSD, BMP

Une image matricielle ou bitmap est une image sous forme numérique, où la couleur de chaque pixel est enregistrée. L'inconvénient d'une image matricielle est que, lorsqu'elle est agrandie, les pixels individuels deviennent visibles. Pour éditer les images matricielles, il existe des programmes bitmap. L'homologue d'une image matricielle est l'image vectorielle.

Un exemple d'image matricielle est une prise de vue avec un appareil photo numérique qui enregistre l'image avec une puce d'image, qui contient une grille de pixels.

TIFF

En général, le format TIFF est recommandé comme format de stockage durable pour les images matricielles. Il est préférable de ne pas compresser les images. En effet, l'utilisation de la compression (lossy) entraîne une perte de qualité lors de l'édition de l'image. Par conséquent, veillez à ce que les photographies ayant une valeur artistique, utilisées pour la communication et la présentation, soient livrées et sauvegardées dans un format TIFF non compressé.

Il existe plusieurs profils TIFF. Le profil de base non compressé IBM TIFF v6.0 est considéré comme le plus durable. Veillez à utiliser un profil RGB comme espace colorimétrique, si possible AdobeRGB ou ecirgb-v2. Il est également préférable de donner aux fichiers Photoshop un équivalent au format TIFF, mais de conserver le fichier original avec les informations sur les couches si vous souhaitez le modifier ultérieurement.

JPEG

Pour les photos prises pour documenter un spectacle ou un événement public, il n'y a aucun problème à utiliser le format JPEG. N'utilisez pas de formats exotiques ou obsolètes, tels que BMP (Bitmap).

PNG

PNG est un format d'image ouvert qui utilise la compression sans perte (aucune information sur l'image n'est perdue). Le PNG est utilisé pour les publications et les présentations en ligne de haute qualité ou pour les logos et les graphiques.

Images vectorielles en 2D

Exemples : AI, SVG, EPS

Une image vectorielle est une représentation graphique composée d'objets géométriques simples, tels que des points, des lignes, des courbes, des polygones, etc. Les formes complexes sont créées par des combinaisons de ces formes de base. L'image est décrite par les formules des objets. Par conséquent, contrairement à une image matricielle ou bitmap, où chaque pixel de la toile numérique est coloré séparément, les images vectorielles peuvent être agrandies à n'importe quelle taille sans perte de qualité. La résolution pour l'échelle choisie est alors fixe, ce qui rend l'image floue ou en bloc lorsqu'elle est agrandie.

Par exemple, la description d'une image vectorielle peut indiquer qu'un cercle d'une certaine couleur et d'une certaine taille doit être dessiné au-dessus d'un texte. La taille absolue du texte et du cercle ne sera pas fixée, seule la relation entre eux le sera. Grâce à cette flexibilité, les images vectorielles peuvent être affichées à n'importe quelle taille tout en conservant la même résolution (la densité de l'information).

SVG

En général, le format SVG est recommandé comme format de fichier durable pour les dessins vectoriels. Par conséquent, il convient de toujours fournir un équivalent SVG des images vectorielles finales.

Fichiers texte

Exemple : TXT

Les fichiers texte peuvent simplement être enregistrés en tant que fichiers texte. Notez que le texte peut être codé de différentes manières (ex. ANSI, ASCII et UTF-8). Dans la mesure du possible, essayez de vous assurer que les fichiers texte sont encodés en UTF-8.

Fichiers de présentation

Exemples : PPT, PPTX

Ces fichiers peuvent être conservés dans leur format d'origine à moyen terme. Le format PDF est un format plus durable, c'est pourquoi il convient de migrer les présentations terminées vers ce format. Le format PPT, quant à lui, est dépassé. Veillez donc à ce que les fichiers PPT aient également un équivalent en PPTX ou PDF. Choisissez PDF/A.

Spreadsheets feuilles de calcul

Exemples : XLS, XLSX, ODS

Il n'existe pas de solution définitive au sein de la communauté des archivistes pour les spreadsheets. XLSX et ODS sont toutefois considérés comme suffisamment durables. XLS est obsolète. Il est recommandé d'identifier les feuilles de calcul XLS importantes dans les archives et de créer un équivalent en ODS et XLSX.

Fichiers vidéo

Exemples : AVI, FLV, MOV, MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4, SWF, WMV

La conservation durable des vidéos est une affaire de spécialistes. Toutefois, lorsque vous commandez des vidéos, vous pouvez exiger des fournisseurs qu'ils livrent leurs vidéos dans des formats durables. MKV est, en principe, le format le plus durable pour le stockage de vidéos. MXF, AVI et MOV sont également des formats durables. Les formats de fichiers audio et vidéo ne sont que des conteneurs pour les flux vidéo et audio. Il est également important de déterminer comment la vidéo et l'audio doivent être encodés. Dans le secteur des archives et du patrimoine, le codage FFV1 est couramment choisi. Pour les flux audio, il est recommandé de les encoder en LPCM. Veillez à ce que le format de fichier et les flux vidéo et audio ne soient pas compressés. Cela conduit souvent à des fichiers volumineux (pour FFV1 : 45-50 Go par heure de vidéo !!!), donc appliquez-le surtout aux vidéos de valeur, dans lesquelles beaucoup d'argent a été investi.

Des normes de qualité inférieures peuvent être observées pour des vidéos moins importantes. Par exemple, les codecs vidéo h.262 et h.264 sont largement utilisés dans le format MP4. Un bon aperçu du stockage à long terme des fichiers vidéo est disponible ici

Fichiers audio

Exemples : AC3, AIFF, MP3, WAV, WMA

Il est préférable d'enregistrer les fichiers audio importants au format WAV. Les formats FLAC et AIFF sont également considérés comme des formats durables. Utilisez LPCM pour encoder le signal audio. Le format MP3 peut être utilisé comme format de consultation ou pour des fichiers audio mineurs, par exemple lorsque vous souhaitez rendre des fichiers audio accessibles via votre site web.

Emails

Exemples : PST, MBOX, MSG

Les emails peuvent être stockés de différentes manières. Si des boîtes de réception entières sont conservées, il est préférable d'opter pour le format MBOX. Cependant, il est conseillé de stocker séparément dans le fichier de projet les emails importants ayant une grande valeur informative pour le projet. Le format EML est le plus approprié à cet effet. Enregistrez toujours les pièces jointes séparément de l'email. Gmail dispose de fonctions permettant d'exporter ou d'enregistrer les emails au format EML et MBOX. Outlook utilise des formats dépendants de l'application, tels que PST et MSG, qui ne sont pas durables. Pour stocker les boîtes de réception d'Outlook, il est donc préférable d'utiliser un client d'emails comme Thunderbird (voir l'outil Comment archiver les emails ?).

Sites Internet

Les sites Internet sont essentiellement des éléments d'information dynamiques, en constante évolution. La capture de toutes les informations ne peut donc se faire qu'en prenant des instantanés de votre site Internet à intervalles réguliers, comme le fait l'Internet Archive (archive.org). Remarque : il ne faut pas se fier uniquement à l'Internet Archive. Les instantanés de ce service sont rarement complets. De plus, il est relativement facile de les créer soi-même. Un instantané de site Internet est une "copie statique" de toutes les pages HTML qui composent le site Internet, ainsi que de toutes les images, feuilles de style, etc. Le système sur lequel fonctionne le site Internet (souvent un système de gestion de contenu tel que Drupal ou Wordpress) n'est pas archivé avec lui dans ce cas. Le format d'archivage pour les sites Internet est WARC. Dans l'outil Comment archiver des sites Internet ?, vous trouverez des stratégies d'archivage de sites Internet.

L'efficacité de l'archivage des sites Internet dépend souvent de la technologie utilisée. Le Flashcode, par exemple, est très difficile à archiver. Le degré d'archivage de votre site Internet peut être mesuré sur archiveready.com. Si vous développez de nouveaux sites Internet, essayez autant que possible de faire en sorte qu'ils soient facilement archivables par la suite.

Bases de données

Les bases de données se présentent sous différentes formes et fonctions. L'archivage d'une base de données consiste essentiellement à exporter les informations contenues dans la base de données sous une forme permettant de les importer dans une nouvelle base de données. Il s'agit souvent de tableaux Excel, de fichiers CSV ou de fichiers XML, mais d'autres fichiers de données sont également possibles. Il est important de documenter correctement la manière dont la base de données a été constituée. La même remarque que pour les sites Internet s'applique ici : construisez les bases de données de manière à ce que les informations puissent en être facilement extraites sous des formes qui peuvent être facilement importées dans d'autres bases de données.

2D CAD

Exemples : DWG, DXF, VWX, DGN

2D-CAD-bestanden kunnen het best worden opgeslagen in een formaat dat algemeen gebruikt en makkelijk te openen is. Voor CAD-tekeningen in 2D is dit meestal DWG of DXF. Voor architecten die geen gebruik maken van Autodesk-producten is het aangeraden om tekeningen met een uitgewisselde en gepubliceerde status in DWG of DXF op te slaan. Zorg dat bestanden die naar elkaar refereren (zoals xref's of plotstyle-bestanden) bij elkaar staan (via AutoCAD kan dit bv. worden gerealiseerd via de etransmit-functie). In veel gevallen worden tekeningen in 2D-CAD ook naar pdf omgezet. Blijf deze pdf’s behouden. Niet alleen hebben ze een juridische waarde, de duurzaamheid van PDF is momenteel veel groter dan die van enige CAD-bestand. PDF's worden op dit moment meestal via de plot- of printfunctie gecreëerd. Programma's als AutoCAD en Vectorworks voorzien echter in de mogelijkheid om tekeningen rechtstreeks te exporteren naar pdf. De pdf's kunnen in dat geval meer informatie bevatten, de kans op fouten bij pdf-creatie verkleint en het geeft ook meer controle aan de tekenaar over welke elementen nu precies in de tekening moeten komen. Kies voor PDF/A of PDF/E.

3D CAD

Exemples : DWG, DXF, VWX, DGN, SKP, 3DM

CAD-bestanden kunnen het best worden opgeslagen in een formaat dat algemeen gebruikt en makkelijk te openen is. Voor CAD-tekeningen in 3D is een dergelijk formaat echter nauwelijks voorhanden. Bewaar 3D-modellen daarom in hun oorspronkelijke formaat, maar documenteer wel de software en de versie van de software waarmee het bestand is gemaakt en documenteer ook de system requirements ervan. Er zijn immers gevallen bekend waarbij een 3D-CAD-bestand anders wordt weergegeven na een versie-update van de software. Om technische 3D-modellen uit te wisselen en te publiceren werpt IFC zich steeds meer op als de industriestandaard. IFC is open gedocumenteerd en duurzaam, maar hou er rekening mee dat de vertaalslag van 3D-model naar IFC steeds een zeker verlies inhoudt.

Fichiers de modélisation 3D

Exemples : 3DS, VRML, X3D, U3D, BLEND

De variatie in 3D modeling files is te groot om algemene uitspraken te doen over hun preservatie. X3D en U3D zijn duurzame bestandsformaten, maar deze bestanden zijn niet geschikt als duurzaam formaat voor alle 3D-modellen. Bewaar daarom net als voor 3D-CAD de bestanden in hun oorspronkelijke formaat, met documentatie van de oorspronkelijke software. Vaak worden 3D-modellen gemaakt om andere documenten te produceren, zoals renders in 2D. Voor dergelijke documenten gelden dezelfde aanbevelingen als voor beeldbestanden. In sommige gevallen is een 3D-model geen bestand, maar een executable, zoals bij modellen in Unity. Documenteer in dat geval zeker de system requirements van de executable. Het is een goede optie om 3D-scènes te documenteren via snapshots of video's (bv. schermopnames).

Partitions

De aangeraden formaten voor het bewaren van digitale bladmuziek zijn PDF/A, TIFF of MusicXML. Het formaat waar je voor kiest is afhankelijk van het beoogde gebruik.

PDF/A en TIFF zijn goede formaten voor het bewaren en lezen van documenten. Je behandelt deze net zoals je eender welk ander document in pdf of afbeelding in TIFF zou bewaren. MusicXML is een open formaat dat het mogelijk maakt om bladmuziek te noteren en te bewerken. Dit betekent dat je de informatie die achter de noten genoteerd staat, bewaart en eenvoudig kan aanpassen. Dit is wel minder handig voor het lezen en uitvoeren van muziek. In dat geval kan de partituur best worden opgeslagen naar PDF/A of TIFF.

Auteurs : Wim Lowet (VAi) et Nastasia Vanderperren (meemoo)