Category:2. Ordering and describing

Wanneer je beschikt over een archief, wil je dat dit toegankelijk is voor jou en je medewerkers. Het ordenen en beschrijven van je archief zijn de belangrijkste handelingen om het archief toegankelijk te maken en te houden. Bovendien garandeer je een efficiëntere werking van je organisatie omdat je minder tijd verliest aan het zoeken en terugvinden van je archiefdocumenten.

Sometimes you need to look up older items for administrative reasons, and sometimes they might even have evidential value in a legal context. Your archive can also be a source of inspiration or reference framework for new artistic projects. So you need your archive for artistic or content-related reasons. There are also both internal and external people who are interested in the history of your organisation and want to use your archive or collection for research. A well-ordered and described archive helps with this.

Je archief ordenen

Ordenen is het aanbrengen van een logische structuur in je archief of collectie. Om een archief te ordenen, rangschik je de documenten, stukken en reeksen volgens een op voorhand vastgelegd systeem. Hierbij hou je rekening met de vorm, inhoud en context van je documenten. In analoge vorm kan je een logische structuur realiseren in kasten met schappen waarop mappen of archiefdozen bestaan. In digitale vorm kan het bv. om een mappenstructuur gaan.

Ordenen zorgt ervoor dat:

• jij en je collega’s weten waar documenten moeten worden opgeslagen;
• documenten snel kunnen worden teruggevonden;
• informatie die bij elkaar hoort ook bij elkaar wordt bewaard.

Je archief beschrijven

Een beschrijving creëert een extra toegang tot je archief, naast de toegang die een ordening al biedt. Door je archief te beschrijven in een catalogus of inventaris kan je informatie sneller terugvinden.

Beschrijven zorgt ervoor dat:

• je het overzicht behoudt over al je informatie en die van je medewerkers;
• je de informatie die je om goede redenen hebt bewaard en soms nodig hebt snel kan terugvinden via een lijst, catalogus, database of inventaris;
• je je archief of collectie efficiënt kan beheren (denk bv. aan voorbereidend werk voor digitalisering);
• je goed voorbereid bent op een mogelijke overdracht van je archief of collectie naar een archiefinstelling of een cultureelerfgoedinstelling.

Auteur: Florian Daemen (AMVB)