Describing a reference library with LibraryThing
PACKED tested the online platform LibraryThing to describe its collection – mainly consisting of books, magazines and DVDs. It wanted a good overview to improve the collection’s internal usability. LibraryThing was chosen in an attempt to create a very flexible approach and rich searchable metadata with minimal effort. The work was carried out by a trainee from the Librarian-Documentalist course at IESSID college under supervision from PACKED employees Alina Saenko and Bart Magnus.
Status
PACKED trialled LibraryThing at the end of 2018 by registering 199 pieces of work (the limit for the free version).
Issue
Lots of arts organisations have collections of publications in house which they find very useful alongside their own archived material. Sometimes they’re used for inspiring or supporting a creative process, and sometimes they contain books and magazines that mention the artists or arts organisations themselves.
In order to ensure this reference library can be used internally, it’s useful to have an overview of what your organisation has in house (only in Dutch), and to make your collection searchable. Library or collection management systems are currently generally much too extensive, unworkable and costly for the needs of arts organisations. As a centre of expertise, PACKED faced this same problem, so it tested how useful the online platform LibraryThing was for describing its collection. This system offers a number of interesting benefits:
- You can make the metadata for your collection available online, so anyone can see what you have in house.
- If a piece of work has already been described in LibraryThing by someone else, you can simply copy their description (including assigned tags) and possibly improve and/or expand it. Users include individuals, small organisations and large libraries such as the Bibliothèque nationale de France. It also provides links to Amazon, Google Books, WorldCat, etc.
- LibraryThing is completely free for registering up to 200 pieces of work. You can describe an unlimited number of works for $10 per year or a one-off payment of $25.
- The interface is available in various languages.
- There are good online tutorials available via the LibraryThing YouTube channel.
- It uses TinyCat as a simple online search portal for your own collection.
- LibraryThing allows you to export your own collection’s data. This is useful in case you ever want to use a different system or if LibraryThing should cease to exist. You can export to Excel, TSV, JSON and MARC. You can also set a number of parameters to determine what data you want to export.
Methode
Bepalen wat moet worden ingevoerd
In de boekenkast van een organisatie komen al eens onverwachte dingen samen. Van sommige werken is het meteen duidelijk dat ze eigenlijk niet tot de handbibliotheek van de organisatie behoren. Zo kwamen we onder meer de handleiding van het koffiezetapparaat, lege notitieboekjes en een vijf jaar oude catalogus van een leverancier van kantoormateriaal tegen. Wanneer je als organisatie soms ook zelf publicaties maakt, gebeurt het al eens dat die stock ook in de boekenkast terechtkomt. Je kunt ervoor kiezen om stock en collectie eerst strikt van elkaar te scheiden of om (zoals PACKED deed), een werk te registreren en de informatie over het aantal exemplaren in de collectie mee op te nemen LibraryThing.
Bepalen van een trefwoordenlijst
Aan elk werk kun je tags toekennen. Die helpen om je collectie beter doorzoekbaar te maken. Het heeft alleen maar voordelen om die taglijst enigszins onder controle te houden. Zo is het weinig zinvol om enkelvouden en meervouden door elkaar te gebruiken (bv. een tag “biografie” en “biografieën”), synoniemen te hanteren (bv. “theatertekst” en “toneeltekst”) of tags in verschillende talen door elkaar te gebruiken (bv. “auteursrecht” en “copyright”). Je kunt zelf kiezen of je de trefwoordenlijst van je collectie sterk controleert om wildgroei te voorkomen of eerder vrij laat. Bij PACKED groeide de taglijst aanvankelijk vrij organisch. Nadat de eerste vijftig werken geregistreerd waren evalueerden we de ontstane lijst en stuurden we bij waar nodig. LibraryThing is zeer gebruiksvriendelijk in het samenvoegen en hernoemen van tags zonder dat je aanpassingen moet doen op het niveau van elk gekoppeld werk.
De taglijst in LibraryThing is niet-hiërarchisch. Dat betekent bijvoorbeeld dat tags als “literair erfgoed” en “cultureel erfgoed” simpelweg naast elkaar bestaan. Door de vlakke structuur kun je “literair erfgoed” niet definiëren als een onderdeel van “cultureel erfgoed”.
Classificatie en plaatsingsnummers
Voor een erg gespecialiseerde (niche)collectie als die van PACKED bleken gestandaardiseerde classificatiesystemen zoals die bijvoorbeeld in openbare bibliotheken worden gebruikt niet bruikbaar. We kozen dus voor een eenvoudig systeem waarbij een of meerdere letters gecombineerd werd met een volgnummer:
- Uitgegeven boeken: letter B gevolgd door een nummer (bv. B-001)
- Tijdschriften: letter T, gevolgd door een afkorting voor de titel van het tijdschrift (bv. T-META-001). Op deze manier staan alle tijdschriftnummers van eenzelfde tijdschrift bij elkaar gerangschikt.
- DVD’s: letter D gevolgd door een nummer (bv. D-001)
- Rest, o.m. grijze literatuur: letter R gevolgd door een nummer (bv. R-001)
Labels printen
De plaatsingsnummers werden in een spreadsheet ingevoerd zodat we ze vervolgens op labels konden printen en op de rug van de exemplaren kleven.
Resultaten
Wat ging goed?
We ervaarden het gebruik van de applicatie als zeer intuïtief. LibraryThing werkt zeer goed voor gepubliceerde boeken en het is fantastisch dat je zo vaak metadata die iemand anders heeft ingevoerd kunt hergebruiken. Ook grijze literatuur (onderzoeksrapporten, thesissen,…) past perfect in LibraryThing, al zijn de mogelijkheden tot hergebruik daar kleiner.
Wat liep moeilijk?
De grootste moeilijkheid die we tegenkwamen, was om tijdschriften op een goede manier te beschrijven. Idealiter voer je één maal het tijdschrift zelf in en koppel je daar vervolgens de nummers aan die je in je collectie hebt. Het datamodel van LibraryThing stelt je echter voor de keuze om ofwel alle nummers die je van een tijdschrift hebt onder één record onder te brengen, ofwel een record te creëren per tijdschriftnummer. Wij kozen voor de tweede optie, omdat we zo per tijdschriftnummer specifieke tags konden toekennen om de vindbaarheid van informatie te vergroten. Het nadeel van deze aanpak is dat verschillende nummers van hetzelfde tijdschrift niet aan elkaar zijn gekoppeld. Dit vingen we op door de plaatsingsnummers zodanig toe te kennen dat nummers van hetzelfde tijdschrift zich wel fysiek naast elkaar bevinden.
Auteur: Bart Magnus (PACKED vzw)