Améliorer l'utilisation de vos archives

Vos archives sont d'une grande utilité pour le fonctionnement de votre propre organisation, mais des personnes extérieures à votre organisation peuvent également être intéressées par le contenu de vos archives ou collections. En permettant à des personnes extérieures d'accéder à vos archives, vous pouvez en accroître considérablement l'utilité et la valeur ajoutée.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :

• Comment s'assurer que des personnes extérieures à votre organisation peuvent également utiliser vos archives ou collections ?
• Que prendre en compte en ce qui concerne les droits sur certains éléments de vos archives ou collections ?

Prendre soin de ses archives est une chose, mais comment s'assurer que non seulement soi-même, mais aussi d'autres personnes peuvent utiliser ses documents d'archives ?

Trouvables et visibles

En premier lieu, il est important que les gens puissent retrouver vos archives et collections. Le matériel doit donc être trouvable. Cela peut se faire par le biais de données descriptives sur vos archives, mais aussi par la visibilité (souvent numérique) de votre matériel d'archives lui-même.

Il existe un certain nombre d'endroits où vous pouvez envisager de rendre vos archives et collections plus accessibles au monde extérieur. Prenons un exemple :

• une section d'archives sur votre site web ou un site web d'archives séparé où vous pouvez présenter du matériel d'archives en ligne. Jetez un coup d'œil à la manière dont DE SINGEL (disponible en néerlandais et en anglais) s'y est prise ou inspirez-vous de l'exposition en ligne trajectoire du Theater aan Zee qui se poursuit aujourd'hui sur ertazeens.be.
• une description générale de vos archives sur Archiefpunt, afin que les gens puissent plus facilement retrouver vos archives.

Si vous ouvrez des archives en ligne, il est important de disposer de bonnes métadonnées. En effet, un fichier qui se trouve quelque part sans contexte est difficile à trouver et vous donne peu de visibilité. Pour les collections audiovisuelles conservées chez meemoo, par exemple, les métadonnées sont cruciales pour mettre le matériel d'archives à la disposition d'un groupe cible approprié (ex. dans l'enseignement) ou pour permettre d'autres formes de réutilisation. Les réalisateurs du projet pilote StageTube (disponible en néerlandais et en anglais), par exemple, se sont heurtés au manque de métadonnées pour trouver le matériel d'archives approprié à utiliser dans un contexte documentaire.

Rechten

Of een archief of collectie bruikbaar is, hangt ook af van de rechtenafspraken errond. Vooraleer je het kan gebruiken, moeten de rechten geklaard zijn en bij de beheerder van het archief of de collectie zitten. Je kan immers niet zomaar bijvoorbeeld foto's van een concert gebruiken, ook al heb je ze zelf georganiseerd. Als de rechten van deze foto's niet gekend zijn, is het in eerste instantie belangrijk om uit te zoeken bij wie ze liggen: bij de fotograaf of bij je organisatie? Daarnaast moet je ook rekening houden met de andere rechthebbenden: de mensen die in beeld gebracht zijn. Een mooi voorbeeld van een workflow van hoe je rechten kan klaren, vind je terug op de projectpagina van StageTube.