Papieren trashday bij Iedereen Leest en Passa Porta

Ter voorbereiding op de overdracht van het archief van Iedereen Leest naar het Letterenhuis werden twee opruimdagen, of papieren trashdays, georganiseerd. Alle medewerkers van de organisatie focusten zich gedurende deze twee dagen enkel op het opruimen van het papieren archief.

Probleemstelling

Het voorbereiden van een archiefoverdracht is geen evidentie, waardoor in de praktijk vaak alle materiaal rechtstreeks en zonder enige orde wordt afgeleverd bij de archiefinstelling. Hier zijn echter enkele belangrijke nadelen aan verbonden:

• De inhoudelijke kennis van de medewerkers over het archief kan verloren gaan
• Er is geen controle of bepaalde documenten die in de dagelijkse werking nog relevant zijn per ongeluk worden meegegeven ter archivering
• Het bemoeilijkt het werk van de archiefinstelling, die veel selectiewerk zal moeten uitvoeren zonder de inhoudelijke steun van de medewerkers van de organisatie

Iedereen Leest en het Letterenhuis counterden deze euvels met behulp van een papieren trash day. Een trash day is niet enkel relevant in het kader van een archiefoverdracht, maar eerst en vooral voor de organisatie zelf. Regelmatig opruimen en structureren bevordert efficiënt werken, creëert draagvlak voor het nut van archiveren en biedt een sterke basis om op terug te vallen bij eventuele juridische geschillen. Bij Iedereen Leest is er ook een maatschappelijke relevantie: hun werking is onderdeel van een literair ecosysteem dat goed gedocumenteerd en bewaard dient te worden. Daarnaast stond er bij Iedereen Leest een verhuis op til, waardoor een trash day perfect getimed was om na te gaan wat mee moest verhuizen en wat niet.

Methode

Voorbereiding

• Twee medewerkers van het Letterenhuis werden aangesteld als verantwoordelijken die de leiding namen tijdens de trashdays
• Er werden twee dagen vastgelegd waarop alle medewerkers aanwezig konden zijn en zich konden vrijmaken van andere taken
• De doelstelling van de trashday werd bepaald: papieren archief ordenen in verschillende categorieën
• Er werd een dagplanning opgesteld, met een inleidende briefing en een afsluitende evaluatie

Briefing en uitvoering

Tijdens de briefing werd de taakverdeling besproken: wie werkt aan welk deel van het archief? Wie werkt in welke ruimte? Daarnaast werd stilgestaan bij praktische zaken, zoals het vouwen en met potlood labelen van een zuurvrije omslag en van een archiefdoos. De vier op voorhand bepaalde categorieën werden duidelijk beschreven en overlopen:

• Wat in aanmerking komt voor permanente bewaring tot en met 2015 (= de start van Iedereen Leest)
  • Naar Letterenhuis
  • Verpakken in zuurvrij papier en archiefdozen van Letterenhuis
• Wat in aanmerking komt voor permanente bewaring vanaf 2016 (= de start van Iedereen Leest)
  • Naar nieuwe locatie
  • Verpakken in zuurvrij papier en archiefdozen van Iedereen Leest
• Wat voorlopig bewaard moet blijven, maar geen permanente bewaring vraagt
  • Naar nieuwe locatie
  • Niet-zuurvrije archiefdozen
• Wat weg mag
  • Papier en karton in kartonnen dozen
  • Niet-papieren verpakkingsmateriaal in plastiek bakken

Ten slotte werd, op basis van de TRACKS richtlijnen, meegedeeld wat bewaard moet worden en wat niet. Bij twijfel konden de medewerkers steeds de verantwoordelijken van het Letterenhuis aanspreken om hulp.

Evaluatie

Op het einde van de trashday werden de uitgevoerde acties in groep gevalueerd. Samen met de medewerkers werd besproken hoe iedereen de trashday had ervaren, en wat er eventueel beter kon. De resultaten werden bekeken en gedocumenteerd, zodat tijdens de tweede trashday duidelijk was wat reeds in orde was.