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Il est très rare de trouver un chaos total dans les archives. Les gens ont généralement leurs raisons de conserver certains documents ou objets à un certain endroit, ou de mettre certains documents ou objets ensemble (ou, inversement, de ne pas les mettre ensemble) :

• Les documents ou objets de même nature sont souvent conservés ensemble (ex. une boîte de programmes).
• Les documents ou objets appartenant à une même personne, une même activité ou un même événement. Par exemple, vous conservez une boîte de documents apportés par un ancien directeur ensemble, même s'ils contiennent des types de documents très différents.
• L'état ou la disposition des documents ou des objets sont souvent déterminants. Les livres nouvellement acquis sont conservés séparément de la collection plus ancienne ; les exemplaires plus anciens sont en si mauvais état qu'ils sont prêts à être éliminés.
• Les documents qui "vont ensemble" sont généralement regroupés dans un même dossier ou une même boîte. Prenez cette idée comme point de départ et décrivez vos archives et collections au niveau de "l'unité d'emballage".