Digital file management at MDMA

Procedures for better storage and documentation of the design process were sought with the architectural firm MDMA.

Problem

Theatre BRONKS, drawing from the digital project file - © MDMA

Computer hygiene is a major challenge in digital archiving. The possibility of the infinite copying of documents often leads to chaos in the digital archive: documents can no longer be found and it is difficult to differentiate draft versions from final versions. Moreover storage and appraisal are jeoparised by messy archives.

It is therefore recommended to organise a regular digital clear-up day or trash day, to arrange the files properly and wherever possible use standardised, open and widely supported file formats. The advantages are as follows:

• clear and quickly accessible documentation of the progress of a project;
• new staff can easily find their way around old projects;
• files can easily be exchanged;
• there is less risk of problems consulting files in the long term;
• valuable files are more quickly spotted, whereby priorities for storage can be more rapidly established.

In this pilot project, CVAa and PACKED vzw worked together with the architectural firm Martine De Maeseneer Architecten (MDMA). Measures for better filing are always best taken as quickly as possible, but for architecture and design archives this is especially important because of the existence of CAD files. These files are extremely complex and the accompanying software is evolving fast, which means that problems with accessibility can soon arise. It is therefore useful if the architect himself takes steps in the area of sustainable storage.

This pilot project aims to look at whether it is possible to employ best practices so that the design process can be enduringly documented during creation.

The desired results are as follows:

• important documents in the archive are identified;
• steps are taken to ensure the accessibility of important documents in the long term;
• documents to be stored permanently are filed clearly and are given a logical name;
• the process is represented in a policy;
• the process is user-friendly and not time-consuming.

Method

Het idee was om de architecten zelf de mijlpaaldocumenten van het ontwerpproces te laten identificeren en maatregelen te laten nemen om ze duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. De mijlpaaldocumenten zijn de bestanden die de architect als het resultaat van het ontwerpproces beschouwt en die hij wil delen met cliënten, externen of teamleden. Het zijn de documenten waarvan de architect het gevoel heeft dat die best zijn intenties vertegenwoordigen en die de evolutie en mijlpalen van het project best documenteren.

Bij architecten gaat het dan voornamelijk over volgende documenten:

• 2D- en 3D-computertekeningen;
• renderings;
• fotomontages;
• powerpointpresentaties.

Ook video’s, interactieve 3D-modellen en 3D-prints komen bij sommige architectenbureaus voor. Het zou voor de architect veel eenvoudiger zijn als de mijlpaaldocumenten in een beperkt aantal duurzame bestandsformaten opgeslagen worden.2 Daarvoor werd een onderscheid gemaakt tussen twee types documenten:

• Ontwerpbestanden (native files): zijn alle bestanden die tijdens het creatieve proces ontwikkeld worden, zoals PSD-bestanden (documenten gemaakt in Photoshop), CAD-bestanden, etc. Omdat er hier vaak nog geen duurzame bestandsformaten voor bestaan en migraties te tijdrovend zouden zijn omwille van het grote aantal, worden ze in hun oorspronkelijk bestandsformaat bewaard. Door de complexiteit van o.m. CAD-bestanden dreigt bij deze bestanden ook het gevaar dat functionaliteiten verloren gaan bij de migratie naar een ander bestandsformaat.
• Mijlpaaldocumenten: vertegenwoordigen de eindresultaten van het ontwerpproces. Mijlpaaldocumenten moeten te allen tijde raadpleegbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat deze documenten in een duurzaam bestandsformaat opgeslagen worden. Mijlpaaldocumenten zijn vaak afgeleiden (outputs) van ontwerpbestanden.

Concreet:

• De architect identificeert zelf de mijlpaaldocumenten.
• De architect slaagt deze documenten op in een duurzaam bestandsformaat.
• De documenten worden opgeslagen in een logisch geordende mappenstructuur, zodat de evolutie van de projecten goed gedocumenteerd en (zeker) de mijlpaaldocumenten eenvoudig terug te vinden zijn.

Met MDMA werd het projectplan besproken en gekeken hoe er met het digitale archief omgegaan wordt. Het bureau stond open om op zoek te gaan naar procedures om het ontwerpproces duurzaam te bewaren. Een medewerker zette zich in om mee aan het project te werken.

2) Informatieanalyse

Wat werd er vastgesteld tijdens dit interview?

• Belangrijke ontwerpbestanden worden al in een duurzaam bestandsformaat (PDF)3 opgeslagen om de uitwisseling met de partners te vereenvoudigen.
• De overgrote meerderheid van de ontwerpbestanden bleek geen enkel nut meer te hebben voor de architect.

Naast het afnemen van een interview werd ook een bestaande digitale projectmap bestudeerd, meer bepaald dat van het project Fleerackers. Ook dit bood extra informatie om de manier van werken van MDMA in kaart te brengen.

Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA

Vaststellingen

• De ordening volgt reeds een opdeling in fases.
• De meeste bestanden en/of mappen worden gedateerd.
• Er wordt veel dubbel opgeslagen.
• Sommige documenten worden op onlogische plaatsen in de mappenstructuur gezet.
• Het is soms moeilijk om documenten te identificeren of vast te stellen waarom, door wie of op wiens vraag tekeningen gemaakt werden.
• Een andere moeilijkheid is om definitieve documenten te onderscheiden van de verschillende versies en werkdocumenten. Dit maakt het een uitdaging om belangrijke tekeningen te identificeren.

3) Een gestandaardiseerde ordening toevoegen

Op basis van de informatieanalyse en de projectmap werd een nieuwe ordening voor MDMA uitgewerkt.

Prioritair voor de ordening is dat:

• de werkwijze van het bureau gevolgd wordt;
• een goed overzicht van de verschillende versies bekomen wordt;
• mijlpaaldocumenten snel geïdentificeerd worden.

De meeste architectenbureaus worden gekenmerkt door hun projectmatige manier van werken. Daarenboven kunnen voor het overgrote deel van de architectuurprojecten dezelfde generieke fases worden onderscheiden – gaande van het aanmaken van een voorontwerp, de samenstelling van een uitvoeringsdossier, het opvolgen van de werf tot de registratie van de opgeleverde staat van het gebouw (de zogenoemde as-built). Ook bij MDMA konden deze fases in de werking teruggevonden worden. Daarom wordt het ordeningsplan gebaseerd op projecten waarin een onderscheid gemaakt wordt tussen de verschillende projectfases.

4) De nieuwe projectordening testen

Het ordeningsplan kreeg vorm in een lege mappenstructuur, dat neergeschreven werd in een ZIP-bestand, die bij het begin van een nieuw project kant en klaar kan worden toegepast. Dit betekent een aanzienlijke vereenvoudiging voor de medewerkers om consequent de ordening toe te passen. Verder werd er een korte handleiding opgesteld voor tijdelijke medewerkers, waarin de structuur van het ordeningsplan kort wordt uiteengezet. Deze handleiding bevat bovendien ook tips voor een goede naamgeving van bestanden.

Om de ordening te testen, stelden we een medewerker van MDMA voor om een oude projectmap op te kuisen en de bestanden in de nieuwe mappenstructuur te steken. De bestanden van het BRONKS-project, één van de belangrijkste projecten van het bureau, waren verspreid over verschillende CD’s en werden nu samengebracht in een map. Aan de hand van een stappenplan kon een medewerker van MDMA aan het werk om de bestanden te ordenen.

Bij de opkuis van de BRONKS-map werd vastgesteld dat de mappenstructuur weinig gebreken vertoont. Alle documenten vonden hun plaats in de mappenstructuur. Tijdens een evaluatie werden enkele details aangepast en onnodige submappen weggewerkt.

Bij MDMA waren ze erg tevreden over de mappenstructuur. Vanaf nu zal geprobeerd worden om de mappenstructuur bij ieder nieuw project te gebruiken. De lege modelmappenstructuur wordt daarbij als een grote hulp gezien.

5) De waarde van bestanden bepalen

In een laatste sessie werd samen met de architecten van het bureau de mappenstructuur van de opgekuiste BRONKS-map overlopen om de mijlpaaldocumenten vast te leggen. Aan de hand daarvan konden op mapniveau preservatiemaatregelen worden vastgesteld. Ook bood dit de gelegenheid om de modelmappenstructuur verder te perfectioneren.

Blow-up van Jeugdtheater BRONKS in het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA

Uiteindelijk kon gekomen worden tot volgend eenvoudig onderscheid:

• Bestanden zijn na tien jaar nog steeds waardevol: Voor deze bestanden dient een beleid te worden ontwikkeld om de inhoud raadpleegbaar te houden.
• Bestanden zijn na tien jaar (of eerder) niet meer waardevol: Hierbij volstaat preservatie van de bitstream.
• Bestanden zijn niet meer waardevol na afsluiting project of projectfase: Deze bestanden worden zo snel mogelijk vernietigd.

Hoewel het uitwerken van preservatiebeleid geen hoofddoel was van dit pilootproject, werden enkele voorstellen in deze richting gedaan. Voor permanent waardevolle documenten werd aangeraden om deze meteen in een duurzaam formaat op te slaan, wat voor een deel reeds door het bureau werd toegepast, zij het vooral met oog op uitwisseling. Voor bestanden waarbij dit niet mogelijk was, zoals CAD-bestanden, werd aangeraden om de software te bewaren en bestanden over te zetten naar een nieuw formaat zodra de software in onbruik raakt.

Resultaten

Deliverables

• Modelmappenstructuur (zip-file)
• Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf (pdf)
• Selectielijst voor de projectdossiers van MDMA (xlsx)
• Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf

Werden de gewenste resultaten bereikt?

• Het proces is laagdrempelig en betekent niet meer werk voor de medewerkers van MDMA dan voorheen.
• Naamgeving en ordening is eenduidig.
• Mijlpaaldocumenten worden opgeslagen in de vorm van PDF. Uitzondering zijn de definitieve CAD-files van het voorontwerp, definitief ontwerp en het as-built.

Welke problemen blijven voorlopig onopgelost?

• Naast ordening is de opslagmethode op CD problematisch. Hiervoor dient een alternatief te worden voorzien.
• Voor de mijlpaaldocumenten die hun CAD-functionaliteiten blijvend dienen te behouden, is niet meteen een oplossing beschikbaar, tenzij conversie, telkens als een nieuw softwarepakket wordt aangekocht.
• Specifiek voor CAD-bestanden zouden idealiter afspraken moeten worden gemaakt omtrent layer-gebruik, lijntypes en -diktes, schaal, Xrefs enz. Dit vereenvoudigt de interpretatie van de inhoud op de lange termijn.

Auteursvermelding

Deze tool is gebaseerd op een oorspronkelijke tekst van Nastasia Vanderperren (meemoo) en Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)