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* Évitez les dossiers et les niveaux de classement intitulés "Varia". Ils ne sont pas clairs et peuvent contenir n'importe quoi. Le titre d'un niveau de classement doit permettre de voir immédiatement quels documents s'y trouvent.
* Évitez les dossiers et les niveaux de classement intitulés "Varia". Ils ne sont pas clairs et peuvent contenir n'importe quoi. Le titre d'un niveau de classement doit permettre de voir immédiatement quels documents s'y trouvent.
* Plus vous commencez tôt, mieux c'est. Si vous attendez que les fichiers s'accumulent dans les bureaux ou sur le serveur et dans le cloud, le travail ne fera qu'augmenter.
* Plus vous commencez tôt, mieux c'est. Si vous attendez que les fichiers s'accumulent dans les bureaux ou sur le serveur et dans le cloud, le travail ne fera qu'augmenter.
* Les documents papier et numériques peuvent être laissés en dehors de vos archives tant que vous travaillez avec eux, mais il est préférable de les ranger correctement lorsque vous n'avez plus besoin d'y accéder régulièrement. De cette manière, vous et vos collègues pourrez retrouver les documents plus rapidement.
* Les documents papier et numériques peuvent être laissés en dehors de vos archives tant que vous travaillez avec eux, mais il est préférable de les ranger correctement lorsque vous n'en avez plus besoin régulièrement. De cette manière, vous et vos collègues pourrez retrouver les documents plus rapidement.
* Débarrassez régulièrement votre bureau de tous les documents analogiques et numériques qui y ont traîné pendant la semaine. Ainsi, tout reste organisé et vous pouvez toujours faire appel à votre mémoire. Placez les documents dans une structure logique. Vous trouverez la marche à suivre dans l'outil [[Organiseer een digitale opruimdag of trashday/fr|Organiser une journée de nettoyage numérique ou trash day]].
* Débarrassez régulièrement votre bureau de tous les documents analogiques et numériques qui y ont traîné pendant la semaine. Ainsi, tout reste organisé et vous pouvez toujours faire appel à votre mémoire. Placez les documents dans une structure logique. Vous trouverez la marche à suivre dans l'outil [[Een digitale opruimdag of trash day/fr|Une journée de nettoyage numérique ou trash day]].

Huidige versie van 1 aug 2024 om 09:29

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Berichtdefinitie (Maak een ordeningsplan/mappenstructuur)
''Aandachtspunten voor het invoeren van een ordeningsplan of mappenstructuur in je huidige werking:''
* Denk goed na voor je een ordeningssysteem invoert. Test het ordeningssysteem uit vóór je de hele organisatie brieft.
* Volg het uitgewerkte ordeningssysteem consequent. Het mag alleen aangepast worden als iedereen akkoord gaat.
* Duid een eindverantwoordelijke aan, maar benadruk de gedeelde verantwoordelijkheid. Spreek je collega’s consequent aan als ze hun documenten niet op de juiste plaats archiveren.
* Vermijd mappen en indelingsniveaus met de titel ‘Varia’. Deze zijn niet transparant en kunnen in principe alles bevatten. Uit de titel van een indelingsniveau moet je meteen kunnen afleiden welke stukken je eronder kan terugvinden. 
* Hoe vroeger je eraan begint, hoe beter. Als je wacht tot de dossiers zich opstapelen in de kantoren of op de server en in de cloud, wordt het karwei alleen maar groter.
* Zolang je ermee aan de slag bent, mogen papieren en digitale documenten zich gerust buiten de uitgewerkte ordening voor je archief bevinden. Zodra je deze documenten niet frequent nodig hebt, kun je ze best meteen correct bewaren of opbergen. Op deze manier kunnen jij en je collega’s de stukken later sneller terugvinden.
* Las regelmatig een opruimmoment in om alle analoge en digitale documenten op te ruimen die doorheen de week op je bureau(blad) zijn blijven slingeren. Zo blijft alles overzichtelijk en kun je nog terugvallen op je geheugen. Plaats de documenten op een logische manier in de uitgewerkte structuur. Hoe je dit best aanpakt, lees je in de tool [[Organiseer een digitale opruimdag of trashday]].

Points d'attention pour l'introduction d'un plan de classement ou d'une structure de dossiers dans votre fonctionnement actuel :

  • Réfléchissez bien avant d'introduire un système de classement. Testez-le avant d'en informer l'ensemble de l'organisation.
  • Suivez le système de classement élaboré de manière cohérente. Il ne doit être modifié que si tout le monde est d'accord.
  • Désignez un responsable, mais mettez l'accent sur le partage des responsabilités. Adressez-vous de manière adaptée à vos collègues s'ils ne classent pas leurs documents au bon endroit.
  • Évitez les dossiers et les niveaux de classement intitulés "Varia". Ils ne sont pas clairs et peuvent contenir n'importe quoi. Le titre d'un niveau de classement doit permettre de voir immédiatement quels documents s'y trouvent.
  • Plus vous commencez tôt, mieux c'est. Si vous attendez que les fichiers s'accumulent dans les bureaux ou sur le serveur et dans le cloud, le travail ne fera qu'augmenter.
  • Les documents papier et numériques peuvent être laissés en dehors de vos archives tant que vous travaillez avec eux, mais il est préférable de les ranger correctement lorsque vous n'en avez plus besoin régulièrement. De cette manière, vous et vos collègues pourrez retrouver les documents plus rapidement.
  • Débarrassez régulièrement votre bureau de tous les documents analogiques et numériques qui y ont traîné pendant la semaine. Ainsi, tout reste organisé et vous pouvez toujours faire appel à votre mémoire. Placez les documents dans une structure logique. Vous trouverez la marche à suivre dans l'outil Une journée de nettoyage numérique ou trash day.
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