Student works on KVS archive
Author: Jens Bertels (AMVB)
Summary
The Royal Flemish Theatre (Koninklijke Vlaamse Schouwburg) participated in an archival audit for performance arts organisations, organised by PACKED and Het Firmanent. The resulting evaluation report contained a task list which could help optimise their records management at short notice. To carry out some of these tasks, the KVS hired a working student. In a short period of time, the KVS took care of their archives room, mapped out the archives that were stored there, prepared a new transfer of archival materials to the AMVB and, when necessary, destroyed selected parts of the archive.
Status
- Archival audit: end of 2017 – May 2018
- Drawing up an evaluation report and task list: end of May 2018
- Hiring a working student: June and July 2018
- Activities of the working student: August 2018
Problem Definition
Due to a continuing neglect throughout the years, the archives room of the KVS had become chaotic and disorganised, which made it difficult to keep an overview of the contents of the KVS-archives and hindered locating the individual documents. A chaotic archives room often prevents taking concrete steps to improve archive management. However, because of the available infrastructure, the archives room of the KVS offered many opportunities to improve the situation. While the clean-up of the room was quite simple in and on its own, the required focus and time investment was not evident for staff members who already had to cope with filled agendas. After consultation with PACKED and Het Firmament, it was decided that the KVS would hire a working student to clean the archives room for them.
Method
Participation in the archival audit of PACKED and Het Firmament
In the fall of 2017, PACKED and Het Firmament started a new series of archival audits for performance arts organisations. De participants for this project were the Royal Flemish Theatre (KVS), Het Nieuwstedelijk and Theater Utrecht. This case study focuses on the auditing of the KVS, in which the AMVB was involved besides PACKED and Het Firmament.
The audits were carried out via a combination of visits on site, (self)evaluations based on TRACKS-guidelines, a workshop on archival care and specific guidance to optimise the archive management of the participating organisations.
Drawing up an evaluation report and tasklist
By combining the aforementioned work forms, both the participating and the accompanying organisations could develop a good understanding of the historical developments, the current situation, the recurring problems and possible solutions regarding archive management.
Based on this analysis, an evaluation report was drawn up containing a description of the current situation, the short and long-term objectives that were be achieved and a list of priority actions that had to be undertaken. These objectives and priority actions were translated into an orderly task list with which the participating organisations could get to work.
The task list tried to give an exhaustive overview of the different working points, including an assessment of the relative importance of each point. After that, it was up to the participating organisations to translate these working points and priorities into concrete actions, both in the short and the long term.
Identifying and implementing short term priority actions
De KVS besliste om na het doorlopen van het traject op korte termijn werk te maken van de volgende punten: in-situ fysiek archief in kaart brengen, ordenen en opruimen van de archiefruimte (die tevens de stock huisvest) en sensibilisering van het personeel met betrekking tot het digitale archief.
Voor de opruiming van de archiefruimte en het verder in kaart brengen van de fysieke archieven betrok de KVS op aanraden van Het Firmament, PACKED en het AMVB een jobstudent. Zo bekommerde Lotte Vrancken zich gedurende een maand om het KVS-archief. De geboekte vooruitgang is aanzienlijk.
Opruimen en plaatsingslijst opstellen van de archiefruimte
In eerste instantie werd de bestemde archiefruimte zorgvuldig opgeruimd en voorzien van een plaatsingslijst. De archiefruimte dient bij de KVS zowel om de stock in onder te brengen als om een deel van het werkingsarchief centraal te bewaren. Voornamelijk het promotiemateriaal komt hier terecht. Door het ontbreken van een methodiek en afspraken was het echter niet duidelijk wat hier allemaal terecht was gekomen en waar het zich bevond. De ontstane rommel droeg daarnaast bij aan het uitstellen van concrete acties.
De opruimactie van Lotte resulteerde in een goed overzicht van het aanwezige materiaal (door middel van een plaatsingslijst) en een grondige selectie van overbodig materiaal (dubbels). De ruimtebesparing (een container vol oud promotiemateriaal) en het overzicht dragen bij aan een betere bewaring in de toekomst.
In-situ archief verder in kaart brengen
Niet al het archief komt in de archiefruimte terecht. Een aanzienlijk deel bevindt zich op de bureaus en in kasten in de kantoorruimtes. Bovendien bevond zich ook nog archief in een lokaal bovenin het gebouw. Het in kaart brengen van dit archief werd ook aangevat, maar nog niet afgerond. Er is wel reeds meer kennis over het materiaal dat zich in het gebouw bevindt. Door de samenwerking, de gesprekken en het evaluatierapport heeft de KVS ook meer kennis over de inhoud van het archief dat reeds door het AMVB bewaard wordt. Doorheen de jaren verliepen de overdrachten via verschillende personeelsleden en onder verschillende directies. De kennis over de overdrachten en de inhoud van het archief dreigt zo langzaam uit de organisatie te verdwijnen, wat na het traject terug minder het geval is.
Overdracht naar het AMVB
Het verkrijgen van een overzicht en het opruimen van de archiefruimte moest ook resulteren in een nieuwe overdracht aan het AMVB. Sinds de eerste overdracht in 2004 droeg de KVS regelmatig archief over. Het bestand dat door het AMVB bewaard wordt, kreeg een aanzienlijke aanvulling op vlak van affiches en ook op vlak van de Bottelarij-periode. Dit archief kan nu ontsloten worden en ingezet worden in allerhande projecten en onderzoeken.
Resultaten
Overzichtelijke archiefruimte
De archiefruimte van de KVS is door de creatie van een plaatsingslijst en een grondige schoonmaak en selectie terug overzichtelijk. Hierdoor weet men beter wat er allemaal in de archiefruimte bewaard wordt, worden de nodige documenten eenvoudiger teruggevonden en is het gemakkelijker om op basis van de takenlijst vervolgstappen te zetten.
Plaatswinst in de archiefruimte
Door de overdracht aan het AMVB, het verplaatsen van archiefvreemde objecten en het vernietigen van overbodige documenten is er aanzienlijke plaatswinst geboekt in de archiefruimte. In totaal verdween meer dan een container aan materiaal dat de KVS niet langer moest bewaren. Hierdoor wordt de kans op ongecontroleerd en onwenselijk verlies door plaatstekort aanzienlijk kleiner. De vrijgekomen ruimte laat ook toe om de documenten beter en veiliger te bewaren.
In-situ archief in kaart gebracht
Het archief dat zich in de gebouwen van de KVS bevindt is in beeld gebracht. In de archiefruimte is dit helemaal gelukt, in de rest van het gebouw gedeeltelijk. Om acties in het kader van de archiefzorg te doen is dit een onontbeerlijke handeling en een grote stap vooruit.
Overdracht aan het AMVB
De overdracht van promotiemateriaal en archief met betrekking tot de Bottelarij-periode aan het AMVB zorgt ervoor dat belangrijk theatererfgoed, zonder bijkomende inspanningen voor de KVS, langdurig bewaard en verwerkt wordt ter documentering, hergebruik en onderzoek.