Evaluatie van de archiefwerking van BRONKS

Het Firmament en PACKED vzw evalueerden op vraag van het theaterhuis de archiefwerking van BRONKS. Op basis van deze evaluatie werden aanbevelingen geformuleerd en concrete acties voorgesteld waarmee de archiefwerking verbeterd kan worden.

Status

• Verkennend gesprek: augustus 2014
• Ontwikkeling tools: september 2014
• Audit archiefwerking: oktober 2014
• Afleveren rapport met aanbevelingen: december 2014

Probleemstelling

Op 18 juni 2014 organiseerde PACKED vzw samen met Het Firmament een evenement naar aanleiding van de lancering van de TRACKS-toolbox. Verschillende kunstenaars en kunstenorganisaties uit Brussel en Vlaanderen waren daarop aanwezig.1 Dit event deed BRONKS nadenken over de aanpak van het archief. Het werd hen duidelijk dat een goede en gestructureerde aanpak voor het archief nodig was. BRONKS wil het archief duurzaam bewaren, maar weet niet hoe dat op een goede manier te doen. Wordt het al goed gedaan? Hoe kan het in de toekomst beter?

Daarnaast ging Oda Van Neygen, artistiek leider en stichter van BRONKS, in oktober 2014 op pensioen. Zij was de persoon die zich tot dan over het archief ontfermd had. Met haar vertrek zou een grote kennis van het archief, maar ook van BRONKS zelf, verdwijnen.

BRONKS was op zoek naar een manier om hiermee om te gaan. Daarom contacteerden ze in juli 2014 PACKED vzw met de vraag om het belang, de aanpak en mogelijke stappen in archiefzorg toe te lichten. De organisatie wilde tot een goede archiefstructuur komen. Het Firmament en AMVB werden omwille van hun expertise en geografische focus bij de vraag betrokken.

Methode

1. Verkennend gesprek
2. Ontwikkeling tool en werkwijze
3. Evaluatiedag bij BRONKS
4. Rapport met advies en aanbevelingen

Verkennend gesprek

Op 12 augustus 2014 gingen AMVB, Het Firmament en PACKED vzw ter plaatse. Om de huidige manier van archiveren te situeren, werd de werking van het theaterhuis en het archief dat daarbij gecreëerd wordt, besproken. Zo werd er een beeld verkregen van de verschillende documenten en objecten die binnen BRONKS circuleren en de manier waarop BRONKS met het archief omgaat (het gaat hier zowel over het fysieke als over het digitale archief):

• Jaarlijks worden er drie producties gemaakt. Archiefmateriaal dat hier uit voortkomt (fysiek en digitaal) zijn: foto’s, video’s, promotiemateriaal, recensies en persartikels. Oda Van Neygen had ook gesprekken met verschillende tekstschrijvers en theatermakers. Hiervan werden er verslagen gemaakt. * * Daarnaast las ze de teksten van de schrijvers na en gaf ze er feedback op. Er zitten verschillende versies van teksten in het archief. BRONKS heeft ook een kostuumstock.
• Ieder seizoen zijn er verschillende gastvoorstellingen. Hiervan worden nota’s, folders, verslagen van de gesprekken van Oda Van Neygen, beelden, drukwerk en promotiemateriaal van BRONKS bewaard.
• Sinds drie jaar zijn er ook drie festivals. Hiervan wordt voornamelijk promotiemateriaal bewaard.
• BRONKS richt ook een atelier voor kinderen en jongeren in: StudioBRONKS. Het archiefmateriaal hiervan bestaat uit nota’s, lijsten van deelnemers en verslagen van gesprekken.
• Daarnaast organiseert BRONKS nog buurtactiviteiten. Dit gebeurt last-minute, waardoor er weinig archief of tastbaar materiaal van bestaat.
• Ten slotte worden er nog archiefdocumenten gegenereerd vanuit het algemene beheer van de organisatie: jaarverslagen, boekhouding, verslagen van stafvergaderingen, conclaven, interne vergaderingen, Raad van Bestuur, etc.

Ook de bewaring van het fysieke archief werd bekeken. Dit bevond zich in een kelderruimte die afgesloten was voor derden. Het archief was groot (ongeveer 30 strekkende meter) en vulde de hele ruimte. Een klein deel van het archief was beschadigd. Door werken was er een gat in de muur gekomen; in combinatie met hevige regen heeft dit voor water- en modderschade gezorgd aan een klein deel van het archief, waaronder een aantal videobanden. Daarnaast was er nog een andere ruimte waar het promotiemateriaal gestockeerd werd. Deze ruimte is beter afgesloten van de straatkant.

Uit het gesprek en de rondleiding door het archief bleek dat BRONKS een aantal bezorgdheden had:

• Is de archiefwerking goed? Hoe kan de archiefwerking verbeterd worden?
• Verlies van kennis door het vertrek van Oda Van Neygen. Gaat de toegang tot het archief verloren?

Dit leidde tot een aantal plannen:

• Overdracht van het papieren archief naar AMVB: omdat de archiefruimte erg gevuld was en een archiefinstelling de duurzame bewaring van archief kan verzekeren, werd het archief in zijn geheel, met uitzondering van recent drukwerk en boekhouding, eind augustus aan het AMVB geschonken. Daarnaast verzorgt de archiefinstelling ook de ontsluiting van archief. Om een toegang tot het fysieke archief te verzekeren, zal AMVB, met Oda Van Neygen als vrijwilliger, het archief inventariseren. Een rudimentaire plaatsingslijst werd intussen al opgemaakt.
• Een evaluatie van het archief door PACKED vzw en Het Firmament: beide organisaties ontwikkelen hiervoor samen een tool waarmee het archief van BRONKS doorgelicht kan worden. Op basis van deze evaluatie worden aanbevelingen en concrete actiepunten voorgesteld en een korte vorming op maat aan het BRONKS-personeel gegeven.
• Om de kennis van Oda Van Neygen binnen BRONKS te bewaren zou ook een mondelinge geschiedenisproject gehouden kunnen worden.

Hieronder wordt de actie door Het Firmament en PACKED vzw besproken, nl. de doorlichting van het archief van BRONKS.