Categorie:3. Weggooien en bijhouden

Goed archiefbeheer houdt in dat je weet wat je moet bijhouden en wat weg mag. Dat geldt zowel voor je papieren als voor je digitale archief. Het schonen van je archief zorgt ervoor dat je archief en collectie makkelijker doorzoekbaar en behandelbaar is. Bovendien neemt een geschoond archief minder plaats in op de server en in de voorziene fysieke opslagruimte voor archief.

Bij het schonen van digitaal en papieren archief worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen gaat ook over het verwijderen van elementen die het archief kunnen beschadigen. Bij een digitaal archief spreken we dan over virussen, bij papieren archief over schadelijke verpakkingen als elastiekjes, nietjes, paperclips, plastic mapjes, kleefband, post-its, ....

Een mooie gelegenheid om het digitale archief op te schonen is wanneer je een dossier of een project afrondt. Op dat moment ken je de inhoud ervan nog goed en weet je welke documenten van belang zijn en welke niet. Je kan ook een 'trash day’ inplannen, een dag waarop je je enkel bezighoudt met het ordelijk en toegankelijk maken van het digitaal klassement. Op een trash day ligt de focus op het digitale archief, maar je kan natuurlijk net zo goed een opruimdag voor het papieren archief organiseren. Nadat het archief is geschoond, kan je de waarde van documenten bepalen.