Opening up deSingel’s architecture archives

deSingel, Flanders’ international arts centre, has been organising exhibitions with local and foreign architects, to raise the profile of Flanders’ architectural culture, since the 1980s. The Centre for Flemish Architectural archives (CVAa), which is housed in deSingel’s premises, appreciates the value of this archive for people studying architectural culture in Flanders, so it started collaborating with deSingel to open up its content and make it available online.

Status

• Phase 1: Open up the curators archive. (Completed)
• Phase 2: Digitise photo negatives from photographer Jan Kempenaers. (Completed)
• Phase 3: Open up deSingel’s production archive. (In start-up phase)

Context

deSingel's architecture archives

Context deSingel’s architecture archives Flanders’ international arts centre, deSingel , has played an important role in raising the profile of architectural culture in Flanders since the 1980s, with an architecture programmer from deSingel starting to exhibit local and foreign architects in Antwerp in 1985. Big names from the world of architecture, both national and international, have since appeared alongside younger architectural offices, including: O.M.A./Rem Koolhaas (1985), Luc Deleu (1987), Jonge architecten in België; (1988), Léon Stynen (1990-1991), Jean Nouvel (1991), Homeward. Contemporary architecture in Flanders (1999-2000), Toyo Ito (2000), Xaveer De Geyter Architecten (2001) and B-Architecten (2004).

Bus station in Rotterdam. Negatives and photos of a scale model for the O.M.A. - Rem Koolhaas exhibition (1985)

Lectures, publications and guided tours have been linked to these exhibitions to enhance architectural debate in Flanders. The Flanders Architecture Institute (VAi) was also founded in deSingel in 2002, and still works in deSingel premises to this day. These two organisations work together to co-produce in-house architectural exhibitions and raise the public’s interest further.

The Centre for Flemish Architectural Archives

The Centre for Flemish Architectural Archives The Centre for Flemish Architectural archives (CVAa) , which is the VAi archives department, is also housed at deSingel and is the national cultural heritage expertise centre for environmental design, including architecture, urban planning and construction. It has set up various projects to improve the registration, management, study and unlocking of this heritage.

Opportunities for collaboration

In 2013 the CVAa launched a number of projects, in collaboration with other parties, to look at and showcase Flanders’ architectural history over the last thirty years. This includes projects such as Generation 74 (a study into leading Flemish architects who graduated in 1974) and The Wonder Years exhibition: 30 years of architecture in Flanders, a co-production between the VAi and Knokke-Heist Cultural Centre, which opened on 25 October 2015.

The important role that deSingel has played throughout this period soon became very apparent during the preparations for these projects. The archive that it’s developed to record this heritage could be very significant in reconstructing the story of thirty years of architecture in Flanders. And that’s why the CVAa asked deSingel’s open up this archive – a request which was welcomed very enthusiastically.

Scope determination and planning

The architectura archive is comprised of two main sections:

1. The curators archive: comprised of archives curated by deSingel’s architectural programmers – Carolina De Backer, Katrien Vandermarliere and Moritz Kung – this archive is stored in deSingel’s archive cellars, where digital content has been added to analogue over recent years.
2. The production archive: produced by deSingel employees responsible for the actual construction of the exhibitions. Part of this archive is still stored as reference material in the production workshop offices, and some of the exhibition items themselves (panels, signs, plinths, etc.) are stored in deSingel’s archive cellar, with others kept at the external depot.

It was initially decided to focus on the curators archive, which includes the most relevant information for the CVAa projects and was the least accessible.

Katrien Vandermarliere, one of deSingel’s architecture curators, was also still working at the VAi, so her expertise could be called upon in the event of any questions. For example, previous conversations with her had indicated it was a well-organised archive with a simple structure (i.e. a series of project dossiers), so it would be relatively quick to describe.

Fax from Toyo Ito about how to set up a projector in the exhibition (2000)

Phase 1: Making the curators archive accessible

Internship programme

It was decided that this project was an excellent opportunity for an internship programme, so an intern from the conservation-restoration course at the University of Antwerp started the assignment under supervision from the CVAa.

Logistics

The archive was relocated from deSingel’s archive cellar to a VAi/CVAa workspace in three stages, where items were then described and repackaged if necessary, with the intern working closely with CVAa employees to ensure any questions could be answered.

Description method

A simple model was used to ensure optimal access to the archive, primarily using details about the productions (exhibitions, lectures, debate evenings, etc.). It had to be possible to search productions by title, date, participating architect(s) and production designer. The productions found could then refer users to relevant archive elements, such as the production dossier or a series of speeches.

An inventory in Excel

This simple model resulted in an Excel file with two tables: one for registering the productions, and one for registering the archive elements. Applicable standards and other agreements were taken into account as much as possible in the Excel information, such as:

• Following the ISAD(G) (General International Standard Archival Description) for defining the elements.
• Noting dates in accordance with the ISO 8601 standard.
• Simple agreements such as consistent separation of multiple values in a single cell with a semicolon. (See the example appendix [in Dutch])

Strictly following these agreements led to a uniform inventory and data that can be easily re-used in other applications in future, such as archive description systems, without any additional processing time.

Datamodel

A traditional inventory

In een laatste instantie werden de bekomen archiefrecords beschreven zoals een klassieke inventaris. Eenmaal de reeksen en productiedossiers waren geïdentificeerd en beschreven kon op relatief eenvoudige wijze een structuur voor deze klassieke inventaris worden uitgetekend:

Verwerking van het digitaal archief

Katrien Vandermarliere wees op het bestaan van een relatief beperkte hoeveelheid digitaal materiaal dat behoorde tot het archief en waartoe zij beschikking had. Er werd bewust voor gekozen om deze digitale bestanden pas te verwerken nadat het analoge archief was aangepakt. Op die manier konden de bestanden in het digitale archief, dat minder volledig was, sneller worden geplaatst.

Net als het analoge archief bevond het digitale archief zich in bijzonder goed geordende staat, zodat dossiers en reeksen eenvoudig konden worden geïdentificeerd. De mappenstructuur behoefde weinig veranderingen, op enkele acties voor stroomlijning na, zoals het aanpassen van bestands- en mapnamen (verwijderen van komma’s en leestekens) en een heldere opdeling tussen interne en externe taken.

De bestanden werden vervolgens verpakt volgens de bagIt-specificatie. Hiervoor en voor de hernoeming van de bestanden werd de tool UGent SIP Creator gebruikt.

Digitale productiedossiers werden gekoppeld aan de beschrijving in de inventaris in Excel. Hiervoor werd een extra kolom aangemaakt (zie de bijlage voor een voorbeeld). Voor digitale bestanden die geen analoog equivalent hadden, werd een aparte beschrijving aangemaakt.

Online ontsluiting in de Databank Architectuurarchieven

Als laatste actie werd het archief online geregistreerd in de Databank Architectuurarchieven. De Databank Architectuurarchieven wordt onderhouden door het CVAa en bevat gegevens over organisaties, personen, publicaties, archieven en gebeurtenissen m.b.t. architectuur, stedenbouw, design en de bouwindustrie. Archieven in de databank worden rechtstreeks geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen. (Zie de tool Registreren in Archiefbank Vlaanderen)

Daarnaast werd iedere productie van deSingel ingevoerd als aparte gebeurtenis. Deze werden gekoppeld aan de nieuwe archieffiche, maar ook aan de fiches van de relevante architecten die reeds in de databank werden geregistreerd. Op die manier is het archief online ontsloten voor het publiek via drie wegen: het archief zelf, de productie en de deelnemende architect.

Online overzicht van tentoonstellingen

Bevindingen en resultaten

Het archief voldeed aan de verwachtingen en bevond zich in een goed geordende staat. Dit betekende een enorm voordeel om het archief snel, binnen het kader van een stage, te beschrijven, zonder dat er veel voorafgaand onderzoek nodig was.

DeSingel had reeds eerder enkele initiatieven genomen om zijn geschiedenis te documenteren, wat erg goed van pas kwam om het archief te ordenen. Zo hield deSingel een online overzicht bij van afgelopen architectuurtentoonstellingen op de website. Tot slot was er met de aanwezigheid van Katrien Vandermarliere een unieke en waardevolle bron van informatie uit de eerste hand ter beschikking.

Foto van de expo Honderd huizen voor honderd Europese architecten in deSingel- © Jan Kempenaers

DeSingel en het CVAa hebben met de inventarisatie zicht gekregen op de inhoud van het archief. Hierdoor kan de waarde van het archief beter worden ingeschat en kan er gericht opzoekwerk worden gedaan. Dit betekende onder meer voor het CVAa een grote hulp bij de uitvoering van de hierboven vermelde projecten. Bovendien konden er tijdens het proces producties worden geïdentificeerd die niet in het online overzicht van deSingel waren opgenomen. Dit gold in het bijzonder voor kleinschalige lezingen over architectuur.

De samenwerking betekende een springplank voor andere nevenprojecten. Zo werd deSingel via VAi/CVAa in contact gebracht met fotograaf Jan Kempenaers. Deze bekende fotograaf fotografeerde verschillende architectuurtentoonstellingen in deSingel en bezat een collectie fotonegatieven van de periode 2001 tot 2004. DeSingel kwam met Jan Kempenaers overeen om de collectie in te scannen voor eigen gebruik en zodoende de tentoonstellingen vollediger te documenteren.

Met de herverpakking van het archiefmateriaal werd ten slotte een aanzienlijke plaatswinst in de archiefkelder van deSingel gerealiseerd, aangezien de archiefdozen beter werden opgevuld.

Auteursvermelding

Gebaseerd op een tekst van Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)