Archive preservation at Annie Gentils Gallery
In this pilot project a summary is given of the process Annie Gentils went through to create an inventory of her archive to make it usable and accessible. She would like to digitise photos and documents, or have it done by someone else, in order to show the history of her gallery on her website. This pilot project was carried out with the help of M HKA.
Status
- Defining the problem: December 2013 – January 2014
- Making an inventory: January 2014 – April 2014
- Storage strategies: March 2014 – April 2014
- Evaluation of archiving phase: April 2014
- Re-use: April 2014
- Registration at Archiefbank Vlaanderen: April 2014
- Schedule for digitisation: April 2014
The problem definition
Introduction
When looking for photos and documents to place on her website, Annie Gentils discovered that the material from her earlier period was not yet digitised. In the context of this pilot project it was decided to start with the material from Montevideo (1981-1985) - the period preceding the setting up of the Annie Gentils Gallery. Montevideo was a meeting point for young artists from the national and international experimental arts scenes. Exhibitions, performances, concerts, dance, theatre and film shows were organised in the exhibition space.
Desired results
- Classification and description
- Digitisation and disclosure
Method
Werkwijze:
- Defining the problem
- Delineating the case
- Looking for a volunteer
- Making an inventory
- Preparation
- Collating the material
- Identification
- Cleaning
- Classification and description
- Storage
- Use
- Schedule for digitisation
- Registration at Archiefbank Vlaanderen
1. Defining the problem
1.1. Delineating the case
It was decided to delineate the archive up to the material from Montevideo. This is a distinct period of four years and M HKA showed an interest in helping to digitise the material. The Montevideo archive complements the museum’s collection.
1.2. Looking for a volunteer
Since Annie Gentils runs the gallery on her own, she doesn’t have enough time to take on the classification and description of the archive herself in such a short period. With the help of BAM a volunteer was found to start on the archive.
2. Making an inventory
Below there is a description of the various steps taken in the process of classifying and describing the Montevideo archive. In practice these are not separate phases, but are intermingled.
2.1. Preparation
In 2011 an article about Montevideo appeared in De Witte Raaf De Witte Raaf(Only in Dutch). Before making the inventory this article was checked. The names of artists, exhibitions and events were included in a working document that served as a basis for classifying the archive material.
2.2. Collation
The first step in classifying and describing the Montevideo material was to bring the documents together in one space. The material was at Annie Gentils’ house in various plastic boxes spread around various rooms. It was varied in nature – letters, photos, posters, audiovisual tapes – and was kept in no particular order in plastic files and ring-binders. Posters from various exhibitions were rolled up and stored in cardboard tubes.
2.3. Identification
Nadat al het materiaal verzameld was, werd gestart met het identificeren van de documenten. Alle documenten werden uitgelegd op tafel en chronologisch per tentoonstelling geplaatst. De “restdocumenten” (voornamelijk foto’s) werden samen met Annie Gentils bekeken. Als archiefvormer kent zij de context van deze documenten en konden ze geïdentificeerd worden.
Omdat in verschillende mappen fotomateriaal en documenten van verschillende tentoonstellingen door elkaar staken, werd er ook een alfabetische lijst van kunstenaars per tentoonstelling gemaakt. Losse foto’s en documenten konden zo gelinkt worden aan de juiste tentoonstelling.
De inhoud van de audiovisuele banden is niet gekend. Er was geen apparatuur aanwezig waarmee de banden en het filmmateriaal bekeken konden worden.
2.4. Schonen
Eens alle documenten bijeengebracht werden, werd er gestart met de schoning:
- Verwijderen van schadelijke elementen zoals nietjes en paperclips.
- Documenten verwijderen uit ringmappen en plastic mapjes
- De documenten die oorspronkelijk samengehouden werden met nietjes, paperclips, plastic mapjes en ringmappen werden in papieren mapjes gestoken of bij elkaar gehouden met een dubbelgevouwen blad papier.
2.5. Ordenen en beschrijven
Voor de ordening van de documenten werd een basisstructuur opgesteld en werden de documenten beschreven:
- Opstellen van een basisstructuur: Er werd een logische structuur aangebracht die het Annie Gentils en latere onderzoekers makkelijk maakt om te zoeken in het archief. De omslagen met documenten over tentoonstellingen en evenementen werden geordend volgens de chronologische lijst uit het artikel van De Witte Raaf.
- Ordening: De documenten werden dossiermatig geordend. Dit betekent dat alle documenten ongeacht het type materiaal waaruit ze bestaan (bv. foto’s, dia’s, brieven, etc.) afkomstig van een bepaalde tentoonstelling samen geordend en beschreven werden. Wanneer de documenten te groot waren (bv. affiches of documenten groter dan A4), werden ze apart bewaard: affiches werden bij affiches geplaatst en de documenten groter dan een A4-formaat werden in een map buitenformaten gestoken.
- Beschrijving: De documenten werden in een een Excelbestand met velden volgens de ISAD(G)-normen beschreven (voorbeeld). Affiches en buitenformaatdocumenten werden zo in het Excelbestand geordend dat hun link met de tentoonstellingen duidelijk is.
3. Bewaren
Tot slot werden alle documenten in mapjes en enveloppes gestoken en zo opgeborgen in kartonnen dozen. Foto’s werden in zuurvrije pochetten gestoken. De opgerolde affiches werden samen in een doos geplaatst. Voor de buitenformaatdocumenten (groter dan A4) werd een aparte map gekocht. Het doosnummer werd opgenomen in de archiefbeschrijving.
4. Gebruik
4.1. Plan tot digitaliseren
Nu het archief geïnventariseerd is, is het mogelijk om documenten per tentoonstelling terug te vinden. Dit bood Annie Gentils de mogelijkheid om M HKA te contacteren met de vraag haar te helpen bij de digitalisering van de documenten. M HKA zal Annie Gentils ook helpen met de audiovisuele banden waarvoor ze zelf geen afspeelapparatuur heeft.
4.2. Registreren in Archiefbank Vlaanderen
Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen. Zo laat Annie Gentils zien dat het archief bestaat, wat het archief inhoudt en waar het archief zich bevindt.
Lees in deze tool hoe je zelf een archief kan registreren in Archiefbank Vlaanderen
Resultaten
Werden de gewenste resultaten behaald?
Ordening en beschrijving
Het is mogelijk om met een beperkt budget een archief op orde te krijgen. Voor de beschrijving van je archief hoef je geen dure software te kopen; je kan je beschrijvingen ook maken in een Excel-document of spreadsheet. Archiefdozen, mappen en enveloppes zijn te koop in papier- en/of kantoorwinkels zoals AVA. De zuurvrije pochetten die Annie Gentils gekocht heeft voor de bewaring van haar foto’s kwamen wel uit een gespecialiseerde papierwinkel.
Annie Gentils heeft nu een geordend en inhoudelijk ontsloten archief. De archiefdocumenten werden per tentoonstelling geordend en de beschrijving vermeldt in welke doos de documenten zich bevinden. Omdat ze nu weet over welke tentoonstellingen en evenementen ze archiefdocumenten heeft, is het ook eenvoudiger om doelstellingen op te stellen met betrekking tot het gebruik van het archief. Samen met BAM, het voormalige steunpunt voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst - nu Kunstenpunt, denkt ze na bij welke toekomstige tentoonstellingen het archief aansluit en met wie er samengewerkt kan worden om tentoonstellingen op te zetten of publicaties uit te werken.
Digitalisering en ontsluiting
Om kwaliteitsvol foto’s te digitaliseren is er geschikte digitaliseringsapperatuur nodig. Er was geen budget voor de aankoop van een goede scanner. Omdat het archief van Montevideo aansluit bij de collectie van M HKA werden zij hiervoor gecontacteerd. In de Ensemblebank van M HKA worden werken ontsloten van een aantal kunstenaars die hun eerste stappen in Montevideo gezet hebben.
Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen zodat Annie Gentils kan tonen dat ze een archief heeft en het door geïnteresseerden en onderzoekers gevonden kan worden. Hier kan je de fiche raadplegen.
Vaststellingen en aandachtspunten
- De betrokkenheid van Annie Gentils bij het proces is belangrijk. Als archiefvormer kent zij de context van de documenten en is het eenvoudiger om onbekende documenten te identificeren. Ook het artikel uit De Witte Raaf was een grote hulp bij de ordening van het archief. Zonder dit artikel had het inventarisatieproces veel langer geduurd.
- ISAD(G) is makkelijk in gebruik.
- Excel is niet eenvoudig wanneer je er niet mee vertrouwd bent.
Auteurs: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)