Présentez vos archives et/ou collection(s) en ligne
Un bon moyen de faire connaître vos archives ou collections est de les rendre accessibles et/ou consultables en ligne. Vous pouvez le faire pour l'ensemble de votre collection ou en mettant en ligne des éléments individuels.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- De quelles manières présenter vos archives ou collections en ligne ;
- Comment présenter vos archives ou collections sur votre propre site web ;
- Quelles sont les bases de données auprès desquelles vous pouvez enregistrer vos archives ou collections ;
- Comment présenter vos archives ou collections sur des sites web tiers.
Dans cet outil, nous expliquons les différentes façons de rendre vos archives et/ou collections accessibles en ligne. Vous pouvez opter pour votre propre site web ou pour une base de données patrimoniale spécialisée. Dans les deux cas, vous devrez également choisir de rendre vos archives et/ou collections accessibles dans leur ensemble ou pour un certain nombre d'éléments (de premier plan) de vos archives et/ou collections.
Attention : les droits sur les documents doivent être clairs avant que vous puissiez les mettre en ligne.
Tip: Vous souhaitez rendre vos archives ou collections trouvables et accessibles, mais vous n'en autorisez que l'utilisation contrôlée ? Dans ce cas, rédigez un accord (modèle d'accords) avec l'utilisateur.
Présentez vos archives et/ou collections sur votre site web
En plaçant une section archives sur votre site web, avec par exemple des photos, des vidéos, des articles de presse, des textes, des dates de tournée, etc., vous pouvez rendre votre activité et vos projets accessibles à d'autres. Voici quelques exemples :
Ou vous mettez en ligne tout un site web archivé. Cette formule peut s'avérer intéressante, en particulier pour les festivals annuels. Un bon exemple est Artefact.
Vous pouvez également choisir de rassembler des pièces d'archives et de collections dans une exposition virtuelle. Voici quelques exemples d'outils et de réalisations :
Sway fait partie de l'offre Microsoft Office 365 et constitue un moyen très simple de mettre en place une exposition en ligne ou une narration numérique de manière totalement autonome. CEMPER l'a utilisé pour présenter sa collection de marionnettes de théâtre.
MOVIO is een gratis, open source platform dat werd ontwikkeld binnen het Europese project AthenaPlus. MOVIO kan gebruikt worden als een eenvoudige toolkit om digitale tentoonstellingen en verhalen te creëren. Het werd in eerste instantie ontwikkeld voor gebruik in musea en andere cultureel-erfgoedinstellingen, maar kan ook gebruikt worden door anderen. Theater aan Zee was de eerste kunstenorganisatie in Vlaanderen die aan de slag ging met de tool voor de tentoonstelling ERTAZEENS | 20 JAAR TAZ. In het praktijkvoorbeeld Terugblikken op 20 jaar Theater Aan Zee met een online tentoonstelling lees je hoe de tentoonstelling tot stand kwam.
Google Cultural Institute gaat partnerschappen aan met musea en culturele instellingen om erfgoed online te tonen. Het Huis van Alijn was het eerste Belgische museum dat van deze dienst gebruik maakte in 2013 en met stukken uit zijn collectie een digitale tentoonstelling maakte over de geschiedenis van circus in België: Straffe toeren! Een duik in het Belgisch circusverleden.
Registreer je archief en/of collectie(s) in een gespecialiseerde erfgoeddatabank
Vlaanderen telt heel wat gespecialiseerde erfgoedplatformen die archieven en collecties van kunstenaars en kunstenorganisaties vindbaar maken. Ze focussen elk op een eigen geografisch of thematisch afgebakend domein.
Vlaamse erfgoeddatabanken
De Archiefbank van Archiefpunt en ODIS zijn twee databanken die archieven van personen en organisaties uit heel Vlaanderen en Brussel samenbrengen. In deze databanken worden archieven en collecties op het hoogste niveau geregistreerd. Dat betekent dat ze per archief of collectie informatie geven over minimaal de titel, archiefvormer, omvang en datering van het archief of de collectie. De inhoud ervan wordt in grote lijnen beschreven, maar niet op stukniveau ontsloten.
In deze categorie zijn er ook databanken die archieven en collecties samenbrengen volgens type drager. Zo is er Het Archief waar beeld en geluid uit de Vlaamse cultuur-, media- en overheidssector verzameld worden.
De Archiefbank van Archiefpunt is de centrale databank voor Vlaamse privaatrechtelijke archieven en documentaire collecties. Lees in de tool Registreren in de Archiefbank hoe je je archief registreert in de Archiefbank.
ODIS is een samenwerkingsverband van Vlaamse erfgoedinstellingen (ADVN, Amsab-ISG, KADOC - KU Leuven, Liberaal archief) om het erfgoed van het Vlaamse middenveld te ontsluiten. Het is een instrument dat goed geïntegreerd is in de cultureel-erfgoedgemeenschap. Archiefbestanden die in ODIS ingevoerd worden, verschijnen bijvoorbeeld automatisch in de Archiefbank. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor ODIS of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
hetarchief.be. Vlaanderen heeft een rijkdom aan beeld en geluid, bewaard bij verschillende organisaties: van cultureelerfgoed- en podiumkunsteninstellingen tot overheid en omroepen. meemoo, het vroegere VIAA, digitaliseert dit analoge audiovisuele materiaal waar nodig en bewaart het samen met bestaande digitale collecties duurzaam in zijn eigen archiefsysteem. Vaak is het materiaal zelf auteursrechtelijk beschermd en kan het dus niet zomaar online getoond worden. Op het hetarchief.be kan je dus niet het beeld en geluid zelf raadplegen, maar wel beschrijvingen, titels en trefwoorden van de items die door meemoo gedigitaliseerd werden. Eens je gevonden hebt wat je zocht, kan je zelf contact opnemen met de instellingen die de archieven en collecties die je interesseren beheren om alsnog de stukken te raadplegen. Het is niet mogelijk om zelf je archief en/of collectie in te voeren. Raadpleeg hiervoor meemoo of een erfgoedorganisatie die rond jouw type erfgoed werkt.
Erfgoeddatabanken per kunstdiscipline
Er bestaan een aantal thematische databanken voor de registratie en ontsluiting van kunstenarchieven en -collecties.
In de databank architectuurarchieven ontsluit het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) zoveel mogelijk informatie over de gebouwde omgeving in Vlaanderen en Brussel. In deze databank kun je archieven terugvinden die door verschillende bewaarinstellingen worden beheerd, naast informatie over architecten, vormgevers, stedenbouwkundigen, bouwbedrijven en andere actoren met betrekking tot de gebouwde omgeving van Vlaanderen en Brussel. Contacteer VAi indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.
Muziekbank Vlaanderen was het online platform van Resonant dat muzikaal erfgoed in Vlaanderen in kaart bracht, met beschrijvingen van archieven, collecties, stukken en topstukken. Sinds 2018 is de databank niet meer in gebruik, maar de gegevens zijn nog consulteerbaar bij CEMPER, de fusieorganisatie van Resonant en Het Firmament. Contacteer CEMPER als je gegevens wil raadplegen of als je een archief of collectie muzikaal erfgoed bezit.
In de literaire databank Agrippa vind je beschrijvingen van archieven van schrijvers, theaterauteurs, uitgeverijen en andere literaire actoren die in het Letterenhuis bewaard worden. Contacteer het Letterenhuis indien je dit type erfgoed bezit en het graag ontsloten wil zien op dit platform.
Artinflanders.be brengt meer dan 30.000 beelden van 60 Vlaamse kunstmusea en erfgoedinstellingen samen op één website.
Regionale erfgoed- en beeldbanken
Verschillende steden, gemeenten en provincies hebben een erfgoed- of beeldbank om het lokale en regionale erfgoed te tonen. Contacteer de beheerder van de erfgoed- en beeldbanken die hieronder vermeld staan als je wil meewerken.
Erfgoedplus.be is de website voor cultureel erfgoed in Limburg en Vlaams-Brabant. Ingevoerde erfgoedobjecten worden visueel in kaart gebracht en zijn onderling doorzoekbaar via de achterliggende databank. Erfgoedplus heeft ook een invoermodule: het Erfgoedregister. Organisaties die zelf geen digitale inventaris hebben, kunnen hun objecten beschrijven en invoeren in de databank. Ergoedplus.be staat open voor iedereen met een erfgoedcollectie. Contacteer Ergoedplus.be als je wil deelnemen.
Erfgoedinzicht.be heeft als doel om het cultureel erfgoed uit West- en Oost-Vlaanderen virtueel toegankelijk te maken. Op deze manier willen beide provincies het erfgoed in kaart brengen en de zorg voor cultureel erfgoed stimuleren. De databank van Erfgoedinzicht bestaat uit een invoermodule waarin het erfgoed op gestandaardiseerde manier beschreven en beheerd kan worden.
Erfgoedinzicht staat momenteel enkel open voor aangesloten instellingen. Onder meer S.M.A.K. en MDD - Museum D'Hondt-Dhaenens zijn partnerinstellingen.
Overzicht regionale erfgoed- en beeldbanken
Naast de databanken voor de provincies Vlaams-Brabant, Limburg en West- en Oost-Vlaanderen zijn er ook online platformen die erfgoed van een stad, gemeente of regio verzamelen. Erfgoed- en beeldbanken schieten als paddenstoelen uit de grond. Dat maakt dat onderstaande lijst mogelijk niet volledig is. Staat jouw regio, stad of gemeente dus niet in deze lijst, neem dan contact op met de erfgoedcel uit jouw regio. Op de website Erfgoedcellen.be vind je de 27 cultureelerfgoedcellen in Vlaanderen en Brussel terug.
- Beeldbank Aalst
- Beeldbank Brugge
- Regionale beeldbank Mechelen (Bonheiden, Duffel, Mechelen, Sint-Katelijne-Waver, Zemst)
- Beeldbank Kusterfgoed
- Beeldbank Gent
- Beeldbank Schoten
- Westhoek verbeeldt
- Erfgoedbank Kempens Karakter
- Erfgoedbank Land van Rode
- Erfgoedbank Land van Dendermonde
- Erfgoedbank Meetjesland
- Erfgoedbank Midwest
- Erfgoedbank Kempens Erfgoed
- Erfgoedbank Tielt-Winge
- Erfgoedbank Waasland
Toon je archief en/of collectie(s) op websites van derden
Als de auteursrechtelijke status van je archiefmateriaal het toelaten, is het zinvol om je digitaal archief ook maximaal zichtbaar te maken buiten de eigen organisatiewebsite. Vindbaarheid via online zoekmachines is daarbij een belangrijk argument. Zie als voorbeeld DE SINGEL, dat onder meer inzette op Wikipedia en Wikimedia Commons voor een grotere zichtbaarheid en om meer en nieuw publiek naar archiefmateriaal toe te leiden.
Auteurs : Nastasia Vanderperren, Bart Magnus (meemoo) et Eline De Lepeleire (Letterenhuis)