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Outre certaines obligations légales, c'est vous, en tant que particulier ou organisation, qui déterminez en grande partie l'organisation et la valeur de vos archives ou collections. De plus, les organisations structurellement subventionnées dans le cadre du Décret sur les arts doivent conserver leurs archives. Il est évidemment dans l'intérêt de chacun d'être aussi bien informé que possible sur la gestion de ses archives ou collections. Cela rend la structure de votre organisation plus transparente, facilite la recherche de documents et d'objets, et vous permet de montrer ce que vous possédez.