Translations:Maak een ordeningsplan/mappenstructuur/16/fr

Points d'attention pour l'introduction d'un plan de classement ou d'une structure de dossiers dans votre fonctionnement actuel :

• Réfléchissez bien avant d'introduire un système de classement. Testez-le avant d'en informer l'ensemble de l'organisation.
• Suivez le système de classement élaboré de manière cohérente. Il ne doit être modifié que si tout le monde est d'accord.
• Désignez un responsable, mais mettez l'accent sur le partage des responsabilités. Adressez-vous de manière adaptée à vos collègues s'ils ne classent pas leurs documents au bon endroit.
• Évitez les dossiers et les niveaux de classement intitulés "Varia". Ils ne sont pas clairs et peuvent contenir n'importe quoi. Le titre d'un niveau de classement doit permettre de voir immédiatement quels documents s'y trouvent.
• Plus vous commencez tôt, mieux c'est. Si vous attendez que les fichiers s'accumulent dans les bureaux ou sur le serveur et dans le cloud, le travail ne fera qu'augmenter.
• Les documents papier et numériques peuvent être laissés en dehors de vos archives tant que vous travaillez avec eux, mais il est préférable de les ranger correctement lorsque vous n'en avez plus besoin régulièrement. De cette manière, vous et vos collègues pourrez retrouver les documents plus rapidement.
• Débarrassez régulièrement votre bureau de tous les documents analogiques et numériques qui y ont traîné pendant la semaine. Ainsi, tout reste organisé et vous pouvez toujours faire appel à votre mémoire. Placez les documents dans une structure logique. Vous trouverez la marche à suivre dans l'outil Une journée de nettoyage numérique ou trash day.