Papieren trashday bij Iedereen Leest en Passa Porta

Ter voorbereiding op de overdracht van de archieven van Iedereen Leest en Passa Porta naar het Letterenhuis werden opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd. Alle medewerkers van de organisaties focusten zich tijdens vooraf bepaalde momenten enkel op het opruimen van hun papieren archief, onder begeleiding van archivarissen van het Letterenhuis.

Probleemstelling

Archiefinstellingen worden regelmatig geconfronteerd met nodeloos omvangrijke en ongestructureerde archiefoverdrachten. Dit verhoogt niet enkel de belasting en werkdruk van de archiefinstelling maar brengt ook tal van inhoudelijke, logistieke en ecologische nadelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het vervoeren van grote hoeveelheden materiaal die in feite bestemd zijn voor afvoer. Om deze euvels tegen te gaan zet het Letterenhuis bij organisatiearchieven maximaal in op het principe van selectie aan de deur: selectie voor overdracht zorgt voor winst in kennis, plaats en efficiëntie. Het perfecte instrument hiervoor is een papieren trashday.

Een trashday is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. Specifiek ter voorbereiding van een archiefoverdracht zorgt een trashday ervoor dat de inhoudelijke kennis van medewerkers over het archief wordt aangewend en gewaarborgd. Daarnaast is er controle dat documenten die in de dagelijkse werking relevant zijn niet gearchiveerd worden. En last but not least: een trashday is vaak een leuke teambuilding activiteit.

Methode

Voorbereiding

• Twee archivarissen van het Letterenhuis bepaalden de voorbereidende stappen
• Er werden momenten vastgelegd waarop alle medewerkers aanwezig konden zijn en zich konden vrijmaken van andere taken
• De doelstelling van de trashdays werd bepaald: papieren archief ordenen in verschillende categorieën
• Er werd een dagplanning opgesteld
• Richtlijnen voor selectie werden bepaald
• De voorbereiding werd doorlopen met een verantwoordelijke van de organisatie in kwestie

Briefing en uitvoering

Tijdens de briefing werd de taakverdeling besproken: wie werkt aan welk deel van het archief? Wie werkt in welke ruimte? Daarnaast werd stilgestaan bij de praktische zaken met betrekking tot schoning en herverpakking van het archief:

• Vouwen en labelen van een zuurvrije omslag en van een archiefdoos
• Verwijderen van nietjes

De op voorhand bepaalde categorieën werden duidelijk beschreven en overlopen:

• Wat in aanmerking komt voor permanente bewaring
  • Naar Letterenhuis
  • Verpakken in zuurvrij papier en archiefdozen
• Wat voorlopig bewaard moet blijven, maar geen permanente bewaring vraagt
  • Niet-zuurvrije archiefdozen
  • In het geval van Iedereen Leest: naar nieuwe locatie
• Wat weg mag
  • Papier en karton in kartonnen dozen
  • Niet-papieren verpakkingsmateriaal in plastiek bakken

Ten slotte werden de selectierichtlijnen toegelicht.

Op basis van de briefing werkten medewerkers zelfstandig aan het deel van het archief dat het dichtst bij hun eigen functie ligt, om optimaal gebruik te maken van de aanwezige inhoudelijke kennis. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de archivarissen van het Letterenhuis aanspreken om hulp.

Resultaten

De archieven van Passa Porta en Iedereen Leest werden geschoond en gestructureerd overgedragen aan het Letterenhuis. De archivarissen kunnen vervolgens op basis van de trashday de archieven adequaat beschrijven in het collectiebeheersysteem.