Basic preservation

Deze pagina vat de basisarchiefzorg samen die van toepassing is op meerjarig gesubsidieerde organisaties binnen het Kunstendecreet. Enerzijds is het een toetssteen voor de kunstenorganisaties zelf, anderzijds is het ook de leidraad voor controle door de overheid. Voor elke richtlijn die tot de basiszorg behoort, worden op deze pagina de verwachte resultaten herhaald. Vervolgens worden er toetsbare indicatoren aan gekoppeld.

Elke organisatie verhoudt zich tot de basiszorgrichtlijnen aan de hand van het 'comply or explain'-principe. Dat wil zeggen dat een organisatie bij elke richtlijn de keuze heeft om deze te volgen of om goed te beargumenteren waarom ze dat niet doet. Kunstenorganisaties krijgen de hele subsidieperiode 2017-2021 de tijd om deze richtlijnen in de praktijk te brengen en kunnen dus in stappen werken. Niet elke richtlijn moet van bij aanvang een plaats krijgen in de organisatieplannen en gerealiseerd worden. Tegen het einde van de subsidieperiode moet wel met betrekking tot elke richtlijn minstens een actie zijn opgestart of worden uitgelegd waarom dat niet gebeurd is.

Binnen de basiszorg maken we een onderscheid tussen enerzijds richtlijnen die enkel van toepassing zijn op archief en collecties ontwikkeld tijdens de betreffende subsidieperiode (A: actief) en anderzijds deze die ook voor het verleden gelden (R: retroactief). Elke richtlijn bevat een link die je doorverwijst naar meer uitleg en context, alsook specifieke tools die je kan gebruiken in het kader van een richtlijn.

De basiszorgrichtlijnen beogen om met minimale administratieve last voor de kunstenorganisatie een toetsbaar kader te bieden om intern (en eventueel extern) hergebruik mogelijk te maken van het archief en de collecties die een kunstenorganisatie door haar werking creëert. Verdere vragen en suggesties zijn steeds welkom via het contactformulier.

1. Visie en beleid

Kort samengevat:

• Wat wil je wil doen met je archief?
• Hoe ga je dat doen?
• Wie gaat dat doen?

Hoe begin je eraan? Zie Algemene introtekst

1.1. Leg een visie omtrent het archief en de collectie(s) schriftelijk vast (R+A)

Verwachte resultaten

• Je hebt een eigen visie ontwikkeld over de zorg voor je archief en collectie(s). Dit vormt de basis voor verdere doelstellingen en acties die passen bij je budget en die minstens betrekking hebben op de goede, geordende en toegankelijke staat van je archief en collectie(s). Voor meerjarig gesubsidieerde organisaties binnen het Kunstendecreet betekent dit dat ze zich verhouden tot de basiszorg zoals geformuleerd op TRACKS.

Indicatoren

• In het jaarverslag formuleer je een haalbare visie omtrent de zorg voor je archief en collectie(s).
• De visie omschrijft hoe je het behoud, het beheer en (intern/extern) gebruik van je analoge en digitale archief en collectie(s) ziet en welke diensten je hierrond wil organiseren. Voor meerjarig gesubsidieerde organisaties binnen het Kunstendecreet betekent dit dat ze zich verhouden tot de basiszorg zoals geformuleerd op TRACKS.

1.2. Leg doelen en acties omtrent archief- en collectiezorg schriftelijk vast (R+A)

Verwachte resultaten

• Uit de vastgelegde visie m.b.t. archief- en collectiezorg vloeien haalbare doelen en acties voort;
• Doelen en acties voor zowel korte als lange termijn werden opgenomen in beleidsplannen (kunstenorganisaties) en worden toegelicht in jaarverslagen;
• Tijd, geschikt personeel en middelen worden vrijgemaakt om doelen en acties te realiseren;
• Er wordt een planning gemaakt m.b.t. archief- en collectiezorg. Dit resulteert in afspraken met medewerkers en betrokkenen (individuele kunstenaars).

Indicatoren

• In jaarverslagen wordt gerapporteerd over de doelen en acties die voortvloeien uit de visie zoals opgenomen in beleidsdocumenten.
• De rapportering in jaarverslagen over de uitgevoerde acties omvat de tijdsinzet van personeel, vrijwilligers, stagiairs,...
• De gemaakte kosten (personeel, aankoop geschikt verpakkingsmateriaal, inrichting archiefruimte, digitalisering, opslag,...) zijn opgenomen in het financiële luik van het jaarverslag.
• Vanaf het eerste jaar van de subsidieperiode wordt in het jaarverslag over minstens één actie m.b.t. archief- en collectiezorg gerapporteerd. Minimaal wordt gedurende dat eerste jaar een visie ontwikkeld. Doorheen de subsidieperiode worden acties geactualiseerd in functie van deze visie en doelen.

1.3. Maak afspraken en bepaal verantwoordelijkheden omtrent archief- en collectiezorg (R+A)

Verwachte resultaten

• There is at least one person within the arts organisation who is responsible for the archive and/or collection. He/she has the time and resources necessary to implement objectives and actions. When he/she is absent or leaves, another person can take over his/her responsibilities.
• The agreements are laid down in writing. That way, all colleagues know what and where the organisation's archive and/or collection are and they are aware of the agreements made and the policy that has been established.
• The established agreements and responsibilities result from a vision on archive and/or collection preservation (see ).

Indicators:

• The job description of the staff responsible for archive and collection preservation contains a description of their tasks and associated responsibilities. The personnel policy also ensures that these staff, where necessary, can improve their skills in this area.
• Written agreements about the extent to which you as an organisation are responsible for the preservation of the archive and collection(s) of the various artists to whom you offer support (commercial, production, distribution etc.)
• Written agreements with external parties who play a role in preserving your archive and collections or the archives of artists that you as an organisation support.
• A document that is accessible to all staff in which the actions regarding archive and collection preservation are recorded so that jobs can be taken over/continued by other staff when necessary.

2. Overview

Kort samengevat:

• Weet je waar al je archief en informatie zich bevindt?
• Denk bv. aan: een depot, kasten, Google Drive, een server, externe harde schijven, een andere organisatie, bij medewerkers thuis, een archiefinstelling,…
• Wanneer je dat kort noteert, heb je een overzichtsdocument.

Survey your archive and/or collection (R+A)

Hoe begin je eraan? Zie de tool Breng je archief en collectie(s) in kaart.

Anticipated results:

• You have an overview of the various parts of the archive and/or collection, their location and their scope. Information about their condition and how they are arranged can also be included in the overview.

Indicators

• A document that is accessible to the various staff and contains basic information about various defined parts of the archive and collection(s). The tool inventorise your archive and collection(s) can be a useful guide here.

3. Classification and description

Kort samengevat:

• Op welke manier klasseer je je documenten (papier en digitaal), foto's, audiovisueel materiaal,...?
• Zijn er afspraken gemaakt over de manier van klasseren?
• Werd ergens neergeschreven op welke manier alles wordt geordend en is dat lijstje/document gemakkelijk te vinden voor de mensen in de organisatie die dit nodig hebben?

Optimise your classification (A)

Hoe begin je eraan? Zie de tool Maak een ordeningsplan/mappenstructuur en zorg voor een goede naamgeving.

Anticipated results:

• The classification used is documented and systematically and consistently applied.
• Documents and objects can be found and consulted with ease by the employees of the organisation.

Indicators:

• Er bestaat een document waarin de ordening van het analoge en digitale archief is gedocumenteerd. Dat document is voor alle medewerkers toegankelijk.
• Het digitale en analoge archief is geordend volgens de afspraken die rond ordening werden vastgelegd.

4. Gebruik en rechten

Kort samengevat:

• Is het voor de betrokken medewerkers duidelijk hoe het zit met de auteursrechten, portretrechten, naburige rechten, … van alle foto's, beeld- en geluidsmateriaal, bladmuziek, teksten, … in je archief?
• Dit is in eerste instantie van belang voor de zaken die gepubliceerd worden (website, brochures, affiches, …) en gebruikt worden tijdens optredens/ voorstellingen.

Hoe begin je eraan? Zie algemene introtekst

Weet welke rechten er rusten op documenten en objecten in je archief en/of collectie(s) (A)

Verwachte resultaten

• De verschillende soorten rechten zijn gekend door de medewerkers die omgaan met archief en collecties;
• De rechthebbenden en de rechten die rusten op items uit je archief en collectie worden genoteerd.

Indicatoren

• Een verklaring in het jaarverslag die bevestigt dat de betrokken medewerkers de tool Soorten rechten hebben doorgenomen.
• Een of meerdere documenten waarin staat beschreven welke rechten rusten op nieuw gecreëerde documenten en wie de rechthebbenden zijn.

5.Duurzaam bewaren

Kort samengevat:

• Worden je papieren documenten (denk ook aan affiches, foto's, brochures, …) en je analoog audiovisueel materiaal bewaard op een plek die droog is, vrij van ongedierte, veilig voor brand- en waterschade en afgeschermd tegen direct zonlicht? Wordt dit af en toe ook nagekeken?
• Worden er regelmatig backups genomen van je digitale bestanden? Op welke manier? Heb je er zicht op of je digitale bestanden nog leesbaar zijn?

Hoe begin je eraan? Zie de algemene introteksten Materieel bewaren en Digitaal bewaren.

5.1. Zorg voor een goede bewaring van je analoge en papieren archief en collectie(s) (A)

Verwachte resultaten

• Je archief en je collectie(s) bevinden zich in een goede staat. Dit houdt in dat je archieven en collecties fysiek intact, raadpleegbaar en bruikbaar blijven, zonder verlies van (essentiële) functies of betekenis.
• In de mate van het mogelijke zijn inspanningen gedaan om te voorziene schade te vermijden door rekening te houden met deze factoren:
  • omgang en bewaring;
  • brandveiligheid;
  • contact met water;
  • diefstal en vandalisme;
  • ongedierte en schimmel;
  • blootstelling aan licht;
  • vervuiling;
  • temperatuur en temperatuurschommelingen;
  • luchtvochtigheid en luchtvochtigheidsschommelingen.

Indicatoren

• De geleverde inspanningen die aangetoond worden bij een plaatsbezoek vanuit het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Overheid in het kader van de evaluatie van de subsidieperiode.

5.2. Zorg voor een goede bewaring van je digitale archief en collectie(s) (A)

Verwachte resultaten

• Je digitale archief en collectie(s) bevinden zich in goede staat. Dit houdt in dat je archieven en collecties fysiek intact, raadpleegbaar en bruikbaar blijven, zonder verlies van (essentiële) functies of betekenis.
• Er wordt op regelmatige tijdstippen een foutloze back-up gemaakt waarvan de werkwijze en frequentie beschreven staat en het herstel van de data is uitgetest.
• In de mate van het mogelijke zijn inspanningen gedaan om te voorziene schade te vermijden door rekening te houden met deze factoren:
  • Aandachtspunten m.b.t. analoge archief en collecties gelden ook voor hardware en fysieke dragers
  • Specifiek m.b.t. data gelden onder andere:
    • omgang en bewaring (bv. per ongeluk deleten, verplaatsen of wijzigen van bestanden, computercrashes, dataverlies bij datamigraties,…);
    • opzettelijk schadelijk gebruik van informatietechnologie door derden (bv. virussen, hacking…);
    • obsoletie van o.a. hardware, interfaces, besturingsprogramma's, software, dragers, bestandsformaten en codecs;
    • informatieverlies door inherent fysiek verval van de informatiedragers (zgn. bitrot);
  • informatieverlies door opeenvolgende migraties van digitale bestanden of systemen, in het bijzonder generatieverlies van digitaal beeld-, video- en audiomateriaal door gebruik van lossy compressie.

Indicatoren

• Er bestaan foutloze back-ups. Er bestaat een document waarin de backupstrategie is gedocumenteerd.
• De geleverde inspanningen zoals aangetoond kunnen worden bij een plaatsbezoek door de Afdeling Kunsten van het Departement Cultuur, Sport en Media van de Vlaamse Overheid in het kader van de evaluatie van de subsidieperiode.

6. Ondersteuning

Kort samengevat:

• Stel dat je organisatie niet meer zelf voor haar archief kan/wil zorgen, weet je dan aan welke instelling je dit kan overdragen? Of wie je daar kan bij helpen?

Weet wanneer en hoe je een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s) kan vinden (R+A)

Verwachte resultaten

• Mogelijke en gewenste partners en collectiebeherende instellingen zijn gekend.

Indicatoren

• Een verklaring in het jaarverslag bevestigt dat de betrokken medewerkers de richtlijn Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s) hebben doorgenomen.