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En cas de modifications mineures de la structure de dossiers, les archives existantes peuvent être adaptées relativement rapidement pour se conformer aux nouvelles règles. C'est moins facile pour des changements plus radicaux, par exemple lorsque l'ensemble de la structure des dossiers est remaniée. Dans ce cas, il est possible de mettre à jour les archives existantes pour les rendre conformes aux nouvelles règles, mais cela demande beaucoup de temps et de travail. Une autre solution consiste à créer une césure dans les archives et à, dans un premier temps, appliquer les nouvelles règles uniquement aux archives nouvellement créées. Les anciennes archives suivent alors encore les anciennes règles. L'avantage de cette solution est qu'elle facilite l'introduction de nouvelles règles de classement. L'inconvénient est que vous vous retrouvez avec deux archives, chacune suivant un classement différent.